Verhindern, dass XML-Rechnungen automatisch an Optimize gesandt werden
XML-Rechnungen von Lieferanten, die neu im System sind, und jene, die von den unterstützten Standards abweichen, müssen optimiert werden, damit das System die Lieferantendaten lernt und spätere XML-Rechnungen automatisch verarbeitet werden können.
- Öffnen Sie eine Kofax ReadSoft Invoices-Jobbeschreibung, die verwendet wird, um XML-Rechnungen zu verarbeiten.
- Wählen Sie Interpret > Quelle und klicken Sie auf Konfigurieren. Das Dialogfeld Collector Jobkonfiguration wird geöffnet.
- Stellen Sie sicher, dass in der Registerkarte XML Intelligente XML-Funktion bei XML-Dateien verwenden ausgewählt wurde.
- Rechnungen nicht automatisch an Optimize senden, wenn der Lieferantenname nicht extrahiert/identifiziert werden kann auswählen
- Klicken Sie auf OK.
XML-Rechnungsdefinitionen werden normalerweise in Verbindung mit der ersten XML-Rechnung, die von einem Lieferanten empfangen wird, optimiert. Diese Rechnungen werden nicht in Verify angezeigt, bevor dieser Schritt abgeschlossen ist.
Falls Sie diese Rechnungen in Verify sehen möchten, bevor sie an Optimize gesandt werden, können Sie verhindern, dass Collector XML-Rechnungen von neuen Lieferanten automaitsch direkt an Optimize sendet. Die Vorgehensweise wird unten beschrieben.
Beachten Sie aber bitte, dass dies nicht empfohlen wird. Sie können sie in Verify ohnehin nicht akzeptieren, da der Lieferant/Käufer von XML-Rechnungen dort nicht angepasst werden kann. Um sie weiter verarbeiten zu können, müssen Sie sie manuell von Verify an Optimize senden, indem Sie Rechnung > Speichern in Optimize verwenden.
Falls Sie sich Sorgen machen, dass Sie Rechnungen übersehen, die nicht in Verify angezeigt werden, gibt es andere Möglichkeiten, Ihr System/Ihre Abläufe anzupassen, um diese Rechnungen sichtbar zu machen:
- Suchen Sie im Manager-Modul regelmäßig nach XML-Rechnungsdefinitionen mit dem Status 99, in deren System sich Rechnungen befinden.
- Suchen Sie in Optimize regelmäßig (z. B. einmal täglich/wöchentlich) nach XML-Rechnungsdefinitionen mit dem Status 99 oder mit einem benutzerdefinierten Status, der für sie festgelegt wurde.
- Richten Sie einen Posteingangsordner in Verify ein, in dem Rechnungen gesammelt werden, die im System hängen bleiben.
Um zu verhindern, dass XML-Rechnungen automatisch an Optimize gesandt werden, wenn sie von neuen Lieferanten kommen:
XML-Rechnungen, die immer automatisch an Optimize gesandt werden
XML-Rechnungen mit diesen Bedingungen werden automatisch an Optimize gesandt, was unabhängig von den Einstellungen des Collector-Jobs passiert:
- Falls der Käufername nicht entnommen werden kann oder leer ist.
- Falls die Rechnung nicht einem der unterstützten XML-Rechnungsstandards entspricht.
- Falls das Lieferantenfeld leer ist oder die Daten in der XML fehlen, erstellt Kofax ReadSoft Invoices eine Rechnungsdefinition, in der der Lieferantenname leer ist. Falls Sie Rechnungen nicht automatisch an Optimize senden, wenn der Lieferantenname nicht extrahiert/identifiziert werden kann auswählen (siehe oben), passiert das gleiche, und die Rechnungen erhalten in Kofax ReadSoft Invoices den Status Nicht identifiziert. Die Rechnungen erscheinen in Verify und Sie können sie dort akzeptieren. Das wird aber nicht empfohlen, da es keine Möglichkeit gibt, festzustellen, ob die richtigen Werte entnommen wurden. Senden Sie sie stattdessen zuerst an Optimize.
- Falls die XML-Definition der Rechnung bereits an Optimize gesandt wurde (sie wurde bereits mit MarkedForOptimize markiert). Die Rechnung wird geparkt, bis die Rechnungsdefinition optimiert wurde.
- Falls <SYSTEM> das einzige Rechnungsprofil ist, dem die Rechnung zugeordnet werden kann.