Transaktionsbeschreibungen für Archivierung sind optional. Falls Sie sie verwenden, werden sie immer zusätzlich zu den Standardtransaktionsbeschreibungen verwendet. Das Transaktionsbeschreibung für Archivierung bestimmt den Inhalt einer zusätzlichen Transferdatei, genannt „Archivdatei“.

Es gibt mindestens zwei mögliche Verwendungen für Archivtransaktionen:

• Zum Speichern von Daten über Rechnungen, die an ein Archivsystem gesendet wurden

Kofax ReadSoft Invoices kann mit Systemen für digitales Archivieren oder Drucken von Rechnungen integriert werden. Dies bedeutet, dass Sie die Bilder einzelner Rechnungen und/oder Felder, die Sie auswählen, in ein externes System exportieren können. Falls Sie dies tun, müssen Sie auch die Dateinamen der Bilddateien übertragen, damit Sie diese später abrufen können. Sie tun dies, indem Sie bestimmte Systemvariablen einbeziehen in eine Transaktionsbeschreibung. Sie können die Variablen in die Standardtransaktionsbeschreibung einbeziehen, viele Benutzer erstellen jedoch eine separate Transaktionsbeschreibung für Archivierung, in der der Inhalt und das Format der Daten angegeben sind, die Sie in eine Archivdatei oder eine andere separate Ausgabedatei übertragen möchten. Es liegt an Ihnen, die Archivtransaktion passend für das externe Archivsystem und die Anforderungen Ihres Unternehmens zu entwerfen.

• Erstellen von Batchdateien

Sie können eine Transaktionsbeschreibung für Archivierung erstellen, die eine Batchdatei (eine .bat-Datei) erstellt, wenn der Transfer-Job ausgeführt wird. Eine solche Batchdatei könnte zum Beispiel Bilddateien umbenennen oder löschen.