Das Scan-Modul wird zum Scannen von Rechnungen verwendet, nachdem Sie Rechnungsprofile erstellt haben. Hierbei werden die Bilder der Rechnungen als TIFF-Dateien (Tag Image File Format) gespeichert, die von anderen Kofax ReadSoft Invoices-Modulen verwendet werden. Sie können Kofax ReadSoft Invoices auch anweisen, die TIFF-Dateien zu Archivierungszwecken oder zur Verarbeitung außerhalb des Programms zu speichern.

Um den Vorgang zu starten, müssen Sie zunächst eine Scan-Jobbeschreibung öffnen oder erstellen, die anzeigt, welches Rechnungsprofil Scan bei der Bearbeitung von Rechnungen verwenden soll. Anhand des Rechnungsprofils erkennt Scan, welche Scannerbeschreibung verwendet werden soll.

Dann starten Sie den Job, indem Sie Job > Starten wählen. Scan startet den angeschlossenen Scanner und verarbeitet und speichert dann die Bilder der Rechnungen, die vom Scanner eintreffen.

Wenn Sie einen Scan-Job starten, erscheint ein Informationsfeld mit dem aktuellen Systemstatus sowie Datum und Uhrzeit, wobei das Format von Datum und Uhrzeit von Ihren Windows-Einstellungen abhängt. Wenn Sie mit dem Scannen beginnen, erscheinen in dem Feld darüber hinaus auch Startdatum, Startzeit und verstrichene Zeit. Zusätzlich sehen Sie auf dem Bildschirm ein Balkendiagramm, das anzeigt, wie viele Rechnungen bereits gescannt wurden. Die Gesamtzahl der Rechnungen sowie die Gesamtzahl der Seiten, aus denen sie bestehen, werden separat ausgewiesen.

Scan unterstützt auch die Batchverarbeitung gescannter Rechnungen, sodass Sie ganze Stapel von Rechnungen zusammen verarbeiten können, was die Organisation von Arbeitsabläufen erleichtert.

Beim Scannen kann es zu einer Reihe von Situationen kommen, die einen Benutzereingriff erfordern, zum Beispiel ein leerer Dokumenteneinzug oder ein Papierstau. Wenn eine solche Situation eintritt, zeigt Kofax ReadSoft Invoices eine Meldung an, die die Situation beschreibt, und Sie können Korrekturen vornehmen und den Scanvorgang fortsetzen oder abbrechen. Weitere Informationen.