XML-Rechnungen interpretieren
Wenn der Job startet, prüft Kofax ReadSoft Invoices zuerst die Datenbank, um zu ermitteln, ob es XML-Rechnungsdefinitionen gibt, die optimiert wurden. Rechnungen, die damit in Verbindung stehen, werden zuerst neu interpretiert.
Nachdem Collector XML-Rechnungen empfangen und verarbeitet hat, sind diese bereit für die Interpretation. Die Interpretation von XML-Rechnungen umfasst:
- Importieren der Rechnungsdaten.
Genau genommen erfolgt bei XML-Rechnungen keine Interpretation der Rechnungsdaten, so wie sie bei gedruckten Rechnungen oder Rechnungsbildern durchgeführt wird. Das Modul Interpret importiert die Daten direkt in die Datenbank. Sie müssen aber dennoch einen Interpret-Job mit den entsprechenden Einstellungen ausführen. Weitere Informationen finden Sie im Thema „Konfigurieren eines Interpret-Jobs für die Verarbeitung von XML-Rechnungen“ in der Collector-Hilfe.
- Sortieren von Rechnungen.
Das Modul Interpret nutzt dieselbe Methode für das Sortieren von Rechnungen wie bei anderen Rechnungen.
- Klassifizierung von Rechnungen.
Wenn XML-Rechnungen per E-Mail empfangen werden, müssen Sie das Rechnungsprofil <SYSTEM> verwenden, um zwischen Rechnungen ohne Bestellbezug (FI) und Rechnungen mit Bestellbezug (MM) zu unterscheiden. (Das gilt für alle Rechnungen, nicht nur XML-Rechnungen.)
Die Rechnungen werden in das SMXL-Format umgewandelt, damit Kofax ReadSoft Invoices sie erkennen und ein PDF-Abbild erstellen kann. Nachdem eine XML-Rechnung interpretiert wurde, wird die Ursprungsdatei standardmäßig samt der SMXL-Version und der PDF-Datei in den Ordner verschoben, der im Collector-Job festgelegt wurde. Was als Nächstes geschieht, hängt davon ab, ob der Lieferant mit einem der bereits in denCollector und Kofax ReadSoft Invoices-Datenbanken vorhandenen übereinstimmt.
Der Fluss der XML-Rechnungen in Interpret zusammen mit Collector
Wenn der Interpret-Job beginnt, wird die Kofax ReadSoft Invoices-Datenbank nach Rechnungen aus Rechnungsdefinitionen, die optimiert wurden, durchsucht Diese haben Priorität und werden zuerst neu interpretiert. Siehe 1 im Flussdiagramm.
Falls verfügbar, beginnt Collector dann damit, neue XML-Rechnungen abzurufen (siehe 2 im Flussdiagramm). Wie Dateien verarbeitet werden, hängt vom Format ab und ob der Lieferant bekannt ist (siehe 3 im Flussdiagramm).
- Dateien, die kein unterstütztes XML-Format haben, werden automatisch zu Optimize gesendet, wo die Rechnungsdefinition optimiert und gespeichert werden kann.
Bekannte Lieferanten
- Wenn der Lieferant bekannt ist (was bedeutet, dass er mit einem Lieferanten in der Collector-Datenbank übereinstimmt und in den Kofax ReadSoft Invoices-Stammdaten, falls vorhanden, gefunden wird), wird er interpretiert und an Verify gesendet. Die Ursprungsdatei, die SXML-Version und die dazugehörige PDF werden zusammen in dem im Job festgelegten Ordner abgelegt.
- Wenn alles stimmt, können sie akzeptiert und an Transfer gesendet werden.
- Wenn nicht alles stimmt, kann können sie zur Optimierung in Optimize gespeichert werden.
- Wenn der Lieferant Collector bekannt ist, aber nicht in den Kofax ReadSoft Invoices-Stammdaten gefunden wird, wird die Rechnung als nicht identifiziert gekennzeichnet und muss korrigiert und erneut interpretiert werden.
Unbekannte Lieferanten
- Falls der Lieferant Collector nicht bekannt ist, wird die Rechnungsdefinition automatisch an Optimize gesandt und zur einfachen Erkennung mit dem Status 99 versehen, wenn die Rechnungsdefinition optimiert wird. Rechnungen von unbekannten Lieferanten können allerdings, falls erwünscht, trotzdem in Verify angezeigt werden (also nicht automatisch an gesendet Optimizewerden).
- Alle Rechnungen, die mit der Rechnungsdefinition verbunden sind, werden im Job blockiert und mit dem Status Gescannt versehen. Sie werden neu interpretiert, sobald die Rechnungsdefinition optimiert wurde.
- Die Rechnungsdefinition wird optimiert und jede ihr zugeordnete Rechnung wird erneut interpretiert.