Kofax ReadSoft Invoices versucht zunächst, jede eingehende Rechnung einer vorhandenen Rechnungsdefinition zuzuordnen. Dabei wird die Anzahl der Rechnungsdefinitionen, die geprüft werden müssen, mit Hilfe von Heuristik reduziert. Die Ergebnisse werden dann im Prozessprotokoll aufgelistet (sofern verwendet):

• Werden keine Definitionskandidaten gefunden, sucht Kofax ReadSoft Invoices nicht länger nach Kennungen und die Rechnung gilt als nicht identifiziert.
• Wenn unverwechselbare Kennungen für einen einzigen Definitionskandidaten gefunden werden, wird dieser mit der Rechnung verbunden.
• Wenn Definitionskandidaten gefunden werden, aber keine eindeutigen Kennungen für eine Definition zugeordnet werden können, kann die Rechnung nicht mit einer Definition verbunden werden. Sie gilt dann als nicht identifiziert (übereinstimmende Definitionen werden im Prozessprotokoll aufgelistet, um anzugeben, wie gut die Heuristik funktioniert). Dies umfasst Fälle, in denen UND in den Identifizierungseinstellungen verwendet wird (dies bedeutet, dass mehrere Kennungen für den Abgleich einer Definition erforderlich sind).

Wenn eine Rechnung nicht mit einer Rechnungsdefinition verbunden werden kann, durchsucht Interpret die Rechnung weiter nach Informationen zum Lieferanten in Verbindung mit Stammdaten , wenn:

• Importierte Lieferantendaten verwenden ... im Dialogfeld Stammdatenrichtlinien ausgewählt ist und
• die Kofax ReadSoft Invoices-Datenbank ein Lieferantenregister mit Lieferantenfeldern enthält, die in der Rechnung vorhanden sind.

Kofax ReadSoft Invoices vergleicht den gesamten Text in der Rechnung mit den folgenden Feldern im Lieferantenregister, um eine Übereinstimmung zu finden. Die Felder werden in dieser Reihenfolge durchsucht:

• UST-Ident-Nummer (im Dialogfeld Lieferant angezeigt)
• Steuernummer 1 (im Dialogfeld Lieferanten angezeigt)
• Steuernummer 2 (im Dialogfeld Lieferanten angezeigt)
• Kontonummer (im Dialogfeld Lieferanten anzeigen angezeigt)
• IBAN (im Dialogfeld Lieferanten anzeigen angezeigt)
• Telefonnummer (im Dialogfeld Lieferanten anzeigen angezeigt)
• Faxnummer (im Dialogfeld Lieferanten anzeigen angezeigt)

Wenn mit diesen Feldern eine genaue Entsprechung gefunden wird, gilt der Lieferant als identifiziert, und das Programm beendet die Suche.

Wenn mit diesen Feldern keine genaue Übereinstimmung gefunden wird, prüft das Programm weiterhin die Namens- und Adressfelder. Wenn eine Übereinstimmung für einen einzelnen Kandidaten gefunden wird, gilt der Lieferant als identifiziert. Wenn allerdings mit den zusätzlichen Informationen immer noch keine genaue Übereinstimmung gefunden wird, kann der Lieferant nicht identifiziert werden.

Wenn mehrere Kandidaten gefunden werden, wird die Suche nur dann fortgesetzt, wenn die Kandidaten als dasselbe Unternehmen betrachtet werden. Die Kandidatengruppe wird dann durch die Überschneidung von Übereinstimmungen für Name, Adresse (kombiniertes Feld), Straße, Ort, Postleitzahl und Bankleitzahl eingegrenzt. Wenn mehrere Kandidaten mit demselben Namen gefunden werden, wird einer davon als Übereinstimmung ausgewählt. Es werden aber alle Übereinstimmungen in Verify angezeigt, damit der Benutzer eine Auswahl treffen kann.

Wenn der Lieferant erfolgreich identifiziert wird, geschieht Folgendes:

• Die Rechnung wird automatisch mit der richtigen Rechnungsdefinition verbunden. Wenn derzeit keine Definition für den Lieferanten im System zu finden ist, wird in Verify eine neue erstellt.
• Wenn die Rechnungen sortiert werden, wird die Rechnung anhand des Ländercodes des Lieferanten mit dem richtigen Länderprofil verbunden.

Die Felder, anhand derer Lieferanten für Rechnungen identifiziert werden, können in den Abschnitten [OcrSupplierIdentification] und [OcrSupplierBankIdentification] von eiglobal.ini angegeben werden. Sie können aber nicht die Reihenfolge angeben. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie in der Hilfe zu INI-Dateien.

Verhindern, dass Käufer als Lieferanten identifiziert werden

In einigen Fällen können Käufer bei der Identifizierung in Rechnungen mit Lieferanten verwechselt werden (beispielsweise wenn eine Tochtergesellschaft desselben Unternehmens eine Rechnung an eine andere Tochtergesellschaft sendet). Bevor ein Feld eines Lieferanten mit den OCR-Daten einer Rechnung verglichen wird, wird es mit den Käuferdaten verglichen. Wenn dabei eine Übereinstimmung gefunden wird, wird die Rechnung nicht anhand des Feldes identifiziert, da es von Käuferdaten in der Rechnung verursacht worden sein könnte.

Verhindern Sie dies, wie folgt:

• Nehmen Sie Käuferinformationen in dasKäuferverzeichnis auf. Entsprechende Informationen im Lieferanten register werden dann automatisch nicht in die Lieferantensuche aufgenommen.
• Nehmen Sie Informationen in das Käufer- und das Lieferantenregister auf (wie beispielsweise UST-Ident-Nummer oder Kontonummern), sodass Kofax ReadSoft Invoices zwischen sehr ähnlichen Käufern und Lieferanten eine Verbindung herstellen kann. Wenn sich an beiden Orten übereinstimmende Informationen befinden, werden die entsprechenden Käufer nicht mehr als Lieferanten in Betracht gezogen.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zu INI-Dateien in den Themen zum Abschnitt [OcrBuyerSuppression] und zur Option CheckIfSupplierIsBuyer im Abschnitt [OcrSupplierIdentification].

Bei der Identifizierung von Lieferanten für XML-Rechnungen werden keine Informationen aus dem Lieferantenregister verwendet. XML-Rechnungen werden anhand der Lieferantenkennung identifiziert. Wenn diese nicht gefunden werden kann, versucht das Programm, den Lieferanten anhand von Lieferantenname, -nummer und -beschreibung zu finden.

Im Abschnitt [SupplierIdentification] in eiglobal.ini können Sie festlegen, welche Felder in welcher Reihenfolge verwendet werden. Über den Abschnitt [BuyerIdentification] in eiglobal.ini können auch Käuferinformationen zur Identifizierung herangezogen werden. Weitere Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie in der Hilfe zu den INI-Dateien.