Las descripciones de transacción de archivado son opcionales. Cuando las utiliza, siempre se utilizan además de descripciones de transacción estándar. La descripción de transacción de archivado determina el contenido de un archivo de transferencia adicional denominado el «archivo de archivado».

Hay al menos dos posibles usos de las transacciones de archivado:

• Para guardar datos sobre facturas enviadas a un sistema de archivado.

Kofax ReadSoft Invoices se puede integrar con sistemas para el archivado digital o la impresión de facturas. Esto quiere decir que puede exportar las imágenes de cada factura individual a un sistema externo, cualquier campo que elija o ambos. Cuando utilice esta posibilidad, también debe transferir los nombres de archivo de los archivos de imagen para poder recuperarlos posteriormente. Esto se hace incluyendo variables específicas del sistema en una descripción de transacción. Puede incluir las variables en la descripción de transacción estándar, pero muchos usuarios crean una descripción de transacción de archivado aparte, que especifica el contenido y el formato de los datos que quiere transferir a un archivo de archivado o a otro archivo de salida aparte. Depende de cada usuario el diseñar la transacción de archivado de forma que se adapte al sistema de archivado externo y a las necesidades de cada organización.

• Para crear archivos de lote.

Puede crear una descripción de transacción de archivado que cree un archivo de lote (un archivo .bat) cuando se ejecuta el trabajo de Transfer. Dicho archivo de lote podría, por ejemplo, renombrar o eliminar los archivos de imagen.