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Verwenden der Schlüsselworterkennung

Kofax ReadSoft Invoices kann nach Rechnungen für Schlüsselwörter suchen, die Sie in einer Textdatei angeben. Alle gefundenen Schlüsselwerte werden in einem Feldwert gespeichert (durch Kommas getrennt). Sie können die Schlüsselwörter ganz einfach ändern, ohne das Rechnungsprofil zu beeinträchtigen, da sich die Schlüsselwörter in einer externen Textdatei befinden.

Dies ist nützlich, wenn Sie Ihre Rechnungen in Unterkategorien einordnen wollen. Sie erhalten eine Liste der auf einer Rechnung gefundenen Schlüsselwörter und können den Rechnungstyp anhand dieser Liste ermitteln. Wenn zum Beispiel Gutschrift gefunden wird, handelt es sich bei der Rechnung um eine Gutschrift. (Hinweis: Eine Rechnung wird auch dann als Gutschrift klassifiziert, wenn Interpret einen negativen Betrag findet. Weitere Informationen finden Sie unter Das Rechnungstyp-Feld.)

Wenn Sie die Schlüsselworterkennung verwenden wollen, sind die folgenden Schritte erforderlich. Sie sollten nur von einem erfahrenen Benutzer ausgeführt werden.

  1. Erstellen Sie eine Textdatei für die Schlüsselwörter.
    • Jedes Wort bzw. jeder Ausdruck muss in einer eigenen Zeile stehen.
    • Die Schlüsselwörter können Leerzeichen enthalten.
    • Die Groß-/Kleinschreibung wird bei Schlüsselwörtern nicht berücksichtigt.
    • Leere Zeilen sind in der Schlüsselwortdatei zulässig.
  2. Speichern Sie die Schlüsselwortdatei. Empfehlung: Legen Sie die Datei im selben Ordner wie Eiglobal.ini ab.
  3. Legen Sie fest, auf welchen Feldtyp Sie die Schlüsselworterkennung anwenden möchten. Die verfügbaren Feldtypen sind im Dialogfeld Feldtypen aufgelistet.
  4. Öffnen Sie die Eiglobalextra.ini-Datei, die von Ihrem Länderprofil verwendet wird.
  5. Suchen Sie den Abschnitt, der dem Feldtyp, auf den Sie die Schlüsselworterkennung anwenden wollen, entspricht.
  6. Im entsprechenden Abschnitt:
    • Erstellen Sie die Einstellung KeyWordFile und geben Sie als Wert den Namen der Schlüsselwortdatei an. Wenn sich die Schlüsselwortdatei nicht in demselben Ordner wie Eiglobal.ini befindet, müssen Sie den vollständigen Pfad angeben.
    • Erstellen Sie eine KeyWordSeparator-Einstellung und geben Sie als Wert das gewünschte Trennzeichen an. Dieses Zeichen dient zum Trennen der Werte, wenn mehr als ein Wort aus der Schlüsselwortdatei gefunden wird.
      Hinweis
      Geben Sie nicht dasselbe Trennzeichen an, das Sie für die Transaktionsbeschreibung verwenden.
      Beispiel

      [FieldName]

      KeywordFile= keywords.txt

      KeyWordSeparator=,

  7. Speichern und schließen Sie Eiglobalextra.ini.
  8. Erstellen Sie ein neues Einzelelementfeldprofil und benennen Sie es.
  9. Wählen Sie in den allgemeinen Einstellungen für das Feldprofil den Feldtyp aus, für den Sie sich entschieden haben.
  10. Geben Sie „(1-511)“ in das Feld Spezifikation ein. Die übrigen Formateinstellungen sind irrelevant.
  11. Wählen Sie in den Titel-Einstellungen unbedingt Anhand von Titeln nach Wert suchen aus.
  12. Geben Sie in das Feld Titel Pseudofeld (oder einen anderen Namen) ein. Klicken Sie dann auf Hinzufügen.

    Ein Pseudotitel wird in das Feld Ausgewählte Titel eingefügt. Er wird nirgendwo verwendet, ist jedoch für die Schlüsselworterkennung erforderlich.

  13. Wählen Sie in den Einstellungen unter Behandlung (Seite Optionen) die Option „Vorkommen eines Titels bestimmt den Wert“ aus.
  14. Alle in einer Rechnung gefundenen Schlüsselwörter können in die Ausgabedaten eingefügt werden. Um das zu tun, öffnen Sie die Transaktionsbeschreibung und ändern Sie das Format des Transaktionsfeldes – das den gleichen Namen wie das Feld aufweist, auf das die Schlüsselworterkennung angewendet wurde – von N(1) in X(1-511).

    Bei dieser speziellen Funktion werden alle auf der Rechnung gefundenen Schlüsselwörter in die Ausgabedaten eingefügt, obwohl die Einstellung Vorkommen eines Titels bestimmt den Wert ausgewählt ist.

    Hinweis Die im Feld gespeicherten und transferierten Werte stammen aus der Schlüsselwortdatei. Die tatsächlich interpretierten Werte werden nicht verwendet.