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Welche Rechnungsdefinitionen benötigen Optimierung?

Es gilt die folgende Daumenregel: Optimize Rechnungsdefinitionen für wichtige Lieferanten.

Welche Lieferanten in Ihrem System als wichtig gelten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Nachstehend finden Sie ein Verfahren, um eine Rechnungsdefinition für die Optimierung auszuwählen:

  1. Sortieren Sie im Dialogfeld Rechnungsdefinitionen die Rechnungsdefinitionen nach der Spalte „Häufigkeit insgesamt“.
  2. Wählen Sie eine Menge von Rechnungsdefinitionen aus, die zusammen repräsentativ für viele verarbeitete Rechnungen für Ihre Firma repräsentativ sind. Wählen Sie beispielsweise alle Rechnungsdefinitionen aus, die 75 Mal oder mehr verwendet worden sind.
    Tipp Nun mag es neuere Lieferanten geben, die vielleicht 25 Rechnungen in den letzten beiden Monaten geschickt haben. Um diese zu berücksichtigen, können Sie die Liste so filtern, dass nur die Lieferanten aufgeführt sind, die durchschnittlich 10 Rechnungen pro Monat schicken.
  3. Welche Rechnungen wichtig sind, ergibt sich in diesem Zusammenhang aus der gesamten Arbeitszeit, die Verify-Bediener mit ihnen verbringen. Wählen Sie deshalb Lieferanten ab, die unter Berücksichtigung dieser Kriterien nicht so wichtig sind.

    Alternativ können Sie auch genau die Lieferanten auswählen, mit denen Verify-Bediener am meisten Zeit verbringen. ReadSoft Sie können mit Reporter die benötigten Statistiken zusammenstellen, falls sie noch nicht bekannt sein sollten.

  4. Wählen Sie Lieferanten ab, von denen Sie wissen, dass sie nicht mehr aktiv sind.
Versuchen Sie Lieferanten zu berücksichtigen, die für ungefähr 75 % oder mehr der eingehenden Rechnungen verantwortlich sind, oder Lieferanten, die während der Verarbeitung in Verify im meisten Zeit benötigen.

Wichtig zu wissen

  • Wenn im System viele schlecht optimierte Rechnungsdefinitionen vorhanden sind, kann dies dazu führen, dass Kofax ReadSoft Invoices weniger effizient arbeitet, als wenn diese Rechnungsdefinition nie optimiert worden wären.
  • Schon geringfügige Verbesserungen bei häufig verwendeten Rechnungsdefinitionen können die Verifizierung bedeutend beschleunigen.
  • Es wird empfohlen, normalerweise nur die offensichtlichsten Einstellungen von Rechnungsdefinitionen zu ändern, weil:
    • Verify-Bediener könnten mit automatisierten Vorgängen Einstellungen von Rechnungsdefinitionen zu überschreiben, die in Optimize manuell angepasst wurden.
    • Wenn Rechnungsdefinitionen manuell hochgezüchtet werden, kann dies die Erkennungsleistung verbessern, solange die Umgebungsbedingungen (Scannermodell, -zustand und -einstellungen, Status von Datenbanken, Version von Kofax ReadSoft Invoices usw.) gleich bleiben. Wenn sich diese Bedingungen ändern, sinkt die Erkennungsleistung möglicherweise ab.

Das Ziel ist, die Interpretationsleistung mit möglichst geringem Arbeitsaufwand in Optimize zu verbessern.

Empfehlung: Erstellen Sie einen Wartungsplan der automatisch in regelmäßigen Intervallen unerwünschte Rechnungsdefinitionen löscht.