Verifizieren von Einzelpostenfeldern
Identifizierte Rechnungen
Eine identifizierte Rechnung wurde mit einer erlernten oder bekannten Rechnungsdefinition abgeglichen und interpretiert. Falls Stammdaten verwendet werden, wird die Rechnung mit einem vorhandenen Lieferanten abgeglichen.
Verifizierung identifizierter Rechnungen:
- Beginnen Sie mit der Verifizierung einer Rechnung. Das Dialogfeld Verifizieren und das Rechnungsbild werden angezeigt.
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Wenn alle Felder vollständig und die Werte in den Feldern Lieferant und Lieferantennummer korrekt sind, fahren Sie mit Schritt 6 fort.
- Falls es Feldvorschläge gibt, klicken Sie in der Nummernspalte und blättern Sie durch die Vorschläge, bis Sie den richtigen gefunden haben.
- Falls Interpret das Feld, das Sie erfassen möchten, nicht finden konnte doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie erfassen möchten, auf dem Rechnungsbild. Verify zeichnet einen Rahmen um den Wert und interpretiert ihn.
- Sie können auch ein Rechteck um den Text zeichnen, den Sie für das Feld erfassen möchten (einschließlich vertikal orientiertem Text).
- Falls das richtige Feld, aber der Wert aufgrund schlechter Bildqualität falsch interpretiert wurde, geben Sie den korrekten Wert in das Feld Wert ein.
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Das erste unvollständige Feld, falls vorhanden, wird automatisch ausgewählt. Direkt unter dem Feld wird die vergrößerte Feldansicht angezeigt.
Schauen Sie auf die vergrößerte Feldansicht oder auf das Rechnungsbild, um festzustellen, ob das richtige Feld ausgewählt wurde. Sie können mit dem Mausrad das Rechnungsbild vergrößern und das Bild mit der Maus verschieben.
Stellen Sie sicher, dass der interpretierte Wert, der im Feld Wert angezeigt wird, korrekt ist.
- Falls die Rechnung Anhänge hat, lesen Sie Verifizieren von Rechnungen mit Anhängen.
- Falls der richtige Wert im Feld Wert ist, drücken Sie die Eingabetaste, um das Feld fertigzustellen.
- Wenn alle Felder Vollständig sind, wird am unteren Rand des Dialogfelds Verifizieren die Schaltfläche OK angezeigt. Klicken Sie auf OK, um die Rechnung zu akzeptieren.
Nicht identifizierte Rechnungen
Nicht identifizierte Rechnungen wurden nicht mit einer Rechnungsdefinition abgeglichen (oder mit vorhandenen Lieferanten, falls Stammdaten verwendet werden). Dies liegt entweder daran, dass die Rechnung neu im System ist, oder die Identifizierung durch das Programm fehlgeschlagen ist.
Falls der Käufer identifiziert wurde, ist er in Feld Käufer aufgeführt. Wird es dort nicht gefunden oder das Feld ist gelb hervorgehoben (was zeigt, dass die Auswahl ist unsicher), verifizieren Sie den Namen des Käufers, und geben Sie ihn ein oder wählen Sie den Namen aus der Dropdownliste. Das bestimmt, welche Lieferanten automatisch auf der Registerkarte Lieferantenliste verfügbar sind (falls Käufer- und Lieferantenregister verwendet werden).
Bevor der Rest der Felder auf der Rechnung verifiziert werden kann, muss der Lieferant in das Feld Lieferant eingegeben werden. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen:
Nach der Identifizierung der Rechnung können Sie die Einzelpostenfelder verifizieren, wie oben beschrieben unter „Identifizierte Rechnungen“.
Hinweise
- Sie können zwar Werte, die Interpret nicht findet, manuell eingeben, wir empfehlen jedoch, Interpret durch einen Doppelklick oder ein gezeichnetes Rechteck auf dem Rechnungsbild anzuzeigen, wo es das Feld finden kann. Durch diese Methode erlernt Kofax ReadSoft Invoices die Position des Felds auf der Rechnung, sodass sie den Wert das nächste Mal nicht manuell eingeben müssen.
- Ab Kofax ReadSoft Invoices 5–7 ist es möglich, das Programm automatisch geeignete Einzelpostenfelder als Bezeichner verwenden zu lassen, falls der Bediener sie in Verify ausgewählt hat.
- Falls Sie versuchen, einen Feldwert auf einer Rechnung zu akzeptieren, der nicht der Formatspezifikation oder den Validierungseinstellungen entspricht, wird eine Warnmeldung angezeigt, und Sie werden aufgefordert, den Wert entweder zu bestätigen oder zu ändern. Sie können einen Wert bestätigen, der nicht der Formatspezifikation und/oder den Validierungseinstellungen entspricht.
Tipps
- Falls eine Rechnung von einem bestimmten Lieferanten fortwährend eine schlechte Bildqualität aufweist, können Sie einen Hintergrundfilter verwenden, um bessere Interpretationsergebnisse zu erzielen.
Wenn Sie auf ein Feld in einem Rechnungsbild klicken, wechselt der Fokus zum Feld, das den Feldwert enthält. Wenn Sie das ändern möchten, heben Sie die Auswahl von Fokus auf Klick ändern im Menü Anzeigen auf.
Verwenden Sie während Verify läuft die Option Nach dem Zeichnen zum nächsten unvollständigen Feld wechseln im Menü Anzeigen, damit Sie nicht Enter drücken müssen, um zum nächsten unvollständigen Feld zu wechseln. Wenn Sie diese Option verwenden und doppelt klicken oder ein Rechteck auf das Rechnungsbild zeichnen, werden die erfassten Daten in das Bearbeitungsfeld das aktuellen Felds kopiert und das Feld wird automatisch validiert. Falls die Validierung OK ist, wird das Feld gespeichert und der Cursor bewegt sich automatisch zum nächsten unvollständigen Feld.