Jede Rechnung in der Kofax ReadSoft Invoices-Datenbank hat einen Rechnungsstatus. Im Allgemeinen zeigt der Status an, mit welchen Modulen eine Rechnung bereits verarbeitet wurde und ob und welche Fehler vorliegen.

In der Kofax ReadSoft Invoices-Dokumentation sind die Namen der Statuswerte mit großen Anfangsbuchstaben und in Kursivdruck dargestellt.

Die Abbildung oben zeigt, welche Statusangaben im Kofax ReadSoft Invoices-Arbeitsablauf von den einzelnen Produktionsmodulen zugewiesen werden können.

Der Rechnungsstatus entspricht dem niedrigsten Feldstatus auf der Rechnung. Das bedeutet, dass eine Rechnung mit dem Status Validierungsfehler auch Felder mit einem höheren Status, wie zum Beispiel Erneute Eingabe und Abgeschlossen enthalten kann.

Statusangaben zugewiesen von:

• Scan
  • Gescannt. Gescannte Rechnungen wurden in das System eingescannt, aber noch nicht in Interpret verarbeitet. Solche Rechnungen werden normalerweise in Interpret und Verify weiterverarbeitet, können aber auch transferiert werden, wenn im externen Arbeitsablauf Informationen über in das System eingehende Rechnungen benötigt werden.

Zerrissene oder beschädigte Rechnungen können auch diesen Status haben.

Umgeleitete Rechnungen haben ebenfalls den Status Gescannt.

• Interpret
  • Unsichere Trennung. Die Rechnung muss überprüft und möglicherweise mit der Dokumententrennung erneut getrennt werden. Dieser Status steht nur zur Verfügung, wenn die automatische Dokumententrennung verwendet wird.
  • Duplizieren. Die Rechnung wurde als potenzielles Rechnungsduplikat identifiziert.
  • Manuelle Eingabe. Die Rechnung enthält Felder, die in Verify manuell eingegeben werden müssen.
  • Nicht identifiziert. Die Rechnung konnte nicht identifiziert werden.
  • Feldfehler. Die Rechnung enthält mindestens ein Feld, das nicht gefunden wurde.
  • Feldvorschlag. Die Rechnung enthält mindestens ein Feld, für das Vorschläge vorhanden sind. Interpret hat mehr als eine mögliche Übereinstimmung gefunden und kann nicht ermitteln, welcher Vorschlag der richtige ist.
  • Interpretationsfehler. Die Rechnung enthält mindestens ein Feld, das von Interpret nicht vollständig interpretiert werden konnte.
  • Validierungsfehler. Die Rechnung enthält mindestens ein Feld mit dem Status Validierungsfehler.
  • Erneute Eingabe. Die Rechnung enthält mindestens ein Feld, das erneut eingegeben werden muss.
  • Vollständig. Alle Felder auf der Rechnung wurden ohne Fehler interpretiert. Rechnungen mit diesem Status enthalten ausschließlich vollständige Felder.
• Verify
  • Gescannt. Umgeleitete Rechnungen haben ebenfalls diesen Status.
  • Abgelehnt. Abgelehnte Rechnungen wurden vom Verify-Benutzer nicht akzeptiert oder berichtigt, sondern manuell abgelehnt. Solche Rechnungen können erneut verifiziert werden, wenn Sie in der Verify-Jobbeschreibung die Option „Abgelehnt“ wählen, oder sie können transferiert werden.
  • Berichtigt. Eine Rechnung mit diesem Status wurde in Verify von manuell bearbeitet. Dabei wurden falsche Feldwerte korrigiert. Eine Rechnung kann mehrmals berichtigt werden. Die Felder haben den Status Vollständig.
  • Akzeptiert. Rechnungen mit diesem Status wurden vom Benutzer akzeptiert (bestätigt). Die Statuswerte aller Felder auf einer akzeptierten Rechnung werden in Vollständig geändert, falls sie diesen Status nicht bereits hatten.
  • Geparkt. Rechnungen mit diesem Status wurden zurückgestellt. Ein Warndialogfeld kann automatisch nach einer angegebenen Anzahl von Tagen in Verify angezeigt werden (durch Hinzufügen von ParkedInvoicesExpiryDays=x im Abschnitt [Verify] von eilocal.ini, wobei x für die Anzahl an Tagen steht).
• Transfer
  • Transferiert. Transferierte Rechnungen erhalten den Status Transferiert, es sei denn, Sie haben in der Transferjobbeschreibung die Option Status beibehalten gewählt. Er gilt für Rechnungen, die zu einem Zielcomputer transferiert, aber noch nicht aus der Datenbank gelöscht wurden. Transferierte Rechnungen werden nicht aus der Datenbank gelöscht, wenn in der Transferjobbeschreibung die Option Transferierte Rechnungen löschen deaktiviert ist.

Sie können herausfinden, wie viele Rechnungen mit unterschiedlichem Status für ein bestimmtes Rechnungsprofil in der Datenbank vorhanden sind.