Rechnungen scannen
Das Scannen vorbereiten
- Der Scanvorgang wird von der Scan-Jobbeschreibung gesteuert. (Erstellen der Jobbeschreibung.)
- Entfalten Sie die Rechnungen, und entfernen Sie die Heftklammern oder andere verbindende Materialien.
- Richten Sie die Seiten aus.
- Optional: Trennen Sie die Rechnungen nach Land (Rechnungsprofil) in Stapel. (Das Auswählen von Rechnungen zur Verarbeitung erklärt, wie dies die Jobbeschreibungseinstellungen beeinflusst.)
- Mehrseitige Rechnungen und Rechnungen mit Anhängen: Das Einlegen eines leeren Blatts vor dem Beginn neuer Rechnungen ist die gängigste Methode. Sie können die Rechnungen auch anhand von Barcodes trennen. Siehe Dokumententrennung: Übersicht.
- Falls Sie Batches scannen, trennen Sie die Rechnungen in Batches.
- Fächern Sie Papierstapel auf und stoßen Sie sie dann auf, um den Stapel zu begradigen und Papierstaus im Scanner zu vermeiden.
- Laden Sie die Rechnungen korrekt ausgerichtet in den Scanner. Die Rechnungen sollten auf beiden Seiten von den Papierführungen gehalten werden.
Rechnungen scannen
- Führen Sie den Scan-Job aus, um die Rechnungen zu scannen. (Öffnen Sie den entsprechenden Scan-Job, und klicken Sie auf Starten.)
- Wenn Sie Batches scannen, füllen Sie das Dialogfeld Batchinformationen aus.
- Überwachen Sie die Papierzufuhr und die allgemeine Qualität der Miniaturbilder. Ziel ist es, dass der Prozess in Gang zu halten. Sie können also entscheiden, ob Sie einzelne Bilder von schlechter Qualität durchlassen. Im Übrigen wird die Praxis erweisen, wann die Bildqualität Ihren Zwecken nicht mehr genügt.
Die gescannten Rechnungen werden als TIFF-Dateien gespeichert, sofern Sie sie nicht entsorgen. Deshalb gibt es keinen „Speichern“- oder „Speichern unter“-Befehl für in Scan gescannte Rechnungen. (Siehe auch: Rechnungsbilder im Kofax ReadSoft Invoices-System: Übersicht)
Fehlerbehebung beim Scannen
Bestimmte Ereignisse können Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Der häufigste ist ein Papierstau. Eine Meldung im Dialogfeld Benutzereingriff beschreibt die Situation.
Ist der Scanner nicht angeschlossen oder ausgeschaltet, schalten Sie ihn ein, warten Sie, bis er betriebsbereit ist, achten Sie darauf, dass Rechnungen im Dokumenteneinzug sind, und starten Sie den Job erneut.