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XML-Rechnungsdefinitionen oder -profile optimieren

Falls einer dieser Punkte regelmäßig bei Ihren XML-Rechnungen auftritt (es könnte auch andere geben), müssen Sie sie optimieren. Das bedeutet, dass Sie die Extrahierungsregeln für sie in der XML-Rechnungsdefinition oder im -profil optimieren müssen, zu dem sie gehören, damit die Rechnungen automatisch verarbeitet werden können:

Falls das folgende Verfahren für die Optimierung der Extrahierung für eine XML-Rechnung eingesetzt wurde, müssen Sie immer entscheiden, ob die Änderung im zugrundeliegenden XML-Rechnungsprofil oder der XML-Rechnungsdefinition vorgenommen werden soll.

  • Änderungen, die auf der Profilebene der XML-Rechnung vorgenommen werden, betreffen alle XML-Rechnungen, die als zugehörig bestimmt werden. Falls ein XML-Rechnungsprofil mehrere XML-Rechnungsdefinitionen enthält, betrifft die Änderung alle Rechnungen, die zu einer von ihnen gehören.
  • Änderungen, die auf XML-Rechnungsdefinitionsebene durchgeführt werden, beeinflussen nur die Rechnungen, die ausdrücklich zu ihm gehören.

Rechnungen landen automatisch in Optimize, wenn der Zulieferer neu im System ist, oder wenn kein gültiger Lieferant oder Käufer aus der Rechnung extrahiert werden kann. Sie können auch von Verify an Optimize gesendet werden, bestimmte Rechnungen können automatisch an Optimize gesendet werden, während andere immer an Optimizegesendet werden.

XML-Rechnungsdefinitionen oder -profile optimieren

(Siehe auch Empfehlungen für das Optimieren von XML-Rechnungen)

  1. Starten Sie eine OptimizeSitzung.
  2. Suchen Sie in der Spalte Rechnungstyp in der Liste der Rechnungsdefinitionen nach XML-Rechnungen.
  3. Klicken Sie in der Optimize-Spalte doppelt auf eine XML-Rechnung, die mit dem Status 99 versehen ist. Notieren Sie sich die Kennung der Rechnungsdefinition. Sie wird in der Spalte Kennung angezeigt.

    Beachten Sie, dass Sie hier auch auf normale Optimize-Funktionen zugreifen und zum Beispiel festlegen können, dass verbundene XML-Rechnungen automatisch mit dem Status Vollständig versehen werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Optimize-Modul klicken und stattdessen Öffnen wählen.

  4. Optional: Die XML-Rechnungsquelle ändern.
  5. Optional: Leiten Sie die Rechnung zu einem anderen XML-Rechnungsprofil um, so dass die XML-Rechnung optimiert werden kann.
  6. Ordnen Sie die passenden XML-Elemente den entsprechenden Feldern in der Rechnung zu. Wenn Stammdaten verwendet werden, siehe auch: Was beim Optimieren von Rechnungen, die mit Stammdaten verbunden sind, zu beachten ist.
  7. Bei Bedarf ordnen Sie Einzelposten den entsprechenden XML-Elementen/-Attributen zu.
  8. Erstellen Sie bei Bedarf Regeln, die bei der Suche nach den korrekten Werten im XML-Code helfen.
  9. Überlegen Sie, ob die Änderung(en) auf alle Rechnungen oder nur jene der aktuellen XML-Rechnungsdefinition angewandt werden soll(en). Klicken Sie auf XML-Definition speichern, um die Änderung nur für die aktuelle XML-Rechnungsdefinition (also den aktuellen Lieferanten) zu speichern. Klicken Sie auf XML-Profil speichern, falls Sie die Regel unabhängig von der XML-Rechnungsdefinition auf alle XML-Rechnungen anwenden möchten, die mit dem XML-Rechnungsprofil übereinstimmen.

    Wenn Sie auf XML-Profil speichern klicken, werden Sie aufgefordert zu bestätigen, dass Sie die Änderungen des Profils wirklich speichern möchten, falls Sie aus Versehen auf die Schaltfläche geklickt haben.

  10. Schließen Sie das Dialogfeld, wenn Sie fertig sind. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie mit der Optimierung der XML-Rechnungsdefinition bzw. des XML-Rechnungsprofils fertig sind (falls eine Definition nicht gespeichert wurde). Wählen Sie Ja aus (wenn Sie Nein auswählen, bleibt der Status der XML-Rechnungsdefinition bzw. des XML-Rechnungsprofils in Optimize mit 99 versehen und Sie können sie/es erneut öffnen, um weiter daran zu arbeiten).
    Wenn Stammdaten verwendet werden, werden Sie auch zum Bestätigen aufgefordert.

Alle Rechnungen, die zu der Rechnungsdefinition oder dem Rechnungsprofil gehören und den Status Gescannt haben, werden erneut mit der aktualisierten XML-Rechnungsdefinition/dem aktualisierten XML-Rechnungsprofil interpretiert.

Der Fluss von XML-Rechnungen in Optimize

(Klicken Sie hier, um eine Abbildung des Flussdiagramms in einem separaten Fenster anzuzeigen)

Optimize kann XML-Rechnungen entweder von Verify oder Interpret erhalten (es sei denn, Rechnungen von unbekannten Lieferanten werden davon abgehalten, automatisch an Optimize übermittelt zu werden).

Wenn Sie eine XML-Rechnungsdefinition oder ein XML-Rechnungsprofil in Optimizeöffnen, wird sie/es im XML-Mapper angezeigt. Hier ordnen Sie Rechnungsfelder den entsprechenden XML-Elementen zu. Wenn Sie das Dialogfeld schließen, werden Sie gefragt, ob Sie fertig sind. Sie haben die folgenden Möglichkeiten:

  • Ja

    Wenn Sie diese Option wählen:

    • Der Name, die Nummer und die Beschreibung der Rechnungsdefinition werden aktualisiert (gilt nicht wenn keine Definition gespeichert wurde und derzeit nur ein Profil vorhanden ist).
    • Das Dialogfeld und die Rechnungsdefinition werden geschlossen.
    • Der Optimize-Status wird auf 0 gesetzt.
    • Sie überspringen die nächste XML-Rechnungsdefinition oder das nächste XML-Rechnungsprofil, welche optimiert werden müssen.

    Die XML-Rechnungsdefinition oder das XML-Rechnungsprofil können jetzt in der Produktion verwendet werden.

  • Nein

    Wenn Sie diese Option wählen:

    • Das Dialogfeld und die Rechnungsdefinition/das Rechnungsprofil werden geschlossen.
    • Der Optimize-Status bleibt unverändert.

    Sie müssen erneut auf die XML-Rechnungsdefinition oder das XML-Rechnungsprofil klicken, um den XML-Mapper zu öffnen und weiter damit arbeiten zu können.

  • Abbrechen
    Das Dialogfeld der Meldung wird geschlossen und Sie kehren zur Rechnungsdefinition im XML-Mapper zurück.