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Automatisches Akzeptieren von Rechnungen mit Status „Abgeschlossen“

Rechnungen, die in Interpret den Status Abgeschlossen erhalten, können automatisch akzeptiert und an Transfer gesendet werden. Dies wird durch eine von zwei Möglichkeiten erreicht:

  • Geben Sie das automatische Akzeptieren von Rechnungsdefinitionen in Optimize manuell an.
  • Lassen Sie sich von Verify automatisch das automatische Akzeptieren vorschlagen, wenn eine bestimmte Anzahl von Rechnungen, die zu einem einzelnen Lieferanten gehören, in Interpret den Status Abgeschlossen erhalten haben.
Wichtig: Wenn die Option einmal festgelegt ist, werden in beiden Fällen Rechnungen für die Rechnungsdefinition automatisch akzeptiert und an Transfer gesendet, ohne dass sie in Verify auftauchen. Folglich sollten Sie dies nur bei Rechnungsdefinitionen tun, die eine lange Geschichte korrekter Interpretationen vorweisen können.

Beachten Sie auch, dass, wenn das DisableAutoApproveCounterWarning-Flag im Abschnitt [Options] von eiglobal.ini aktiviert ist, der Zähler ungenau und ist infolgedessen diese Funktionen nicht ordnungsgemäß funktionieren.

Manuelles Angeben in Optimize, dass Rechnungen mit dem Status „Abgeschlossen“ automatisch akzeptiert und an Transfer gesendet werden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die automatische Genehmigung von Rechnungen, die den Status Abgeschlossen erhalten, manuell festzulegen:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsdefinition in Optimize und klicken Sie auf Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Rechnung, wählen Sie Rechnungen mit Status „Abgeschlossen“ automatisch akzeptieren aus und klicken Sie auf OK.

Geben Sie an, wie viele aufeinander folgende Rechnungen den Status Abgeschlossen erhalten müssen, bevor in Verify das automatische Akzeptieren vorgeschlagen wird.

Gehen Sie wie folgt vor, damit Verify automatisch das automatische Akzeptieren der Rechnung vorschlägt, wenn dies angebracht ist. Dies gilt dann für alle Rechnungsdefinitionen, die zu dem Rechnungsprofil gehören, für das dieses Verfahren vorgegeben wurde:

  1. Erstellen Sie in Manager ein neues Rechnungsprofil oder öffnen Sie ein vorhandenes, für das Verify automatisch die automatische Genehmigung der Rechnung vorschlagen soll, wenn dies angebracht ist:.
  2. Klicken Sie im Navigationsbereich des Dialogfelds auf Rechnung und geben Sie unter Automatisch genehmigen, wenn X aufeinander folgende Rechnungen den Status „Abgeschlossen“ erhalten eine angemessene Zahl für X an. Diese Anzahl muss groß genug sein, damit Sie sich sicher fühlen können, dass diese Rechnungen ordnungsgemäß verarbeitet werden.
  3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen, und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Rechnungsprofil und wählen Sie Schließen aus.
Hinweis: Diese Funktion wird nicht auf Rechnungen angewendet, die den Status Abgeschlossen über das InvoiceRules-Plug-in erhalten.

Wenn die Anzahl der aufeinander folgenden Rechnungen, die in Schritt 2 angegeben sind, in Interpret den Status Abgeschlossen erhalten, hat der Bediener von Verify drei Alternativen, um festzustellen, ob nachfolgende Rechnungen für diese Rechnungsdefinition automatisch akzeptiert und an Transfer übermittelt werden.

  • Ja – Nachfolgende Rechnungen werden automatisch genehmigt und an Transfer gesendet, ohne dass sie in Verify auftauchen. Dieses Dialogfeld wird nicht erneut angezeigt. Andere Rechnungen mit derselben Rechnungsdefinition jedoch, die in Interpret den Status Abgeschlossen erhalten, bevor der Benutzer diese Option wählt, tauchen immer noch in Verify auf.
  • Nein – Nachfolgende Rechnungen werden nicht automatisch genehmigt. Dieses Dialogfeld wird nicht erneut angezeigt.
  • Abbrechen – Nachfolgende Rechnungen werden nicht automatisch genehmigt. Das Dialogfeld wird erneut angezeigt, wenn die nächste Rechnung in Interpret den Status Abgeschlossen erhält. Wenn die nächste Rechnung in diesem Fall nicht den Status Abgeschlossen erhält, beginnt der Zähler von vorn und das Dialogfeld wird erneut angezeigt, wenn eine weitere Anzahl von X Rechnungen den Status Abgeschlossen erhält.

Identifizieren, welche Rechnungen mit Status „Abgeschlossen“ automatisch akzeptiert wurden

Falls dies für eine Rechnungsdefinition aktiviert wurde, gibt es drei Möglichkeiten, dies zu erkennen:

  • In Optimize in den Statistiken zu Rechnungsdefinitionen wird in der Spalte Auto-Bestätigen Ja angezeigt.
  • In Manager wird Automatisch genehmigt für Rechnungen in der Spalte Automatisch im Dialogfeld Rechnungen angezeigt. Wenn in dieser Spalte Automatisch vervollständigt für eine Rechnung angezeigt wird, kann die entsprechende Rechnungsdefinition ein Kandidat für die Verwendung dieser Einstellung sein.
  • In Manager befindet sich Automatisch genehmigt für Rechnungen im Prozessprotokoll in der Spalte Automatisch.