• Die automatische Datenerfassung erspart Ihnen den erheblichen Aufwand, der mit der manuellen Erfassung von Informationen aus einer Rechnung verbunden ist. Unabhängig davon, ob Ihre Rechnungen auf Papier oder in elektronischer Form über das Internet, als E-Mail-Anhänge oder in Form von Dateien eingehen –- mit Kofax ReadSoft Invoices können Sie alle erfassen und verarbeiten.
• Durch die Integration in Ihr Buchhaltungssystem lassen sich die Rechnungsdaten um weitere Daten wie zum Beispiel Lieferanten und Codes ergänzen.
• Die interpretierten Rechnungen können in Ihrem Buchhaltungssystem registriert und nach Eingangsdatum sortiert werden. Die vollständig verarbeiteten elektronischen Rechnungen werden aus Kofax ReadSoft Invoices in Ihr Archivierungs- und Arbeitsablaufsystem transferiert. Von dort aus können die Rechnungen auf elektronischem Wege zur Codierung und Genehmigung verteilt werden.

Kofax ReadSoft Invoices nutzt eine neue Technologie aus dem Bereich der Bildzeichenerkennung (ICR – Image Character Recognition) und der bildbasierten Informationsverwaltung.

Bislang galt es als zu schwierig, Kofax ReadSoft Invoices elektronisch zu interpretieren. Kofax ReadSoft Invoices arbeitet jedoch mit einer adaptiven Lernfunktion zum Identifizieren von Rechnungen, sodass die Software neue und alte Lieferanten erkennen kann. Kofax ReadSoft Invoices erlernt dabei das Aussehen und das Bildlayout einer Rechnung und speichert diese Informationen, wenn die Rechnung zum ersten Mal interpretiert wird. Wenn Rechnungen von einem bekannten Lieferanten eingelesen wird, können diese anhand zentraler Merkmale interpretiert werden, die aus der zuvor gespeicherten Rechnungen abgeleitet wurden. Das System verwaltet also automatisch verschiedene Lieferanten und deren Rechnungen.

Über das Modul Scan steuern Sie den Scanner und das Einlesen der Rechnungen in den Computer. Zu den Besonderheiten und Aufgaben, die es verarbeiten kann, gehören:

• Abzeichnen aller Rechnungen mit einer Nummer beim Scannen
• Anhänge oder Anlagen zu Rechnungen
• Batches, also Stapel von Rechnungen, die zusammen verarbeitet werden sollen
• Mehrseitige Rechnungen

Darüber hinaus sind in Kofax ReadSoft Invoices hoch entwickelte Funktionen zur Bildoptimierung integriert. Diese werden häufig bei Rechnungen benötigt, deren Aussehen variiert bzw. die farbige Muster aufweisen.

Kofax ReadSoft Invoices identifiziert die einzelnen Lieferanten, indem es auf jeder Rechnung eine eindeutige Kennung sucht und interpretiert und mit einer Kennung in der Rechnungsdefinitionsdatenbank abgleicht. Übliche Kennungen sind Kontonummern und Firmenlogos, die bei jedem Lieferanten anders sind.

Nach der Identifizierung einer Rechnung sucht und interpretiert das Programm die Daten gemäß einer vordefinierten Vorlage, der Rechnungsdefinition. Selbst Daten in Elementlisten werden gefunden und interpretiert. Für das Überprüfen und Validieren der interpretierten Ergebnisse stehen umfassende Funktionen zur Verfügung.

Der adaptive Interpreter erkennt, wenn er eine unbekannte Rechnung findet, d.h. eine Rechnung mit einer unbekannten Kennung. Das Modul Interpret sucht dann mithilfe neuartiger ICR-Funktionen in ider Rechnung nach Daten.

Kofax ReadSoft Invoices kann auch unbekannte Rechnungen mithilfe eines Lieferantenregisters identifizieren.

Die interpretierten Daten werden vom Modul Verify gemäß interner und/oder Online-Routinen und -Tabellen mit dem Buchhaltungssystem abgeglichen und validiert. Dieser Vorgang läuft schnell und sicher ab. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es dem Bediener von Verify, effizient mit einer Vielzahl von Funktionen zu arbeiten.

Das Modul Transfer dient zum Transferieren der Daten aus den verarbeiteten Rechnungen zu einem Zielsystem mittels einer Transferdatei. Bei dem Zielsystem kann es sich um ein Archivierungs-, Arbeitsablauf- oder Buchhaltungssystem handeln Das Zielsystem kann eine andere Anwendung sein, die sich auf demselben Computer wie Kofax ReadSoft Invoices oder auf einem anderen Computer befindet.

Bei einer Komplettlösung für die elektronische Dokumentenverarbeitung ist es unerlässlich, dass alle Anwendungen integriert sind. Kofax ReadSoft Invoices kann sowohl auf Informationen im Buchhaltungssystem zugreifen als auch solche dorthin übertragen. Dies kann beim Lesen der Felder oder nach der vollständigen Verarbeitung der einzelnen Rechnungen erfolgen. Das Programm übergibt auch Informationen an Archivierungs- und Arbeitsablaufsysteme für die weitere Bearbeitung der Rechnungen. Kofax ReadSoft Invoices lässt sich problemlos in die meisten Buchhaltungs-, Archivierungs- und Arbeitsablaufsysteme auf dem Markt integrieren.

Mit Kofax ReadSoft Invoices können Sie die Daten eingehender Rechnungen erfassen und an ein Buchhaltungssystem weiterleiten. Außerdem können Sie die Rechnungsbilder elektronisch in einem Bildarchivierungssystem archivieren.

Kofax ReadSoft Invoices lässt sich daher als zentrale Komponente eines vollständig elektronischen Rechnungsverarbeitungs- und Zahlungsabwicklungssystems innerhalb ihres Unternehmens einsetzen. Zur Einrichtung eines Rechnungsverarbeitungs- und Zahlungsabwicklungssystems, das ganz ohne Papier auskommt, lässt sich das Programm umfassend in andere Systeme integrieren.

Die wichtigsten Vorzüge von Kofax ReadSoft Invoices können Sie natürlich auch nutzen, wenn Sie nicht mit einem vollständig elektronischen System arbeiten. Da das Programm die manuelle Dateneingabe überflüssig macht, werden in jedem Fall Ressourcen freigesetzt. Außerdem lässt sich mit dem Programm eine größere Genauigkeit als bei der manuellen Dateneingabe erzielen, sodass Sie im Laufe der Zeit die Rechnungsverarbeitungs- und Zahlungsabwicklungsabläufe mehr und mehr automatisieren können.

Kofax ReadSoft Invoices lässt sich mithilfe von Standardprogrammschnittstellen mühelos in andere Systeme integrieren.

Kofax ReadSoft Invoices ist modular strukturiert und somit sehr flexibel. Die Anwendung besteht aus sechs separaten Modulen mit benutzerfreundlicher Oberfläche. Da die Prozesse asynchron und unabhängig voneinander ablaufen können, lassen sich die Module einzeln oder gleichzeitig auf einem Einzelrechner oder in einem Netzwerk ausführen. So können die Arbeitsschritte im Hinblick auf optimale Nutzung der Computerkapazität und effizienten Personaleinsatz geplant werden.

Manager

Scan

Interpret

Verify

Transfer

Optimize