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Verwendung einer Wertekennung zur Identifizierung des Layouts einer Rechnung: Übersicht

In Fällen, in denen die Rechnungen von mehreren Lieferanten genau gleich aussehen (d. h., dasselbe Layout verwenden), kann eine Wertekennung zur Verbesserung der Interpretation verwendet werden, indem sie es ermöglicht, das Layout anhand von gedruckten Informationen (z. B. einer Nummer) zu identifizieren, und zwar auch dann, wenn der Lieferant nicht identifiziert werden kann.

Auf dieselbe Weise kann auch das automatische Lernen beschleunigt werden. Wenn die erste Rechnung eines Lieferanten verarbeitet wird, kann (vorausgesetzt, es wurde zuvor eine Rechnung mit demselben Layout für einen anderen Lieferant verarbeitet), die Definition automatisch auf der Grundlage der Layoutkennung der zuvor verarbeiteten Rechnung(en) gelernt werden.

Wurde der Lieferant in Interpret nicht automatisch identifiziert, das Layout hingegen schon, werden außerdem alle Definitionen im System, die zuvor mit demselben Layout verarbeitet wurden, in Verify unter dem Feld Lieferant angezeigt. Sie stehen dem Benutzer dort für eine einfache Auswahl zur Verfügung, so dass er die Lieferantnummer nicht einzugeben braucht.

So legen Sie eine Wertekennung als Layoutkennung fest

  1. Klicken Sie im Manager auf die Objektleiste Rechnungsprofile.
  2. Klicken Sie doppelt auf das Rechnungsprofil, um es zu öffnen und seine Komponenten anzuzeigen.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Kennungsprofile unter dem Rechnungsprofil, mit dem Sie arbeiten, und wählen Sie die Wertekennung aus, die als Layoutkennung verwendet werden soll.
  4. Wählen Sie in den Einstellungen unter Allgemeines die Option Als Layoutkennung verwenden.
  5. Klicken Sie auf OK, um das Kennungsprofil zu speichern.
  6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Rechnungsprofil und wählen Sie Speichern.
    Hinweis Pro Rechnungsprofil kann nur eine Layoutkennung festgelegt werden.

So funktioniert es

Interpret versucht zunächst, Rechnungen anhand von Stammdaten und ohne Verwendung von Layoutkennungen mit Definitionen abzugleichen. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, sucht es dann nach Definitionen mit passenden Layoutkennungen.

Kann nur eine Layoutkennung zugeordnet werden, wird die passende Definition dazu verwendet, die Interpretation zu verbessern und die neu erstellte Definition automatisch zu lernen.

Beispiel

Aufgrund staatlicher Vorschriften haben alle chinesischen Rechnungen, die für denselben Zweck verwendet werden, das gleiche Layout, das einen bestimmten Rechnungscode enthält. Die Verwendung von Gummistempeln, mit denen die Rechnungen bei der Verarbeitung unterschiedlich gekennzeichnet werden, macht ist es oft schwierig, den Lieferanten automatisch zu identifizieren. Daher werden im chinesischen Standardprofil zwei Kennungen verwendet:

  • Die Steuernummer des Lieferanten wird als Standardkennung festgelegt. Sie dient zwar zur Identifizierung des Lieferanten, aber Kofax ReadSoft Invoices kann sie möglicherweise nicht erkennen, weil z. B. weil Stempelabdrücke dem entgegenstehen.
  • Der Rechnungscode wird als Layoutkennung festgelegt. Er dient zur Identifizierung des zugrunde liegenden Layouts.

Wenn Kofax ReadSoft Invoices also die Steuernummer für eine Rechnung in Interpret erkennen kann, wird die entsprechende Definition automatisch zur Identifizierung des Lieferanten verwendet. Sollte Kofax ReadSoft Invoices die Nummer aus irgendeinem Grund nicht lesen können, wird eine Definition mit den Informationen aus früheren Definitionen erstellt, die stattdessen das gleiche Layout verwenden. Dann kann der Benutzer entweder den Lieferanten aus entsprechenden Liste auswählen, für die diese Rechnungen zuvor zugeordnet wurden, oder er kann die Steuernummer manuell eingeben.