Wenn Ihr Scanner eine Abzeichnungsfunktion hat, können Sie diese kontrollieren, indem Sie den Scanner selbst anpassen oder die Einstellungen für die Abzeichnungsfunktion in einer Scan-Jobbeschreibung verwenden.

Die mit der Abzeichnungsfunktion gedruckte Zeichenfolge besteht normalerweise aus zwei Teilen: einem Präfix und einem Zähler. Der Zähler ist besonders nützlich und wird am häufigsten verwendet. Die Seiten werden beim Scannen nummeriert und die jeweilige Nummer wird auf die einzelnen Seiten gedruckt. Einige Scanner verfügen darüber hinaus über optionale Platzhalterzeichen, mit denen das aktuelle Datum und die Uhrzeit in verschiedenen Formaten eingefügt werden können. Sie müssen die Platzhalter selbst in das Feld Präfix selbst eingeben.

Manche Scanner unterstützen nur die manuelle Abzeichnung, andere nur die automatische und manche beide Abzeichnungsfunktionen.

Sie können die vertikale Position der Abzeichnungszeichenfolge festlegen, sofern der Scanner dies unterstützt. (Die horizontale Position kann bei den meisten Scannern nicht geändert werden.) Scan speichert den Abzeichnungswert in der Datenbank von Kofax ReadSoft Invoices zusammen mit weiteren Daten zu der Rechnung.Dies schafft eine Verknüpfung zwischen der physikalischen Rechnung und der eingescannten Rechnung.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Rechnungen mithilfe der Abzeichnungsfunktion zu verfolgen:

• Einstellen der Abzeichnungszählerwerte in einer Scan-Jobbeschreibung. Am Anfang jedes Scan-Jobs muss der Benutzer die Abzeichnungswerte eingeben, die verwendet werden sollen. Andernfalls beginnt das Programm wieder mit denselben Werten.
• Datenbankzähler verwenden. Der letzte Abzeichnungswert aus dem letzten Scan-Job wird gespeichert und als Anfangswert für die nächste Abzeichnungszeichenfolge verwendet. Mit anderen Worten, Sie brauchen die Abzeichnungszeichenfolge nicht jedes Mal neu zu starten, wenn Sie einen Scan-Job beginnen. Stattdessen führt der Datenbankzähler die Nummerierung ab der vorhergehenden Abzeichnungszeichenfolge fort.