Archivierung von Rechnungen nach dem Scannen ermöglichen
Diese Funktion wird in Verbindung mit der ScanInfo-Komponente bereitgestellt.
Scan-Betreibern kann es ermöglicht werden, Rechnungen beim Scannen zu archivieren, indem drei benutzerdefinierte Variablen hinzugefügt werden, die an das ERP-System übertragen werden (wird hauptsächlich vom ReadSoft Invoices Cockpit verwendet). Diese Funktion wird verwendet, um das Geschäftsjahr und die referenzierte Dokumentnummer, an die das gescannte Dokument angehängt werden soll, an das ERP-System zu übermitteln.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Scan-Benutzern die Möglichkeit zu geben, Rechnungen beim Scannen zu archivieren:
- Klicken Sie im Manager auf Einstellungen > Scan Info configuration.
- Klicken Sie auf Add und wählen Sie in der Liste Archive only aus.
- Klicken Sie im Dialogfeld Selected scan dialog parts auf das Objekt Archive only in der Liste und wählen Sie dann Edit.
- Legen Sie fest, ob alle Rechnungen oder nur jene für bestimmte Rechnungsprofile oder Jobbeschreibungen archiviert werden sollen. Wenn Sie eine der letzteren Optionen wählen, müssen Sie auf Select profiles oder Select jobs klicken, um das Profil oder die Jobbeschreibung auszuwählen, für das bzw. die Rechnungen beim Scannen archiviert werden sollen.
- Wählen Sie Allow user to disable AutoArchive during scanning, wenn Sie möchten, dass der Scan-Betreiber die Archivierung aktivieren/deaktivieren kann. Beachten Sie, dass diese Option nur dann verfügbar ist, wenn die Archivierung für bestimmte Profile oder Jobs ausgewählt wurde.
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Geben Sie die Standardaktion für das, was im Abschnitt Archive only im Dialogfeld Additional information angezeigt wird, an, indem Sie eine der folgenden Optionen wählen:
- Do not save last selection - Das Feld ist leer, wenn das Dialogfeld geöffnet wird.
- Remember last selection during session - Der letzte gewählte Käufer ist in der aktuellen Scan-Sitzung der Standardkäufer. Wenn Sie das Scan-Modul jedoch das nächste Mal starten, ist zunächst kein Käufer ausgewählt.
- Remember last selection beween sessions - Der letzte gewählte Käufer ist auch dann der Standardkäufer, wenn Scan neu gestartet wird.
- Klicken Sie auf RemoteScanSender , um die Komponente zu konfigurieren.
- Klicken Sie auf OK, um die Konfiguration zu speichern.
Erweiterte Konfigurationsoptionen
Die Namen der erstellten benutzerdefinierten Variablen und einige zusätzliche Funktionen können mit dem folgenden Code in der Datei ScanInfoConfiguration.xml, die sich im GlobalPath-Ordner befindet, angepasst werden. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie dies tun.
...
<ScanInfoPartBase xsi:type="ArchiveOnly">
<ID>b23362163e1f4aea8651a6839722b831</ID>
<RememberSelection>None</RememberSelection>
<FiscalYearUDVName>FiscalYear</FiscalYearUDVName>
<DocumentNoUDVName>SAPDocumentNo</DocumentNoUDVName>
<ArchiveOnlyUDVName>ArchiveOnly</ArchiveOnlyUDVName>
<ArchiveOnlyUDVValue>1</ArchiveOnlyUDVValue>
<AllowedYearsForward>1</AllowedYearsBack>
<AllowedYearsBack>2</AllowedYearsBack>
</ScanInfoPartBase>
...Auswahl von Archivierungsoptionen beim Scannen von Rechnungen
Navigieren Sie beim Starten des Scan-Jobs im Dialogfenster Additional information zum Abschnitt für die betreffende benutzerdefinierte Variable (der Name der BDV wurde in Schritt 4 oben angegeben) und wählen Sie den Wert abhängig vom dafür angegebenen Werttyp aus bzw. geben Sie ihn ein.