Für die beste Leistung bei der Nutzung von SmartXML in Verbindung mit Collector, tun Sie folgendes:

• Erstellen Sie einen Posteingang in Verify, an den XML-Rechnungen, die den Status Gescannt erhalten, abgelegt werden. Wird das nicht gemacht, besteht die Gefahr, das einige XML-Rechnungen, die das System erreichen, nicht für den Benutzer sichtbar sind. XML-Rechnungen können den Status Gescannt erhalten:
  • Wenn ein Benutzer eine Rechnung in Optimize speichert. Das passiert, wenn der Rechnung fehlende Informationen hinzugefügt werden müssen.
  • Direkt bei der Interpretation, wenn zu viele Informationen fehlen. Daher muss der Benutzer die Informationen inOptimize zuordnen, bevor die XML-Rechnung geprüft und übertragen werden kann. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn Kofax ReadSoft Invoices den Lieferantennamen während der Interpretation nicht finden kann, da es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt.
  • Nennen Sie den Posteingang zum Beispiel Unbekannte XML-Rechnungen, damit Sie ihn leicht unterscheiden können.
  • Geben Sie der Registerkarte Benutzerdefinierte Variable bei der Bearbeitung des Posteingangsordners eine BDV an, die sicherstellt, dass nur XML-Rechnungen im Posteingang landen (zum Beispiel Source=XML oder _Source=XML).
  • Stellen Sie sicher, dass Neu interpretieren im Dialogfeld unter Verify-Optionen nicht ausgewählt ist.
• Stellen Sie im Manager sicher, dass alle Feldtypen, die im Rechnungsprofil zur Interpretation von Feldern verwendet werden, in den Standard-XML-Rechnungsprofilen, die in XML-Wartung zu finden sind, enthalten sind. Sie sehen, welche Feldtypen für jedes Feld verwendet werden, indem Sie auf die Objektleiste Rechnungsprofile klicken, den Ordner Feldprofile unter dem gewünschten Rechnungsprofil öffnen, und doppelt auf jeden Feldprofilnamen in der Liste klicken.


  Zum Beispiel im US-Rechnungsprofil:

Beachten Sie, dass der Feldname und der Name des Feldtyps nicht immer übereinstimmen.

Sie können auch sehen, welche Felder nicht in den Standard-XML-Rechnungsprofilen verwendet werden. Klicken Sie auf Plugins > XML-Wartung im Managermodul, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte XML-Rechnungsprofil und klicken Sie dann auf Feld hinzufügen. Die angezeigte Liste der Feldtypen sind jene Felder, die derzeit nicht im ausgewählten XML-Rechnungsprofil enthalten sind. Wählen Sie den Feldtyp, den Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf OK.

• Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Feldtypen für bestimmte Felder basierend auf der Zeichenformatierung, die für das Feld angegeben wurde, auswählen, was der Fall ist, wenn Sie begrenzen möchten/müssen, was erfasst wird. Sehen wir uns zum Beispiel die Organisations- und MwSt.-Nummer im schwedischen Profil an. Die Organisationsnummer auf den erhaltenen XML-Rechnungen könnte so aussehen: SE556644998800.
  • Wenn Sie die ganze Nummer erfassen wollten, würde der Organisationsnummer-Feldtyp SupplierVatRegistrationNumber (welcher oft der Standard ist) verwendet werden
  • Falls Sie zum Beispiel die ersten zwei Buchstaben und die letzten zwei Ziffern entfernen wollten (damit die Organisationsnummer 5566449988 erfasst wird), sollte der Feldtyp SupplierTaxNumber2 verwendet werden.
• Stellen Sie sicher, dass Felder, die erfasst werden müssen und nicht in den Standardlayouts oder als Feldtypen in den Standard-XML-Profilen enthalten sind (zum Beispiel Frachtnummern oder Autonummern), erfasst werden, indem Sie fehlende Felder zu den Standard-XML-Rechnungsprofilen hinzufügen.