Automatische Identifizierung von Rechnungsduplikaten während der Verarbeitung
Bis zu vier Rechnungsfelder können zur Identifizierung von Rechnungsduplikaten in Interpret basierend auf den aktuellen entsprechenden Informationen in der Datenbank für vorher verarbeitete Rechnungen verwendet werden. Auf diese Weise identifizierte Rechnungen werden dann in den Ordner „Duplikate“ im Posteingang in Verify gestellt. Dies wird in zwei Schritten konfiguriert:
- Festlegen, anhand welcher Felder doppelte Rechnungen identifiziert werden
- Erstellen eines Ordners für Rechnungsduplikate im Posteingang
Festlegen, mit welchen Feldern Rechnungsduplikate identifiziert werden
Hinweise:
- Klicken Sie in Manager auf und klicken Sie dann auf Rechnungsduplikate konfigurieren..
- Definieren Sie im Dialogfeld Felder für Rechnungsduplikate konfigurieren bis zu vier Felder mit AND- oder OR-Modifizierern, um die Rechnungenzu identifizieren. Die Feldpriorität im Dialogfeld ist absteigend. Wenn Keine für ein Feld angegeben wird, werden sowohl dieses Feld als auch nachfolgende Felder im Dialogfeld bei der Suche zur Identifizierung von Rechnungsduplikaten nicht berücksichtigt.
- Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
- Hinweise:
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- Wenn Daten des Prozessprotokolls mit einem Wartungsplan aus der Datenbank oder durch Löschen der Datenbank entfernt werden, sind keine Rechnungsdaten für den Vergleich mit dieser Funktionalität verfügbar, bis weitere Rechnungen verarbeitet wurden.
- Sie können die Felder, die in den Dropdown-Listen verfügbar sind, eingrenzen, indem Sie nur die gewünschten Felder im Abschnitt [DuplicateIdentifier] von Eiglobal.ini auflisten. (Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe für die INI-Dateien.)
Erstellen eines Ordners für Rechnungsduplikate im Posteingang
Führen Sie die folgenden Schritte aus, damit Rechnungen, die als Duplikate identifiziert wurden, für Benutzer in einem bestimmten Ordner im Posteingang angezeigt werden:
- Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten des Posteingangs im Dialogfeld Posteingangskonfiguration auf Ordner bearbeiten.
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Klicken Sie im Dialogfeld Posteingangsordner bearbeiten auf
, um einen Stammknoten namens Duplikate in der Auswahlhierarchie zu erstellen.
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Je nach Anforderungen können Sie einmal auf
klicken, um einen untergeordneten Knoten für alle Rechnungsduplikate zu erstellen. Sie können auch mehrmals klicken, um einen untergeordneten Knoten beispielsweise für jedes Rechnungsprofil zu erstellen.
- Klicken Sie auf den untergeordneten Knoten, um ihn auszuwählen, und dann im rechten Bereich des Bildschirms auf Auswahlkriterien auf diesen Ordner/diese Gruppe anwenden, um die Kriterien anzuzeigen, die für den Ordner angegeben werden können. Wenn mehrere untergeordnete Knoten erstellt wurden, müssen Sie diesen und die folgenden Schritte für jeden Knoten ausführen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Rechnungsprofile auf die Rechnungsprofile, für die Rechnungsduplikate in den untergeordneten Ordner gestellt werden sollen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Statusangaben zur Auswahl auf Duplikat und heben Sie gegebenenfalls die Auswahl anderer Statusangaben auf.
- Optional: Zusätzliche Kriterien können angegeben werden, wenn einer dieser untergeordneten Knoten für Rechnungsduplikate für bestimmte Käufer, Warteschlangen oder benutzerdefinierte Variablen angewendet werden soll. Beachten Sie aber, dass alle angegebenen Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Rechnungen im jeweiligen Posteingangsordner abgelegt werden.
- Klicken Sie auf OK.
- Wenn Sie möchten, dass nur bestimmte Benutzer diese Ordner sehen, können Sie dazu Benutzerautorisierungsrollen erstellen und dann die jeweiligen Benutzer mit der Rolle verknüpfen. Wenn ein von Ihnen ausgewählter Benutzer nicht zur Anzeige eines Rechnungsprofils berechtigt ist, das für die Rolle ausgewählt ist, sieht er die Rechnungsduplikate für dieses Rechnungsprofil in dem Ordner in Verify während der Verarbeitung nicht.
- Klicken Sie anschließend auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Funktionsweise
Wenn die Identifizierung von Rechnungsduplikaten wie oben dargelegt konfiguriert ist, prüft Kofax ReadSoft Invoices auf die angegebenen Felder in Interpret und vergleicht sie mit den Duplikatinformationen in der Datenbank. Wenn potenzielle Rechnungen mit übereinstimmenden Feldern gefunden werden, erhalten sie den Status Duplikat und werden je nach Konfiguration in den entsprechenden Duplikate-Ordner im Posteingang in Verify gestellt.
Nur die Rechnungen, bei denen alle Felder den Status Abgeschlossen erhalten, werden als potenzielle Rechnungsduplikate betrachtet. Wenn ein Feld in einer Rechnung mehr als einen vorgeschlagenen Wert enthält, wird diese Rechnung außerdem nicht als potenzielles Rechnungsduplikat betrachtet, selbst wenn das Feld den Status Abgeschlossen erhält.
Wenn Feldwerte in Verify für eine Rechnung geändert werden, die vorher zur Identifizierung von Rechnungsduplikaten verwendet wurden, werden die aktualisierten Werte zur Identifizierung nachfolgender Rechnungsduplikate in Interpret verwendet. Wenn eine Rechnung jedoch anhand der Originalwerte als ein Rechnungsduplikat identifiziert wurde, behält sie den Status Duplikat ohne Berücksichtigung der aktualisierten Werte.