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Rechnungen mit Anhängen: Übersicht

Einige Rechnungen beinhalten eine oder mehrere Seiten mit Zusatzinformationen wie zum Beispiel Tätigkeitsbeschreibungen, Bestellungsbeschreibungen usw. Diese zusätzlichen Seiten, die dem Hauptteil der Rechnung folgen, werden als Anhänge bezeichnet. Anhänge sehen grundsätzlich anders aus als die Rechnungsseiten selbst.

Kofax ReadSoft Invoices erfasst keine Informationen, die in Anhängen zu finden sind. Sie können jedoch die Bilder der Anhänge speichern.

Scannen

Sie können in einem Scanjob alle Ihre Rechnungen scannen, sowohl die mit Anhang als auch die ohne Anhang. Sie können sogar Anhänge in Batches einbeziehen.

Interpretieren

Interpret kann ermitteln, ob eine Rechnung Anhänge hat. Dazu wird das Erscheinungsbild der ersten und der letzten Seite verglichen. Dies funktioniert folgendermaßen.

Wenn Anhänge vorhanden sind, wird nur die erste Seite der Rechnung interpretiert. Alle übrigen Seiten werden von Interpret wie Anhangsseiten behandelt.

Verifizieren

Der Benutzer kann die letzte Rechnungsseite auswählen. Kofax ReadSoft Invoices kann dann Felder in allen Rechnungsseiten interpretieren.

Verarbeiten von Rechnungen mit Anhängen

So verarbeiten Sie Rechnungen mit Anhängen:

  1. Geben Sie in der Scanjob-Beschreibung an, dass mindestens eine Rechnung Anhänge enthält.
  2. In der Standardtransaktion können Sie Systemvariablen zur Beschreibung der Anhänge verwenden, nämlich #Appendices und/oder #Pages.
  3. Beim Vorbereiten der zu scannenden Rechnungen müssen Sie zwischen alle Rechnungen im Job ein leeres Blatt Papier legen. Dies ist auch dann erforderlich, wenn nur eine Rechnung Anhänge hat.

    Aus diesem Grund ist es ratsam, Rechnungen mit Anhängen getrennt zu verarbeiten. Führen Sie für sie einen eigenen Job aus, anstatt sie zusammen mit einseitigen Rechnungen zu verarbeiten.

  4. Der Verify-Benutzer kann sämtliche Rechnungs- und Anhangsseiten einsehen
  5. Der Mitarbeiter kann jede beliebige Vorderseite als letzte Rechnungsseite festlegen. Verify interpretiert dann die Rechnungsseiten.
    Wenn ein Feld auf einer Seite vorkommt, von der Kofax ReadSoft Invoices keine Daten erfasst, kann der Benutzer den Wert in Verify beim Verifizieren der Rechnung von Hand eingeben.