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Empfehlungen für das Optimieren von XML-Rechnungen

Das endgültige Ziel ist die automatische Verarbeitung von XML-Rechnungen durch das System mit wenig manuellen Eingriffen wie möglich. Anfang muss jedoch, wenn Sie beispielsweise XML-Rechnungen von einem neuen Lieferanten erhalten, überprüft werden, ob die aus den XML-Rechnungen extrahierten Werte korrekt sind. Wenn die XML-Rechnungen, die Sie erhalten, zwar einem Standard für XML-Rechnungen folgen, diesen aber nicht ganz einhalten, können falsche Werte als richtig angesehen werden und Rechnungen werden automatisch akzeptiert. Die eingehenden XML-Rechnungen müssen über einen gewissen Zeitraum hinweg manuell überprüft werden. Gegebenenfalls müssen die Rechnungsdefinitionen oder -profile, denen sie angehören, optimiert werden, bis Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind.

Dieses Thema enthält Empfehlungen, die Sie beim Optimieren von XML-Rechnungen beachten müssen.

Voraussetzungen

Für eine korrekte Optimierung Ihrer XML-Rechnungen müssen Sie noch vor Beginn einige Fragen zu Ihrem System und den zu erfassenden Felder beantworten:

Mein Kofax ReadSoft Invoices-System

  • Wie viele Käufer habe ich?

    Zu wissen, zu welchem Käufer eine Rechnung gehört, vereinfacht den Vorgang erheblich. Wenn Sie XML-Dateien per E-Mail erhalten, können Sie sie anhand der E-Mail-Adressen nach Käufer trennen.

  • Ist mein Material nach Käufern sortiert?
  • Verwende ich Stammdaten?
  • Habe ich sowohl FI- als auch MM-Kofax ReadSoft Invoices-Profile?

Zu erfassende Felder

Sie müssen wissen, welche Informationen auf Ihren Rechnungen erfasst werden müssen. Sehen Sie sich zunächst das XML-Layout an. Vergleichen Sie die Felder, die es enthält, mit denen in Ihrem Kofax ReadSoft Invoices-Profil.

  • Erstellen Sie eine Liste mit allen Feldern in Ihren Kofax ReadSoft Invoices-Profilen (sowohl standardmäßige als auch benutzerdefinierte).
    • Geben Sie an, ob es sich um Systemfelder oder benutzerdefinierte Felder handelt.
    • Geben Sie Feldtyp und Feldname an.
  • Entscheiden Sie, ob Sie Felder hinzufügen müssen (was wahrscheinlich ist, wenn Sie Ihre eigenen Feldtypen haben).
  • Da XML-Rechnungen in der Regel sehr viel mehr Informationen enthalten als gedruckte Rechnungen, sollten Sie erwägen, ein separates Kofax ReadSoft Invoices-Profil nur für XML-Rechnungen zu erstellen. Anschließend fügen Sie die zusätzlichen Felder, die Sie extrahieren möchten, dem neuen Kofax ReadSoft Invoices-Profil hinzu.

Allgemeine Richtlinien

Folgen Sie beim Optimieren von XML-Rechnungsdefinitionen immer diesen Richtlinien:

  • Name und SupplierNumber sind beide sehr wichtige Werte, was sowohl für den Lieferanten als auch für den Käufer gilt. Vergewissern Sie sich, dass diese vier Angaben richtig sind (und entfernen Sie sie nicht).
  • Nicht alle Felder müssen optimiert werden, so dass ein grünes Symbol () für den Feldstatus angezeigt wird. Denken Sie daran, dass die erste Übereinstimmung, die Collector findet, in Verify angezeigt wird.
  • Ist der Feldstatus ein grünes Symbol (), wurde eine perfekte Übereinstimmung für das gefunden, was laut dem XML-Rechnungsstandard, mit dem die Rechnung verknüpft ist, erwartet wird. Überprüfen Sie, ob die Übereinstimmung korrekt ist. Falls nicht, ordnen Sie den richtigen Wert zu.
  • Ist der Feldstatus ein gelbes Symbol (), wurden mehrere Übereinstimmungen für das gefunden, was laut dem XML-Rechnungsstandard, mit dem die Rechnung verknüpft ist, erwartet wird. Die erste Übereinstimmung wird in Verify angezeigt. Sehen Sie sich die XML-Datei sowie die Alternativen an. Falls alle Werte identisch und korrekt sind, können Sie sie so lassen. Eine weitere Alternative wäre es, auszuwählen, welche Werte Sie verwenden möchten, und eine erweiterte Regel zu erstellen, um diese Werte zu extrahieren. In diesem Fall wäre es angemessen, sich die XML-Dateien mehrerer Rechnungen dieses Lieferanten anzusehen, um mehr darüber zu erfahren, welcher Wert der richtige ist.
  • Ist der Feldstatus ein rotes Stoppzeichen (), gibt es keine geeigneten Übereinstimmungen für das, was nach dem XML-Rechnungsstandard, mit dem die Rechnung verknüpft ist, erwartet wird, oder es gibt keinen Wert in der XML-Datei und das Feld ist leer. Sie können den richtigen Wert entweder auf der Feld-Registerkarte direkt aus der Liste der Alternativen auswählen oder in der XML-Datei (auf der Registerkarte XML) mit der rechten Maustaste auf das richtige Element/Attribut klicken und Elemente dem ausgewählten Rechnungsfeld zuordnen auswählen: <Feldname>.

Wenn das Feld leer ist, können Sie es entweder so belassen (das heißt, das Feld bleibt im Bild leer) oder Sie können das Feld aus der Rechnung entfernen.

  • Wenn Sie Änderungen vornehmen, testen Sie die Ergebnisse immer mit Hilfe der Schaltfläche Extrahieren. So gehen Sie sicher, dass die Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen. Außerdem wird dadurch das Feldstatus-Symbol aktualisiert und liefert Informationen darüber, wie gut Ihre Auswahl ist. Wenn Sie zum Beispiel einen Kandidaten aus einer langen Liste auswählen und auf Extrahieren klicken, beschränkt das Programm die Liste auf gleiche Elemente (das Symbol würde also von zu wechseln). Anschließend können Sie eine Regel erstellen, damit die Übereinstimmung perfekt ist.
  • Beachten Sie, dass Sie für jede Änderung auf XML-Rechnungsprofilebene (alle dem Profil zugeordneten Rechnungen, einschließlich aller verbundenen Definitionen, werden beeinflusst) oder auf XML-Rechnungsdefinitionsebene (nur die der Definition zugeordneten Rechnungen werden beeinflusst) entscheiden müssen, ob diese durchgeführt wird.

Empfehlungen für das Optimieren von Rechnungen

Dieser Abschnitt enthält Schritte zur Optimierung einer Rechnungsdefinition, die zu einem der unterstützten Standards gehört. Wenn dies sorgfältig ausgeführt wird, müssen Sie die Rechnungen, die zu der Rechnungsdefinition gehören, unter Umständen nicht überprüfen – oder Sie müssen sie abhängig davon, wie der Kofax ReadSoft Invoices Job eingerichtet wurde, nur akzeptieren.

Vorbereitungsschritte

  1. Wenn Sie viele XML-Rechnungen optimieren müssen, sortieren Sie diese zuerst nach XML-Format, dann nach Lieferant.
  2. Für die besten und schnellsten Ergebnisse müssen Sie sicherstellen, dass Sie mindestens drei XML-Rechnungsbeispiele für jeden Lieferanten haben, die Sie zum Testen und Einrichten des Systems für die Arbeit mit XML-Rechnungen verwenden können.
  3. Sehen Sie sich jedes der XML-Rechnungsbeispiele für jeden Lieferanten an (zum Beispiel im Internet Explorer) und versuchen Sie die Datei zu finden, welche die meisten Daten enthält.
  4. Führen Sie diese Datei in Interpret aus.

Schritte zur Optimierung der Rechnung aus den Vorbereitungsschritten

  1. Beginnen Sie, indem Sie die Felder Lieferant in der Registerkarte Felder im XML-Mapper öffnen. (Beachten Sie, dass Lieferant nicht als erstes aufgeführt wird.)
    • Wenn keine Stammdaten verwendet werden, ordnen Sie alle Lieferantenfelder gemäß Ihren Bedürfnissen zu. Das Ziel ist es, das Bild genau so aussehen zu lassen, wie Sie es wünschen.
    • Wenn Stammdaten verwendet werden:
      • Stellen Sie sicher, dass die zugeordneten Werte Ihrer Liste von Lieferanten entsprechen.
      • Beachten Sie, dass der Lieferant die gleiche Unternehmensgruppenkennung wie der Käufer haben muss.

        Hinweise:

      • Beim Verwenden von Stammdaten ist dies die Standardreihenfolge, in der Felder zum Identifizieren der Rechnung verwendet werden: SupplierNumber, Name1, Name2, Description, POBox, Street, StreetSupplement, PostalCode, BuyerAddressPostalCode, City, CountryCoded, CountryName, TelephoneNumber, FaxNumber, VATRegistrationNumber, TaxNumber1, TaxNumber2, CorporateGroupID.
      • Lieferantenbank-Felder können ebenfalls für die Identifizierung verwendet werden.
  2. Wechseln Sie im linken Bereich zur Registerkarte XML und wählen Sie rechts das erste Lieferantenfeld in der Registerkarte Felder aus. Arbeiten Sie sich von oben nach unten durch die Felder:
  3. Ist das Feld Name korrekt? Das ist mit Abstand das wichtigste Feld, das abgeglichen werden muss. Achten Sie darauf, dass der Wert der richtigen Position entnommen wird. Falls Stammdaten verwendet werden, achten Sie darauf, dass die Schreibweise genau übereinstimmt.
  4. Ist das Feld Lieferantennummer korrekt? Das ist das zweitwichtigste Feld. Achten Sie darauf, dass es der richtigen Position entnommen wird und mit den Stammdaten übereinstimmt, falls diese verwendet werden (in Kombination mit dem Lieferantennamen).
  5. Falls Stammdaten verwendet werden und der Lieferantenname darin einzigartig ist, ist dieses Feld eigentlich nicht erforderlich. In diesem Fall können Sie die Extrahierung für das Feld deaktivieren. Das Feld wäre dann auf dem Bild nicht sichtbar und der Wert würde den Stammdaten entnommen.

    6. Wenn Sie dennoch möchten, dass das Feld sichtbar bleibt, sollten Sie aus ästhetischen Gründen prüfen, ob der extrahierte Wert korrekt ist, selbst wenn er technisch gesehen für den Abgleich mit den Stammdaten nicht erforderlich ist.

  6. Klicken Sie auf XML-Definition speichern, wenn diese beiden Felder korrekt sind. Jetzt sollte im Fenster XML-Mapper oben der richtige Lieferantenname angezeigt werden.
  7. Je nachdem, wie die Identifizierung von Rechnungen bei Verwendung von Stammdaten in Kofax ReadSoft Invoices abläuft, müssen Sie eventuell zusätzliche Felder korrekt extrahieren, um einen eindeutigen Lieferanten zu finden. Wenn Sie beispielsweise mehrere Lieferanten mit demselben Namen und derselben Nummer haben, kann die Adresse oder ein anderes Feld die Übereinstimmung bestimmen. Sehen Sie sich Ihre Stammdaten an. Prüfen Sie die Einstellungen in den Abschnitten [BuyerIdentification] und [SupplierIdentification] von Eiglobal.ini und lesen Sie die Hilfe, um die Standardreihenfolge der Felder zu verstehen, anhand derer der Lieferant identifiziert wird. (Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für INI-Dateien.)

    8. Zum Beispiel in eiglobal.ini:

    Abschnitt [BuyerIdentification]

    • BuyerField1
    • BuyerField2
    • BuyerField3

    Abschnitt [SupplierIdentification]

    • SupplierField1
    • SupplierField2
    • SupplierField3

  8. Wenn Stammdaten verwendet werden, sind eigentlich nur jene Felder erforderlich, die mit ihnen verbunden sind. (Es sind nur wenige Lieferanten-/Käuferfelder erforderlich. Eine einzelne Übereinstimmung kann bereits ausreichen, um eine genaue Übereinstimmung in den Stammdaten zu finden.) Die Werte, die in der Ausgabe enthalten sind, werden in Wirklichkeit den Stammdaten entnommen und nicht der XML-Datei. Das bedeutet, dass Sie entscheiden, wie viele zusätzliche Lieferanten- und Käuferdaten Sie im Rechnungsbild anzeigen möchten. Nachdem Sie also alle Felder geprüft und optimiert haben, die unter Umständen erforderlich sind, um Werte Stammdaten zuzuordnen, überprüfen Sie die verbleibenden Felder, um zu entscheiden, ob und wie sie angezeigt werden sollen. Wenn die XML-Rechnungen eines bestimmten Lieferanten dem Standard entsprechen, gibt es für die Lieferantenfelder nicht viel zu tun, mit Ausnahme des oben erwähnten Namens und der Lieferantennummer.
  9. Überprüfen Sie als nächstes die Käufer-Felder anhand derselben Schritte, die oben für die Lieferantenfelder beschrieben sind. (Käufer ist in der Registerkarte Felder im XML-Mapper als erstes aufgeführt.)
  10. Wenn es nur einen Käufer im System gibt, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewünschten Informationen korrekt sind.

    11. Wenn Sie mehrere Käufer haben (das heißt, das <SYSTEM>-Profil wird in den Jobeinstellungen angegeben), achten Sie darauf, dass die zugeordneten Werte Ihrer Liste der Käufer entsprechen. Standardmäßig werden die Felder in der folgenden Reihenfolge zugeordnet: Name1, Name2, Namesupplement1, Namesupplement2.

    Hinweise:

    • Wenn Sie den Käufer ändern und die XML-Rechnung erneut interpretieren müssen, stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechende Kofax ReadSoft Invoices-Definition vor der erneuten Interpretation der Rechnung löschen.
    • VatRegistrationNumber wird für XML-Rechnungen nicht verwendet (dieser Wert ist in gedruckten Rechnungen sehr wichtig).
    • Sie können die Abgleichsreihenfolge in eiglobal.ini ändern.

  11. Öffnen Sie den Abschnitt Felder in der Registerkarte Felder im XML-Mapper. Die Liste der hier gefundenen Felder ist in der Regel viel länger als diejenige, die normalerweise in Ihren Kofax ReadSoft Invoices-Profilen gefunden wird. Es kann auch eine gute Idee sein, unnötige Felder (zum Beispiel SupplierAccountNumber3) aus dem Layout in Wartung zu entfernen, bevor Sie beginnen, die XML-Rechnungen zu testen.

    12. Beachten Sie jedoch, dass Felder, die auf diese Weise entfernt werden, aus allen Ihren XML-Rechnungen entfernt werden, nicht nur aus denen eines bestimmten Lieferanten. Wenn Sie ein Feld nur für einen bestimmten Lieferanten entfernen möchten, tun Sie dies in Optimize.

  12. Wenn Sie mit einem benutzerdefinierten XML-Profil arbeiten:
    1. Achten Sie darauf, dass die Bestellnummer der Rechnung korrekt zugeordnet wird, damit Kofax ReadSoft Invoices ein FI- oder MM-Rechnungsprofil auswählen kann.
    2. Berichtigen Sie das Feld Rechnungsgutschrift. Dieses Feld ist nur in Kofax ReadSoft Invoices enthalten. Es muss entweder den Wert 0 für Rechnungen oder 1 für Gutschriftrechnungen enthalten.
  13. Prüfen Sie alle in der XML enthaltenden Felder.
  14. Berichtigen Sie (normale) Felder
  15. Berichtigen Sie das Layout, indem Sie Felder hinzufügen oder entfernen.
  16. Einzelpostenfelder zuordnen.
  17. Anhangsfelder zuordnen.