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XML-Rechnungen verifizieren

Im Modul Verify ähneln XML-Rechnungen herkömmlichen gedruckten Rechnungen. Auch die Verifikation läuft im Grunde genommen genauso ab, es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede:

  • Das Rechnungsbild dient nur der Illustration.

Auf dem Bild werden keine Feldrahmen gezeichnet und Sie selbst können auch nicht auf dem Bild zeichnen. Die Feldinformationen sind deaktiviert.

  • Lieferanten/Käufer können für XML-Rechnungen in Verify nicht manuell geändert werden. Sie müssen die Option In Optimize speichern im Menü Rechnung verwenden, um dies im Optimize-Modul durchführen zu können.
  • Ab der Nutzung von Kofax ReadSoft Invoices in Verbindung mit Collector 6.4 HF22 können XML-Rechnungen in Verify abgelehnt werden. Die ist nicht möglich, wenn ältere Versionen von Collector mit Kofax ReadSoft Invoices verwendet werden.
  • Die folgenden Verify-Optionen/-Aktionen gelten nicht für XML-Rechnungen und stehen daher nicht zur Verfügung:
  • Wenn es im Collector-Job angegeben wurde, werden Rechnungen von neuen Lieferanten (und nach Wunsch nur diese, die keinem unterstützten XML-Format entsprechen) automatisch an Optimize gesendet. Daher werden sie nicht in Verify erscheinen, bis ihre Felder zugeordnet und sie danach neu verarbeitet wurden. In diesem Fall gehen sie von Interpret direkt an Optimize

Der Fluss der XML-Rechnungen in Verify

(Abbildung des Flussdiagramms in einem neuen Fenster anzeigen.)

Wenn ein Job mit XML-Rechnungen gestartet wird, wird das Bild für die erste Rechnung (unter Verwendung der PDF, die bei der Identifizierung der Rechnung erstellt wurde) genau so angezeigt wie jede andere Rechnung. Falls ähnliche Rechnungen des Lieferanten bereits zuvor im System verarbeitet wurden, können Sie sie wie jede andere Rechnung akzeptieren, wenn es nichts zu beanstanden gibt. Falls der Lieferant oder Kunde jedoch angepasst werden muss, oder wenn die Feldwerte anderen XML-Elementen zugeordnet werden müssen, muss die Rechnung mit Rechnung > XML in Optimize speichern an Optimize gesandt werden.

Wenn Sie eine Rechnung in Optimize speichern, werden Sie gefragt, ob Sie die Rechnung neu verarbeiten möchten (siehe 1 im dargestellten Flussdiagramm). Ihre Auswahl hängt davon ab, ob Sie die Rechnung akzeptieren können und ob Sie mehrere Rechnungen in Verify haben, die zur selben XML-Rechnungsdefinition oder zum selben XML-Rechnungsprofil gehören. Im Normalfall sollten Sie Ja auswählen, damit nachfolgende Rechnungen, die zur Rechnungsdefinition gehören, und für die die Optimierung der Rechnungsdefinition aussteht, automatisch mit dem Status Gescannt versehen werden. Siehe nachfolgend unter „Rechnung kann akzeptiert werden“ für verschiedene Situationen, in denen Nein ausgewählt werden sollte.

Rechnung kann akzeptiert werden

Das erste Szenario tritt normalerweise ein, wenn Sie eine oder nur wenige Rechnungen in Verify haben, die zur selben XML-Rechnungsdefinition oder demselben XML-Rechnungsprofil gehören, die Sie optimieren möchten. Sie können die Rechnung zwar trotz der Fehler akzeptieren, sollten ihre Definition aber trotzdem optimieren. Anders ausgedrückt: Sie sind der Meinung, dass die Rechnung in Ordnung ist, oder möchten beim Lieferanten nachfragen, damit die Rechnung akzeptiert werden kann. Zum Beispiel:

  1. Wählen Sie Nein aus, wenn Sie nach einer erneuten Verarbeitung gefragt werden. Die Rechnung wird nicht neu interpretiert, nachdem die Rechnungsdefinition optimiert wurde.
  2. Felder vervollständigen.
  3. Die Rechnung akzeptieren.

    4. Die Rechnung wird an Transfer gesendet und die Rechnungsdefinition wird mit dem Status 99 an Optimize gesendet.

    Falls Sie jedoch mehrere Rechnungen in Verify haben, die zur selben XML-Rechnungsdefinition oder zum selben XML-Rechnungsprofil gehören und optimiert werden müssen, können Sie immer noch Nein auswählen. (Weitere Informationen.)

    Sie wissen zum Beispiel, dass die Definition optimiert werden muss, aber die zu optimierenden Dinge sind relativ unwichtig und die Rechnung kann akzeptiert werden, ohne dass sie an Optimize gesendet werden.

  4. Akzeptieren Sie alle Rechnungen in Verify, die zu dieser Rechnungsdefinition gehören, bis auf die letzte.
  5. Speichern Sie die letzte Rechnung, die zu der Rechnungsdefinition in Optimize gehört. Wählen Sie Rechnung > XML in Optimize speichern.
  6. Wenn Sie gefragt werden, ob die Rechnung nach der Optimierung neu interpretiert werden soll, wählen Sie Nein aus.
  7. Korrigieren Sie falsche Felder und akzeptieren Sie die Rechnung. Die Rechnung wird an Transfer gesendet und die Rechnungsdefinition wird mit dem Status 99 an Optimize gesendet.

Wenn weitere zu dieser Rechnungsdefinition gehörende Rechnungen in Interpret verarbeitet werden, bevor die Definition optimiert wurde, erhalten sie automatisch den Status Gescannt und erscheinen nicht in Verify, bis die Rechnungsdefinition optimiert wird.

Hinweis Wenn Sie in dieser Situation eine der ersten Rechnungen in Optimize speichern und die Frage nach der erneuten Verarbeitung mit Nein beantworten, müssen Sie trotzdem die verbleibenden Rechnungen, die zu der Rechnungsdefinition gehören, in Verify öffnen. Wenn Sie das tun, werden sie automatisch übersprungen, wenn Sie die Definition vor dem Fortsetzen der Überprüfung nicht optimieren.

Rechnung kann nicht akzeptiert werden

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Rechnung nicht akzeptiert werden kann:

Wählen Sie Ja, wenn Sie nach der erneuten Verarbeitung gefragt werden.

  1. Die Rechnung erhält den Status Gescannt und wird neu interpretiert, nachdem die XML-Rechnungsdefinition oder das XML-Rechnungsprofil optimiert wurde. Die XML-Rechnungsdefinition wird mit dem Status 99 an Optimize gesendet. Nachfolgende Rechnungen, die zur XML-Rechnungsdefinition bzw. dem XML-Rechnungsprofil gehören, erhalten ebenfalls automatisch den Status Gescannt und werden aus Verify entfernt, bis die Rechnungsdefinition bzw. das -profil optimiert und die Rechnungen neu interpretiert wurden.
  2. Verify springt zur nächsten Rechnung.