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Verarbeiten von XML-Rechnungen mit Collector: Übersicht

Die gemeinsame Verwendung von Collector und Kofax ReadSoft Invoices verbessert die Funktion zur automatischen Interpretation von XML-Rechnungen in verschiedenen Standardformaten, die per E-Mail eingehen oder direkt aus einem festgelegten Dateiordner stammen. Für Rechnungen, die keinem Standardformat entsprechen oder eines der Formate falsch verwenden (was dazu führt, dass die Felder nicht automatisch gefunden werden), können Sie den XML-Mapper in Optimize verwenden, um die XML-Werte, die in den korrekten Feldern in der Rechnung erfasst werden sollen, schnell zuzuordnen. Dadurch entsteht eine lieferantenspezifische Rechnungsdefinition, die es ermöglicht, nachfolgende XML-Rechnungen desselben Lieferanten automatisch zu verarbeiten.

Hinweis Collector muss separat installiert werden. Informationen über Systemvoraussetzungen, Installation und die anfängliche Konfiguration finden Sie in der Datei ReadSoft Collector Installation and Quick start guide.pdf. Ausführlichere Informationen sind in der Collector-Hilfe und in dieser Hilfedatei zu finden.

XML-Rechnungen für vorhandene Lieferanten, in denen die XML-Werte nicht gefunden werden bzw. falsch sind, oder in denen zusätzliche Felder hinzugefügt werden müssen, können von Verify in Optimize gespeichert werden, so dass diese Werte mit Hilfe des XML-Mappers zugeordnet werden können.

Geben Sie an, dass alle Rechnungen immer in Verify angezeigt werden sollten (und verhindern Sie dadurch, dass XML-Rechnungen automatisch an Optimize gesandt werden)

XML-Rechnungen, denen der Lieferant nicht auf normalem Wege entnommen werden kann bzw. in denen er nicht erkannt wird, werden direkt an Optimize übermittelt. Dadurch erscheinen diese Rechnungen nicht in Verify. Wenn Sie diese Rechnungen in Verify sehen möchten, können Sie verhindern, dass Collector sie automatisch direkt an Optimize übermittelt.

Funktionsweise

(Siehe eine Abbildung des Flussdiagramms.)

Collector:

Weitere Informationen finden Sie im Thema „Konfigurieren eines Interpret-Jobs für die Verarbeitung von XML-Rechnungen“ in der Collector-Hilfe.

  1. Empfängt XML-Rechnungen als E-Mail-Anhänge oder ruft diese direkt aus einem angegebenen Ordner ab. Wenn Sie E-Mails verwenden, können XML- oder bildbasierte Rechnungen im selben Job verarbeitet werden.
  2. Empfängt XML-Rechnungen als E-Mail-Anhänge oder ruft diese direkt aus einem angegebenen Ordner ab. Wenn Sie E-Mails verwenden, können XML- oder bildbasierte Rechnungen im selben Job verarbeitet werden.
  3. Erstellt eine neue Version der XML-Rechnung, die Kofax ReadSoft Invoices erkennen kann (.sxml wird vor der .xml-Endung zum Dateinamen hinzugefügt, um sie von der Originaldatei zu unterscheiden), und legt sie im Ordner ab, der für ermittelte/verarbeitete Rechnungen festgelegt wurde. Beispiel:
    • Originaldateiname: 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.xml
    • Umgewandelter Dateiname: 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.sxml.xml
  4. Analysiert die Dokumentstruktur und ordnet sie der lieferantenspezifischen Logik zur Datenextraktion zu.
  5. Extrahiert Daten aus den auf XML-beruhenden Regeln und Lernaktivitäten.
  6. Validiert die extrahierten Daten.
  7. Das Bild, dass in Verify für die XML-Rechnung angezeigt wird, hängt von der/den in der Collector-Jobbeschreibung ausgewählten Option(en) ab (siehe Collector-Hilfe für weitere Informationen):
    • Collector generiert eine PDF-Bilddatei der XML-Rechnung basierend auf den Informationen aus der XML-Datei und legt sie im selben Ordner ab wie die Originaldatei und die in Schritt 2 erwähnte umgewandelte Datei. Das ist die Standardoption für das in Verify angezeigte Rechnungsbild. Die Datei hat denselben Namen wie die Originaldatei im XML-Format, mit dem Unterschied, dass die Endung zu .pdf geändert wurde. Beispiel:
      • Originaldateiname: 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.xml
      • Bilddateiname: 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.pdf
    • Alternativ können ein E-Mail-Anhang oder eine andere Bilddatei verwendet werden.
    • Ersatzweise können auch bestimmte in XML eingebettete Bilddateien verwendet werden.
    • Es ist auch möglich, dem Rechnungsbild in Verify alle eingebetteten Dateien und E-Mail-Anhänge als Anlagen beizufügen.

Interpret

Wenn der Job startet, prüft Kofax ReadSoft Invoices zuerst die Datenbank, um zu ermitteln, ob es XML-Rechnungsdefinitionen gibt, die optimiert wurden. Rechnungen, die damit in Verbindung stehen, werden zuerst neu interpretiert.

Im Gegensatz zu gescannten Rechnungen und importierten Bildern erfolgt bei XML-Rechnungen keine tatsächliche Interpretation. Stattdessen werden im Modul Interpret nur die Daten aus den XML-Dateien extrahiert. Diese Daten können dann verifiziert werden. (Weitere Informationen.)

Verify

In Verify können Sie XML-Rechnungen wie üblich verifizieren und bei Bedarf die Werte korrigieren. XML-Rechnungen sehen in Verify gescannten Rechnungen ähnlich. Sie werden jedoch nur angezeigt. Auf dem Bild werden keine Feldrahmen gezeichnet und Sie selbst können auch nichts auf dem Bild einzeichnen. Ein weiterer Unterschied ist, dass Lieferanten/Käufer in Verify nicht angepasst werden können. Falls dies erforderlich ist, muss die Rechnung mithilfe der Menüoption Rechnung in Optimize gespeichert werden. (Weitere Informationen.)

Darüber hinaus werden nur jene Felder, für die Werte im XML-Code einer XML-Rechnung gefunden werden, im Bild angezeigt.

Transfer

  • XML-Ausgabe wird für die Übertragung von Daten aus XML-Dateien empfohlen. Anhänge sind enthalten und die im Folgenden genannten Systemvariablen, die in der Transaktionsbeschreibung enthalten sind, werden automatisch hinzugefügt.
  • Wird eine Transaktionsbeschreibung verwendet, um Daten an das Zielsystem zu übermitteln, sind Anhänge nicht enthalten. Diese relevanten Systemvariablen können hinzugefügt werden:
    • #DocRef, #ImageRef, und#CertRef
    • #Imagefile, #Imagefile2, und#Pages

Die Referenzdateien werden wie im Transfer-Job angegeen verschoben.

Optimize

Rechnungsdefinitionen werden mithilfe des XML-Mappers optimiert. Der Collector-Job kann so konfiguriert werden, dass Rechnungen, die nicht identifiziert werden können, in Optimize gespeichert werden. (Weitere Informationen.)