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Verbessern der Käuferidentifizierung

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Verbesserung der Käuferidentifizierung (und somit der Interpretation von Rechnungen):

  • Hinzufügen von Feldern für die Käuferidentifizierung
  • Erstellen von Käufervarianten in den Stammdaten

Hinzufügen von Feldern für die Käuferidentifizierung

Die Standardfelder zur Identifizierung von Käufern sind Name1, Name2, NameSupplement1, NameSupplement2, and VATRegistrationNumber. Sie können dieser Liste weitere Felder mit der Einstellung BuyerExtraIdentifierFields in Eiglobal.ini hinzufügen. (Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu INI-Dateien.) Verwenden Sie diesen Eintrag nur, wenn Sie sich sicher sind, dass sich mit den hinzugefügten Feldern ein Käufer eindeutig identifizieren lässt.

Tipp Seien Sie bei Feldern mit numerischen Werten vorsichtig. Anhand solcher Felder lassen sich Käufer zwar identifizieren, aber die Feldwerte können in anderen Feldern auch in Rechnungen von anderen Käufern auftreten. So ist z. B. der Wert des POBox-Felds für jeden Käufer eindeutig, aber entsprechende Werte kommen möglicherweise auch in Betragsfeldern vor. So hat ein Käufer vielleicht die Postfachnummer „20“, doch „20“ kann auf anderen Rechnungen durchaus auch als Betrag oder Mengenangabe vorkommen. Bei Rechnungen von verschiedenen Käufern ist der Wert des POBox-Feldes in diesem Fall nicht mehr eindeutig.
Hinweis Wenn Kofax ReadSoft Invoices mehr als eine Übereinstimmung basierend auf einem der oben aufgeführten Namensfeldern findet, werden die Felder PObox, Street, StreetSupplement, PostalCode und City zum Ermitteln des richtigen Käufers herangezogen. Sie können alle dieser Felder auch in BuyerExtraIdentifierFields verwenden, wenn sich ein Käufer damit eindeutig identifizieren lässt.

Erstellen von Käufervarianten in den Stammdaten

Zur Verbesserung der Identifizierung von Käufern können Sie in den Stammdaten Varianten des Käufereintrags erstellen. Die Namen von Käufern sind aufgrund von unterschiedlichen Schreibweisen nicht immer in allen Rechnungen gleich. Wenn die Stammdaten mögliche Varianten enthalten, erleichtert dies die Identifizierung des Käufers in Kofax ReadSoft Invoices.

Als Beispiel soll ein fiktiver Käufer aus Deutschland, die Häckel und Weiss GmbH, dienen. Der Eintrag in den Stammdaten lautet wahrscheinlich „Häckel und Weiss GmbH“. Die Lieferanten verwenden jedoch möglicherweise andere Schreibweisen, wie „Häckel“ und Weiss“,„Haeckel und Weiss GmbH“. Zudem erscheint der Name möglicherweise auch als intern verwendeter Name wie „Firma 1234“. Wenn Sie diese Varianten zu den Stammdaten hinzufügen, lässt sich der Käufer beim Verarbeiten von Rechnungen mit diesen abweichenden Schreibweisen leichter identifizieren.