Anhand von Stammdaten lässt sich Kofax ReadSoft Invoices mit Lieferanten- und Käuferinformationen aus einem Buchhaltungssystem integrieren. Dies eröffnet Ihnen eine Reihe von Klassifizierungs- und Identifizierungsmöglichkeiten. Wenn Sie Stammdaten verwenden möchten, müssen Sie Stammdaten importieren und angeben, dass Stammdaten verwendet werden sollen.

Weitere Informationen dazu, welche Felder in den Stammdaten und der Importspezifikation zulässig sind, finden Sie hier.

Bei der Verwendung von Stammdaten in Kombination mit Definitionen in Kofax ReadSoft Invoices gibt es drei Hauptoptionen:

• Nur Stammdaten (empfohlen, wenn Stammdaten verfügbar sind)

  Rechnungsdefinitionsnamen stammen aus dem Lieferantenregister, das durch den Import der Stammdaten erstellt wurde. Wenn zum ersten Mal eine Rechnung von einem bestimmten Lieferanten in Kofax ReadSoft Invoices eingeht, wird versucht, Lieferanten in der Rechnung zu finden und diese mit der Lieferantendatenbank zu vergleichen. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, erhält die Definition für diese Rechnung den Namen und die Kennung des jeweiligen Lieferanten. Wenn Sie die Rechnung mit Verify akzeptieren, wird die Definition von Kofax ReadSoft Invoices erstellt.

  Wenn eine unbekannte Rechnung in Verify eingeht, können Sie nur Lieferanten aus dem Lieferantenregister auswählen. Wenn gleichermaßen eine unbekannte Rechnungsdefinition in Optimize eingeht, können Sie ebenfalls nur Lieferanten aus dem Lieferantenverzeichnis auswählen.

  Wenn ein Lieferant mehrere Rechnungslayouts verwendet, können Sie in Verify oder Optimize eine Definition für jedes Layout erstellen. (Dabei muss die Lieferantenbeschreibung leicht variieren.) Die Definitionen sind mit demselben Lieferantendatensatz verknüpft und haben dieselbe Kennung.

  Dieses Szenario vereinfacht das Erstellen von Definitionen, da nur minimale Dateneinträge von Hand für die Benennung erforderlich sind.

  Wählen Sie bei diesem Szenario beide Optionen im Dialogfeld Stammdatenrichtlinien.

• Keine Stammdaten (die einzige Option, wenn keine Stammdaten zur Verfügung stehen)

  Sie erstellen die Lieferantennamen und -Kennungen manuell. Diese werden zur Layoutbasis für diesen Lieferanten. Wenn ein Lieferant mehrere Rechnungslayouts verwendet, wird eine Definition für jedes Layout erstellt. Dabei muss der Name oder die Lieferantenbeschreibung leicht variieren. In Optimize müssen Sie dann geeignete, eindeutige Kennungsfelder angeben, mit denen die Definition identifiziert werden kann.

  In Verify können Sie selbstverständlich neue Definitionen erstellen, indem Sie neue Namen schreiben. Hier können Sie aber keine Kennungen angeben. Diese können nur in Optimize festgelegt werden.

  Dieses Szenario passt, wenn Stammdaten nicht zur Verfügung stehen oder wenn Lieferantendaten bei der Ermittlung der Lieferantenidentität als normale Felder in der Rechnung erfasst und an das Zielsystem weitergegeben werden.

  Wählen Sie bei diesem Szenario keine der Optionen im Dialogfeld Stammdatenrichtlinien.

• Stammdaten und manuell erstellte Definitionsnamen (nicht empfohlen)

  Dies Szenario ähnelt dem ersten. Hierbei können Sie allerdings in Optimize und Verify auch neue Lieferantennamen eingeben. Diese Namen werden nicht zu den Stammdaten hinzugefügt, sondern sind nur in der Liste der Definitionsnamen enthalten.

  Dies bedeutet, Sie können den Lieferantennamen aus der Lieferantenliste der Stammdaten oder aus der Liste der Definitionen wählen oder einen neuen erstellen.

  Dieses Szenario eignet sich nicht für die Praxis. Die Unterscheidung zwischen einem Lieferanten und einer Definition kann unklar werden und die Ausgabe an das Zielsystem verlässt sich auf eine klare Strategie für die Benennung von Definitionen und das Bereitstellen von eindeutigen Kennungen.

  Wenn möglich, verwenden Sie dieses Szenario nicht.

  Wählen Sie bei diesem Szenario nur die erste Einstellung im Dialogfeld Stammdatenrichtlinien.