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Aktualisieren von Rechnungsdefinitionen anhand importierter Lieferantendaten

Automatische Aktualisierung

Beim Importieren von Stammdaten werden Lieferanteninformationen in der Kofax ReadSoft Invoices-Datenbank aktualisiert. Anschließend sucht Kofax ReadSoft Invoices automatisch nach Rechnungsdefinitionen, die mit dem aktualisierten Lieferanten verbunden sind, und aktualisiert ggf. die Detailinformationen in diesen Definitionen.

Hinweis Die Lieferantendetails werden nur dann automatisch aktualisiert, wenn ein Lieferant mit derselben Kennung in den Stammdaten vorhanden ist.

Manuelle Aktualisierung

Gelegentlich müssen Sie einen Lieferanten in einer Rechnungsdefinition aktualisieren und mit einem anderen Lieferanten in den Stammdaten verbinden. Angenommen, einer Ihrer Lieferanten fusioniert mit einem anderen Unternehmen. Dies führt dazu, dass ein neuer Lieferant in den Stammdaten angelegt wird, und Sie müssen die Rechnungsdefinition manuell ändern, indem Sie sie mit diesem neuen Lieferanten verbinden. Gehen Sie wie unten erläutert vor.

Sie können dabei Kofax ReadSoft Invoices anweisen, eine erweiterte Suche nach übereinstimmenden Lieferanten durchzuführen, bei der alle Lieferantendaten berücksichtigt werden, sowohl aus den Stammdaten als auch aus den Rechnungsdefinitionen.

Hinweis Stellen Sie vor der Durchführung dieser Anweisungen sicher, dass im Modul Optimize nur Lieferanten aus den Stammdaten angezeigt werden, sodass bei der Suche nach Übereinstimmungen mit den Stammdaten nur Lieferanten aus den Rechnungsdefinitionen herangezogen werden. (Anweisungen.)
  1. Wählen Sie in Manager Einstellungen > Stammdatenrichtlinie.
  2. Wählen Sie in dem angezeigten Dialogfeld beide Optionen aus.

    3.  

  3. Öffnen Sie das Modul Optimize.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Rechnungsprofil und wählen Sie Öffnen. Die Liste der Rechnungsdefinitionen wird angezeigt.
  5. Wählen Sie die Rechnungsdefinitionen aus, für die Sie in den Stammdaten nach einem anderen Lieferanten suchen möchten.
  6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Sie den Befehl Lieferanten zuordnen.

    7. Kofax ReadSoft Invoices versucht nun, anhand des Rechnungsdefinitionsbilds und der Lieferantendetails in den Stammdaten einen übereinstimmenden Lieferanten zu finden. Werden Übereinstimmungen gefunden, zeigt das Modul Optimize die Rechnung und den Namen des Lieferanten aus den Stammdaten an.

  7. Klicken Sie auf Akzeptieren, wenn die Übereinstimmung korrekt ist. Wiederholen Sie den Vorgang, bis für alle ausgewählten Rechnungsdefinitionen passende Lieferanten gefunden und verbunden sind.

    Wenn die Übereinstimmung falsch ist, können Sie den Lieferantennamen manuell korrigieren. Kofax ReadSoft Invoices zeigt bereits beim Eingeben den ersten Lieferanten aus dem Lieferantenregister an, der mit dem Suchtext übereinstimmt. Drücken Sie die Eingabetaste wenn der richtige Lieferant angezeigt wird, und klicken Sie auf Akzeptieren, um die ausgewählten Rechnungsdefinitionen zu speichern.

Dies führt zu dem folgenden Ergebnis: Die ausgewählten Rechnungsdefinitionen sind mit dem neuen Lieferanten verbunden und anhand der Lieferantendetails aus den Stammdaten aktualisiert.