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Dokumententrennung: Übersicht

Dokumententrennung wird die Fähigkeit von Kofax ReadSoft Invoices, zu erkennen, wo eine mehrseitige Rechnung endet und die nächste beginnt, wenn die Rechnungen im Batch-Modus zusammen gescannt werden. Das gilt auch für Rechnungsbilder, die importiert oder aus E-Mails mithilfe von Collector erfasst werden. Kofax ReadSoft Invoices kann entweder die leeren Seiten erkennen, die Sie zwischen die Rechnungen einlegen, oder Barcodes, die in der Regel auf der ersten Seite aufgedruckt sind.

Das Einrichten dieser Funktion ist abhängig davon, wie Rechnungen in das System gelangen:

Rechnungsbilder werden importiert

  1. In Manager öffnen Sie eine vorhandene Jobbeschreibung oder erstellen eine neue.
  2. Wählen Sie in den Einstellungen unter Allgemeines unter „Interpret“ die Option Batch-Modus verwenden.
  3. In den Einstellungen unter Quellen, wählen Sie „Rechnungsbilddateien importieren“.
  4. Klicken Sie auf Konfigurieren und geben Sie den Speicherort des Quellenverzeichnisses an.

    Wenn dieser Job ausgeführt wird, sucht Kofax ReadSoft Invoices Unterordner im Quellverzeichnis. Jeder Unterordner wird zu einem separaten Batch. Falls kein Ordner gefunden wird, werden keine Batches erstellt.

  5. Klicken Sie auf Weitere Optionen, und wählen Sie „Mehrbilddateien importieren“ und dann Mehrseitige Rechnungen oder Rechnungen mit Anhängen aus.


Die Rechnungen werden mithilfe von Collector aus E-Mails erfasst

  1. In Manager öffnen Sie eine vorhandene Jobbeschreibung oder erstellen eine neue.
  2. Wählen Sie in den Einstellungen unter Allgemeines unter „Interpret“ die Option Batch-Modus verwenden.
  3. Wählen Sie in den Quelleneinstellungen die Option Erweiterung der Datenquelle und dann ReadSoft Collector.
  4. Klicken Sie auf Konfigurieren, und wählen Sie auf der Registerkarte Eingabe die gewünschte Eingabequelle. Wenn eine entsprechende Eingabequelle nicht verfügbar ist, können Sie eine neue erstellen oder eine vorhandene anpassen, indem Sie unten im Dialogfenster auf Einstellungen klicken. Klicken Sie in dem angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte Eingabe und dann entweder auf , um eine neue zu erstellen, oder auf , um eine vorhandene zu bearbeiten. Für weitere Informationen zum Einrichten der unterstützten E-Mail-Protokolle klicken Sie im Dialogfeld auf Hilfe.
  5. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Einstellungen und geben Sie an, ob Sie möchten, dass jeder E-Mail-Anhang als separate Rechnung behandelt wird oder die E-Mail selbst und alle Anhänge als eine einzige Rechnung behandelt werden.
    Hinweis Je nachdem, was hier ausgewählt wird, wird für jede E-Mail und ihre Inhalte ein separater Batch erstellt.

Korrigieren der Dokumententrennung

Wenn mehrseitige Rechnungen falsch getrennt sind, nutzen Sie die Funktion „Erneut trennen“ in Verify, um

  • Rechnungsseiten zusammenzuführen, die falsch getrennt wurden.
  • Die Seiten von Rechnungen zu trennen, die fälschlicherweise zusammengefasst wurden.
Hinweis aufeinanderfolgendeaufeinanderfolgende Rechnungsseiten verbinden und trennen (basierend auf der Reihenfolge, in der sie eingescannt wurden).

Rechnungen erneut zu trennen, ist ein zweistufiger Vorgang:

  1. Seiten zur erneuten Trennung versenden.
  2. Dokumenttrennung korrigieren.