• Rechnungsdefinitionen – Sie können schlechte Definitionen löschen, um nach Möglichkeit nur gute Rechnungsdefinitionen in Verwendung zu haben. Eine schlechte Definition hat häufig Probleme, wenn die Bildqualität schlecht ist, und/oder ist für die meisten Rechnungen dieses Lieferanten nicht repräsentativ. Solche Rechnungsdefinitionen sollten regelmäßig gelöscht werden.
  Hinweis Wenn sich im System Rechnungen befinden, die mit den Rechnungsdefinitionen verbunden sind, werden diese Rechnungsdefinitionen selbst auch dann nicht gelöscht, wenn sie die von Ihnen festgelegten Bedingungen vollständig erfüllen, es sei denn, sie sind beschädigt.
• Temporäre Daten
• Nicht verwendete Lieferantennamen
• Nicht verwendete Lernrechnungen
• Layoutdateien für Batchberichte
• Benutzeraktivitätsdaten, die älter als eine angegebene Anzahl von Tagen sind
• Zurückgestellte Rechnungen, deren Speicherdauer die festgelegte Speicherdauer in Tagen überschreitet

Warnung

Verwenden Sie die Option Rechnungsdefinitionen ohne Verbindung zu Lieferanten entfernen nach nur, wenn Ihr System importierte Lieferantendaten verwendet. Verwenden Sie diese Einstellung nur, wenn das System Stammdaten verwendet.

• Wählen Sie das Format der zu importierenden Datei im Feld „Importformat“ aus.
• Navigieren Sie über die Schaltfläche Durchsuchen (...) zu der zu importierenden Datei. Hierbei sollte es sich um eine Datei handeln, die aus Ihrem Finanzsystem exportiert wurde. Sie können zwei oder mehr Dateien gleichzeitig importieren, sofern diese dasselbe Format aufweisen. Dateien mit unterschiedlichen Formaten müssen Sie einzeln importieren.
• Stammdaten vor dem Import löschen – hiermit stellen Sie sicher, dass die Kofax ReadSoft Invoices-Stammdaten mit den Stammdaten im Finanzsystem übereinstimmen. Alle extra aufgeführten Lieferanten in den Kofax ReadSoft Invoices-Stammdaten werden gelöscht.

Warnung

Wenn Sie die Option Stammdaten vor dem Import löschen auswählen, werden Lieferanten, die nicht in den importierten Daten enthalten sind, aus den Kofax ReadSoft Invoices-Stammdaten entfernt. Wenn Kofax ReadSoft Invoices Rechnungsdefinitionen enthält, die mit diesen gelöschten Lieferanten verbunden sind, wird diese Verbindung beschädigt, sodass in diesen Definitionen Details fehlen*. Selbst, wenn Sie dieselben Lieferantendaten später erneut importieren, wird die Verbindung nicht wiederhergestellt, da allen „neu“ importierten Lieferanten neue interne Lieferantenkennungen zugewiesen werden, die nicht mit denjenigen in den Rechnungsdefinitionen übereinstimmen. (Rechnungsdefinitionen sind mit den Lieferanten über die internen Lieferantenkennungen und nicht über Lieferantennamen verknüpft.)

*Optimize- oder Verify-Benutzer können Lieferanten für einzelne Rechnungsdefinitionen festlegen. Alternativ können Benutzer von Optimize Rechnungsdefinitionen mithilfe importierter Lieferantendaten aktualisieren. Falls keine dieser Optionen genutzt wurde, werden die Definitionen möglicherweise im Rahmen der Wartungspläne zum Löschen nicht verwendeter Definitionen gelöscht (siehe Schritt 6 weiter oben).

Wählen Sie die Option Stammdaten vor dem Import löschen, wenn Sie Lieferanten, die sich nicht mehr im Finanzsystem befinden, löschen möchten. Wenn diese Option nicht ausgewählt wurde, werden bestehende Lieferanten aktualisiert und neue hinzugefügt. Die Lieferanten, die aus dem Finanzsystem gelöscht wurden, werden jedoch nicht aus den Kofax ReadSoft Invoices-Stammdaten gelöscht.

Nachdem Sie einen Wartungsplan erstellt haben, können Sie ihn ausführen, indem Sie im Dialogfeld Wartung auf Starten klicken.