Sortieren von Rechnungen: Übersicht
Kofax ReadSoft Invoices kann Rechnungen automatisch nach Käufer, Lieferant, Land und Rechnungstyp sortieren. Durch die Sortierung wird der manuelle Arbeitsaufwand für den Scan-Benutzer reduziert und die Weiterleitung von Rechnungen automatisiert. Sobald Käufer und Rechnungstyp identifiziert sind, weiß Kofax ReadSoft Invoices, welches Rechnungsprofil zum Verarbeiten der Rechnung zu verwenden ist.
- Käuferidentifikation (juristische Person) – Kofax ReadSoft Invoices kann Käufer auf jeder Rechnung automatisch suchen und identifizieren, sobald Sie ein Käuferregister durch den Import der Stammdaten erstellt haben.
- Lieferantenidentifizierung – Kofax ReadSoft Invoices kann anhand der Kontonummern in den Rechnungen den richtigen Lieferanten im Lieferantenverzeichnis identifizieren, das durch das Importieren von Stammdaten erstellt wurde.
- Sortieren nach Land – Kofax ReadSoft Invoices kann durch Identifizierung des Lieferanten auch das Ursprungsland einer Rechnung erkennen. Mit diesen Informationen können Sie Posteingangsordner erstellen, die Ihre Rechnungen nach Ländern organisieren. Rechnungen können auch entsprechend Ihrem Ursprungsland weitergeleitet und verifiziert werden.
- Klassifizierung von Rechnungen – Kofax ReadSoft Invoices kann zwischen Rechnungen ohne Bestellbezug (FI), Rechnungen mit Bestellbezug (MM) und Gutschriften unterscheiden und danach sortieren.
Käuferidentifizierung
Zur Identifizierung des Käufers wird Text in der Rechnung mit Informationen im Käuferverzeichnis verglichen.
Jeder Käufer hat eine Unternehmensgruppenkennung, und dies beeinflusst den restlichen Vorgang.
Szenario
In einer normalenKofax ReadSoft Invoices-Installation gibt es für jedes Land und jeden Rechnungstyp ein Rechnungsprofil. Normalerweise gibt es für jedes Land einen anderen Käufer. Die Identifizierung erfolgt anhand der Käufer- und Lieferantenregister, und der Posteingang ist so konfiguriert, dass die Rechnungen nach Käufer, Land und Rechnungstyp sortiert werden.
Rechnungsidentifizierung
Wenn Kofax ReadSoft Invoices keine übereinstimmende Rechnungsdefinitiondefinition finden kann, versucht es den Lieferanten zu identifizieren.
Wenn Kofax ReadSoft Invoices eine Rechnung anhand von Kennungen ermittelt, wird die die Rechnung identifiziertidentifiziert, mit dem korrekten Rechnungsprofil interpretiert und zum Verify-Posteingang gesendet.
Lieferantenidentifizierung
Kofax ReadSoft Invoices identifiziert den Lieferanten durch den Vergleich von Rechnungsfeldern mit Informationen im Lieferantenverzeichnis. Damit wird die Auswahl an möglichen Rechnungsprofilen eingegrenzt.
Es werden nur Lieferanten mit einer Unternehmensgruppenkennung berücksichtigt, die der ID des identifizierten Käufers entspricht.
Sortieren nach Land
Kofax ReadSoft Invoices ermittelt das Ursprungsland der Rechnung anhand der Käufer- und Lieferanteninformationen. Damit wird die Auswahl an möglichen Rechnungsprofilen weiter begrenzt.
Klassifizierung von Rechnungen
Wenn immer noch mehr als ein Rechnungsprofil zur Auswahl stehen, sucht Kofax ReadSoft Invoices nach weiteren Schlüsselfeldern, um den Rechnungstyp zu ermitteln und die Rechnung mit dem richtigen Rechnungsprofil zu interpretieren.
Eine neue Rechnungsdefinition wird erstellt und die Rechnung wird an den Verify-Posteingang gesendet.
