Bilddateien können auf verschiedene Arten in das Kofax ReadSoft Invoices-System gelangen:

1. Wenn Sie Rechnungen scannen, werden Bilddateien (im TIFF-Format) erstellt und in einem eigenen Bildordner gespeichert. (Wie Bilddateien von Kofax ReadSoft Invoices benannt werden.) Die Bildqualität und die Dateigröße hängen von der Scannerbeschreibung ab, die in der Scan-Jobbeschreibung unter anderem ausgewählt wird. (Weitere Informationen.)
2. Bilddateien können auch in das System importiert werden. Dabei werden verschiedene Formate unterstützt. Mehrbilddateien werden ebenfalls unterstützt.

Unabhängig davon, wie ein Rechnungsbild in das System gelangt, wird der Name der Datei mit den Rechnungsdaten in der Kofax ReadSoft Invoices-Datenbank gespeichert.

• Wenn die Einstellung für Quelle Intern ist, verschiebt Interpret die Bilddateien nicht.
• Wenn die Einstellung für Quelle Rechnungsbilddateien importieren ist, verschiebt Interpret die Bilddateien, abhängig vom Interpretationsergebnis, an einen neuen Speicherort. Falls nicht anders angegeben, werden sie in Unterordner des Quellordners verschoben, nämlich \ident oder \error.

Die Bilddateien werden während der Überprüfung nicht verschoben oder gelöscht, auch nicht, wenn ein Verify-Benutzer eine Rechnung löscht. Dies bedeutet, dass eine versehentlich gelöschte Rechnung wiederhergestellt werden kann.

Der Transferjob ist in den meisten Fällen dafür konfiguriert, Rechnungsbilder aus den Kofax ReadSoft Invoices-Ordnern an einen Ort zu verschieben, wo sie gespeichert (archiviert) werden können.

Andernfalls muss ein Administrator die Bilder von Hand löschen oder verschieben.

Die Namen der Dateien werden zusammen mit dem Rest der Rechnungsdaten übertragen , wenn Sie die entsprechende Systemvariable (z. B. #Pages) in die Transaktionsbeschreibung einfügen.

Bilder können während des Transfers auch in ein anderes Format umgewandelt werden. Verwenden Sie hierfür die Einstellungen unter Bild in der Transferjobbeschreibung. Eine weitere Option in den Einstellungen unter Bild ist Mehrseitige Rechnung als Mehrbild-TIFF übertragen.

Während des gesamten Prozesses werden die Bilder von Rechnungsanhängen zusammen mit den entsprechenden Rechnungsbildern aufbewahrt

Ein anderer Art von Rechnungsbild, die im System verwendet wird, ist eine Musterrechnung.

• Beschränken Sie den Zugriff auf Bildordner. (Siehe Warnung oben).
• Kofax ReadSoft Invoices selbst löscht niemals Bilddateien; es verschiebt sie nur in bestimmte Ordner, wie oben beschrieben. Deshalb benötigt jedes Unternehmen routinemäßige Verfahren, um Rechnungsbilddateien zu verschieben und ggf. in ein Archivsystem hochzuladen.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Ordner und Unterordner, welche Rechnungsbilder enthalten (besonders den Unterordner \error, wenn Sie Bilder importieren). Bilder können beschädigt werden oder andere Probleme haben.

Untersuchen Sie jede Bilddatei im Ordner, zum Beispiel das Datum. Bilder, die älter sind als sie angesichts ihrer Firmenroutinen für das Verschieben oder Löschen dieser Dateien (siehe oben) sein sollten, haben höchstwahrscheinlich ein Problem.

Wenn eine Bilddatei schreibgeschützt ist, ändern Sie dies manuell. Sobald das Problem behoben ist, können die Bilddateien zurück in den Importordner verschoben werden.

Wenn eine Bilddatei beschädigt ist, suchen Sie die ursprüngliche Papierrechnung und scannen Sie diese erneut.

• Stellen Sie sicher, dass die Bilddateien regelmäßig gesichert werden.
• Stellen Sie sicher, dass für die Bilddateien genügend Festplattenspeicher zur Verfügung steht.