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Erstellen oder Bearbeiten eines Posteingangs

Noch bevor Verify-Benutzer den Vorteil eines Posteingangs nutzen können, muss ein Administrator ihn einrichten.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Posteingang zu erstellen oder zu bearbeiten:

  1. Wählen Sie in Manager Einstellungen > Posteingangskonfiguration um das Dialogfeld Posteingangskonfiguration anzuzeigen.
  2. Optional: Klicken Sie auf Rollen und Benutzer bearbeiten, erstellen Sie neue Posteingangsrollen und weisen Sie ihnen Kofax ReadSoft Invoices-Benutzer zu. (Sie können diesen Schritt bei Bedarf auch nach den anderen ausführen).
  3. Klicken Sie auf Ordner bearbeiten, um das Dialogfeld Posteingangsordner bearbeiten anzuzeigen. Hier können Sie Ordneransichten für die Benutzer von Verify erstellen.
  4. Erstellen Sie einen neuen Ordner:
    1. Klicken Sie auf (Stammordner hinzufügen). Es wird eine neue Ordneransicht geöffnet. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein.
    2. Optional: Legen Sie unter der Einstellung Benutzerautorisierungsrolle fest, welche Benutzer den Ordner sehen können. (Benutzer mit der ausgewählten Rolle können den Ordner sehen.)
  5. Erstellen Sie einen Unterordner, der eine Gruppe von Rechnungen repräsentiert:
    1. Klicken Sie auf (Untergeordneten Knoten hinzufügen). Die Einstellung Ordnerüberschrift wird geöffnet, wo Sie einen Namen für den Ordner eingeben können.
    2. Optional: Legen Sie unter der Einstellung Benutzerautorisierungsrolle fest, welche Benutzer den Ordner sehen können. (Benutzer mit der ausgewählten Rolle können den Ordner sehen.)
    3. Wählen Sie „Untergeordnet“ und dann die Option Auswahlkriterien auf diesen Ordner/diese Gruppe anwenden aus.

      Beachten Sie, dass sich das Symbol für den Knoten ändert. Wenn später in Verify auf diesen Knoten doppelgeklickt wird, wird eine Liste von Rechnungen angezeigt, die auf den Kriterien, die Sie unter Kriterien festlegen, basiert.

    4. Legen Sie die Kriterien-Einstellungen für den zurzeit ausgewählten Knoten fest. Mit jedem Element, das Sie auswählen oder definieren, stellen Sie eine Bedingung auf, die erfüllt sein muss, damit eine Rechnung in der Rechnungsliste des ausgewählten Knotens angezeigt wird. Wenn Sie zum Beispiel Feldfehler in der Statusliste auswählen, werden nur Rechnungen mit dem Status Feldfehler angezeigt. Wenn Sie zusätzliche Kriterien auswählen, müssen auch diese zutreffen, damit die Rechnungen angezeigt werden.
  6. Wiederholen Sie obigen Schritte bis Sie Ordner, Unterordner und Kriterien, welche die Rechnungen auf eine für Sie bedeutungsvolle Art und Weise in Ihrem eigenen Produktionssystem organisieren.
  7. Empfehlung: Verschieben Sie gewählte Elemente mit den Pfeiltaste in eine logische Anordnung nach oben oder unten.
  8. Klicken Sie auf OK um das Dialogfeld Ordner bearbeiten zu schließen.
  9. Optional: Klicken Sie auf Spalten bearbeiten um das Dialogfeld Spalten bearbeiten anzuzeigen, in dem Sie definieren können, welche Spalten in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen.
  10. Optional: Klicken Sie auf Feldreihenfolge für Verify bearbeiten, um das Dialogfeld Feldreihenfolge für Verify zu öffnen, in dem Sie die Reihenfolge festlegen können, in der die Felder für Verify-Benutzer angezeigt werden.

Ein Paar Tipps

  1. Stellen Sie sicher, dass jede Rolle Benutzer enthält, die alle Aufgaben, die notwendig sind, um ReadSoft Invoices zu betreiben, durchführen können. Vermeiden Sie Situationen, in denen kein Administrator erreichbar ist und kein Benutzer einen bestimmten Posteingangsordner verarbeiten kann.
  2. ReadSoft Invoices bietet sehr viel Flexibilität, was Rollen und die Erstellung von Posteingangsordner betrifft. Vermeiden Sie es allerdings, unnötig verschachtelte und komplizierte Systeme mit Rollen und Posteingangsordnern zu erstellen.