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Feldausnahmen: Beispiele

Hier sind einige Beispiele, wie Sie allgemeine Probleme beheben, indem Sie Feldausnahmen erstellen.

Das Szenario

Käufer 1 und Käufer 2 sind verschiedene Dienstzentren, die zurselben Organisation gehören. Lieferant X wird für beide verwendet. Die Formate der Bestellnummern, die von Käufer 1 und Käufer 2 ausgestellt werden, unterscheiden sich:

Käufer 1: 123456 (sechs Ziffern)

Käufer 2: Buy2-1234 („Buy2-“ wird immer als Präfix gefolgt von vier Ziffern verwendet)

  1. Bestellnummern (InvoiceOrderNumber) unter Verwendung der Formatspezifikation X(6-9) zu erfassen. Damit werden die oben erwähnten Bestellformate abgedeckt.

    Problem 1: Die Formatspezifikation ist so allgemein gehalten, dass sie zwei unterschiedliche Formate abdeckt. Daher passen manchmal auch andere Werte in Rechnungen zu diesem Format und werden fälschlicherweise als Bestellnummer interpretiert. Dies verursacht einen zusätzlichen Aufwand für die Verify-Benutzer.

  2. Zwei Bankkontennummern erfassen: SupplierAccountNumber1 und SupplierAccountNumber2.

    Diese Bestellnummern werden anschließend in den Rechnungen ausgewiesen.

    Außerdem hat Lieferant X zwei Bankkonten und druckt beide Kontonummern auf allen Rechnungen aus. Käufer 1 benötigt jedoch nur die erste Bankkontonummer und hat keinen Bedarf für die zweite.

    Das aktuelle Rechnungsprofil, mit dem die Rechnungen von Lieferant X bearbeitet werden, ist eingestellt, um

    Problem 2: Dies schafft unnötige Arbeit für Käufer 1, der diese Nummer nicht erfassen und verarbeiten soll.

Lösung zu Problem 1: Unterscheiden zwischen zwei Bestellnummern

Das Ergebnis: Wenn Sie das Rechnungsprofil für Lieferant X ausführen, kann Kofax ReadSoft Invoices einfacher Bestellnummern finden und interpretieren. Dies verringert den Arbeitsaufwand des Verify-Benutzers.

  1. Ändern Sie die Formatspezifikation im Rechnungsprofil für InvoiceOrderNumber in N(6). Dies bedeutet, dass die Bestellnummern genau sechs Zahlen enthalten.
  2. Erstellen Sie eine Feldspezifikation zur Handhabung der Bestellnummern von Käufer 2. Verwenden Sie die folgenden Einstellungen:
    1. Feldtyp – InvoiceOrderNumber
    2. Formatspezifikation – X(9)
    3. Präfix – Buy2-
  3. Erstellen Sie eine Feldregel, damit die oben genannte Feldspezifikation für Käufer 2 angewendet werden kann. Verwenden Sie die folgenden Einstellungen:
    1. Käufer – Verschieben Sie Käufer 2 aus der Liste Verfügbar in die Liste Ausgewählt.
    2. Rechnungstyp – MM
    3. Feldspezifikationen – Platzieren Sie ein Häkchen neben der neu erstellten Feldspezifikation.

Lösung zu Problem 2: Ignorieren des zweiten Bankkontos für Käufer 1

Das Ergebnis: Wenn Sie das Rechnungsprofil für Lieferant X ausführen, erfasst Kofax ReadSoft Invoices die zweite Bankkontonummer für Käufer 2, aber nicht für Käufer 1. Das Feld wird in Verify nicht angezeigt.

  1. Belassen Sie das Rechnungsprofil wie es ist, um zwei Bankkontennummern zu erfassen und zu verarbeiten.
  2. Erstellen Sie eine Feldspezifikation, um die zweite Bankkontonummer für Käufer 1 zu ignorieren. Verwenden Sie die folgenden Einstellungen:
    1. Feldtyp – SupplierAccountNumber2
    2. Aktivierung – Inaktiv
  3. Erstellen Sie eine Feldregel, damit die oben genannte Feldspezifikation für Käufer 1 angewendet werden kann. Verwenden Sie die folgenden Einstellungen:
    1. Käufer – Verschieben Sie Käufer 1 aus der Liste Verfügbar in die Liste Ausgewählt.
    2. Rechnungstyp – MM
    3. Feldspezifikationen – Platzieren Sie ein Häkchen neben der neu erstellten Feldspezifikation.