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A
- Acción
- Acción que se realiza para una regla de factura específica (ver abajo definición aparte de «regla de factura») en la que todas las condiciones (ver abajo definición aparte de «condición») son verdaderas.
- Ajustar una factura
- Para ajustar una factura o un campo de Kofax ReadSoft Invoices, haga lo siguiente.
-
Cambie la información incorrecta para corregirla.
-
Compruebe (revise o mire) los datos interpretados o introducidos manualmente.
Esto es parte de la verificación de facturas.
Una consecuencia del ajuste de una factura o de un campo es que Kofax ReadSoft Invoices cambia su estado Terminado.
Los campos y las facturas se pueden ajustar más de una vez. Por ejemplo, en la descripción del trabajo de Verify puede elegir ajustar incluso facturas que ya están en estado Terminado.
-
- Anverso
- Parte delantera de la página de una factura o de una página de apéndice.
- Apéndice
- Página adjunta a una factura pero que no es parte de la factura. Sus datos no se capturan. Las páginas de apéndice solo se guardan como imágenes, que puede ver y transferir. Ejemplos de apéndices: lista de envío, lista de cargos telefónicos.
- Aprendizaje de facturas
-
Una factura de aprendizaje es una copia de una factura que se utiliza para el aprendizaje en el módulo Optimize. Estas copias se suelen guardar en la base de datos y no se almacenan en archivos TIFF.
Cada definición de factura debe tener conexión a una o más facturas de aprendizaje.
- Aprendizaje, volver a aprender y optimizar
-
El aprendizaje es un proceso que tiene como resultado los parámetros y asociaciones en una definición de factura. El aprendizaje se puede realizar automáticamente mediante el módulo Interpret.
A veces debe «aprender» una factura manualmente, mediante Verify u Optimize, y a este proceso se le puede denominar optimización cuando implica aprendizaje (o reaprendizaje) de parámetros o de asociaciones incorrectas o que falten, para mejorar la identificación y la interpretación.
- Archivo de formato de informe de lote
- Archivo que determina el aspecto del informe de lote. Contiene las variables de lote. Puede utilizarlo para cambiar las variables de lote estándar o para definir sus variables de lote propias.
- Archivo de múltiples imágenes
- Archivo de imagen, como un TIFF múltiple o un PDF de varias páginas, que contiene más de una imagen. Un archivo de múltiples imágenes puede tener hasta 999 imágenes. Más información.
- Archivo de salida
- Ver archivo de Transfer, archivo de salida.
- Archivo de Transfer, archivo de salida
-
Una vez que las facturas se han procesado en Scan, Interpret y Verify, se suele utilizar Transfer para poner los datos de la factura en un archivo de transferencia. Las descripciones de transacción controlan el contenido y el formato de dichos datos.
B
- Base de datos
- Contiene perfiles de factura, definiciones de factura y otros objetos con los que Kofax ReadSoft Invoices trabaja, así como datos sobre las facturas que se procesan. Más información.
C
- Campo de código de barras
- Contiene un código de barras a interpretar. Para obtener más información consulte Añadir un perfil de campo de código de barras.
- Campo de línea de detalles
-
Área en una factura que contiene información a interpretar, en la que la información aparece en una lista de artículos.
Por ejemplo, una factura contiene una lista de artículos por los que pagar. La lista se divide en columnas, como número de artículo, cantidad y precio. Puede definir, por ejemplo, el uso de tres campos para las líneas de artículos, para capturar el número de artículo, la cantidad y el precio de cada artículo.
Este tema se aplica a campos de líneas de artículos «normales», que se encuentran en facturas de pedidos y se pueden utilizar para asociar artículos comprados en su sistema de contabilidad (ERP). En realidad, los campos de cuentas bancarias y las tablas de impuestos también son campos de líneas de artículos.
- Campo de transacción
-
Línea en una descripción de transacción que especifica un elemento de datos a incluir en la transacción. El elemento de datos puede ser un valor interpretado a partir de una factura procesada, una variable del sistema, encabezados u otro texto.
- Campo de un solo artículo
-
Área en una factura que contiene información a interpretar, en la que la información aparece en una entrada.
Por ejemplo, una factura contiene el importe total facturado. Puede añadir un perfil de campo de un solo artículo para capturar el importe.
- Campo
- Área de una factura que contiene información a interpretar y procesar por parte de Kofax ReadSoft Invoices. Ejemplo: una fecha de factura.
- Campos o valores con signo
-
Número con signo (signo más o menos) Si se detecta un signo más (+) antes de un valor en un campo con signo, el signo más se incluye en la descripción de la transacción.
- Captura de campos
- La interpretación es el proceso global de buscar los campos definidos de una factura, decidir el contenido que tienen dichos campos y registrar los valores de campo en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices (también se denomina captura de campos.)
-
Por interpretación también se hace referencia al proceso técnico de reconocer caracteres; por ejemplo diferenciar entre la letra O y el número 0, o entre la letra l y el número 1.
- Captura, captura de campos
-
La interpretación es el proceso global de buscar los campos definidos de una factura, decidir el contenido que tienen dichos campos y registrar los valores de campo en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices. (Esto también se denomina captura de campos.)
Por interpretación también se hace referencia al proceso técnico de reconocer caracteres; por ejemplo diferenciar entre la letra O y el número 0, o entre la letra l y el número 1.
Véase también Interpretar, interpretación, más abajo
- Cola
-
Grupo de facturas o lotes que esperan a ser procesados. Las colas se utilizan para agrupar facturas o lotes de manera que se puedan procesar a través de un módulo de producción según el número de cola o el nombre de cola.
- Color de fondo
-
Color que quiere que Kofax ReadSoft Invoices no tenga en cuenta al interpretar un campo. El color se elimina antes de la interpretación.
Para obtener más información, consulte Usar el filtro de color.
- Color de primer plano
-
Color que se quiere que Kofax ReadSoft Invoices conserve para mejorar la interpretación.
Esto no incluye el color del texto va a interpretar. Sólo es necesario que tenga contraste con el color de fondo.
Para obtener más información, consulte Usar el filtro de color.
- Complemento, extensión (plugin, add-in, add-on)
- Aplicación externa (por lo general una DLL) que añade funcionalidad Kofax ReadSoft Invoices por medio de la API. Más información.
- Condición
- Criterio que determina si se ejecutan acciones para una regla de factura cuando se utiliza la extensión InvoiceRules. Si una condición cumple el criterio especificado, devuelve true; si no es así, devuelve false.
- Configuración del servicio
- Combinación de una instancia de Interpret o Transfer utilizada como servicio y los trabajos de servicio configurados para ejecutarla. Las configuraciones de servicio se configuran utilizando la barra de objetos correspondiente.
- Contador de la base de datos
-
Se utiliza para guardar el valor del escáner de endosar. Se guarda el último valor de endose del último trabajo de Scan. Cada vez que inicie un trabajo de Scan, el contador de la base de datos sigue la numeración de la secuencia de endosador anterior.
D
- Datos de lote
-
Valores que describen un lote y cada factura del mismo, como el número de lote y el número de facturas en el lote.
Los datos de lote están en variables de lote. Hay Variables de lote estándar. Puede editarlas o definir las suyas propias en un archivo de formato de informe de lote.
- Datos principales/maestros
- Información de proveedor y comprador importada desde un sistema financiero. Los datos principales se pueden guardar en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices. Más información.
- DCL
- Lenguaje de captura de datos que utiliza expresiones especiales y lógica del negocio para capturar campos. Las expresiones DCL se guardan en archivos DCL que están conectados a los perfiles del país por medio de Eiglobalextra.ini.
- Definición de campo
-
Información de Kofax ReadSoft Invoices sobre dónde se encuentra un campo en una factura exclusiva, el tipo de datos que se espera que contenga, cómo se deben validar, etcétera. Las definiciones de campo son parte de las definiciones de factura.
Para obtener más información, consulte Perfiles de campo, definiciones de campo y tipos de campo.
- Definición de factura XML
-
Conjunto de reglas que se utilizan para extraer valores de campo a partir de facturas XML procedentes de un proveedor específico (por lo que pertenecen a un perfil de factura de XML específico). La definición de factura de XML se identifica de forma exclusiva mediante el nombre de proveedor. Una definición de factura XML contiene sólo las reglas que difieren del perfil de factura XML con el que está asociado.
Esto es distinto de la definición estándar de factura en Kofax ReadSoft Invoices.
- Definición de factura
-
Una definición de factura especifica las posiciones exactas y las descripciones de los campos en una única factura de un proveedor concreto. La definición de factura indica a Kofax ReadSoft Invoices dónde buscar los datos a capturar y cómo capturarlos.
- Definición de identificador
- Información sobre dónde se encuentra un identificador en una factura única, el aspecto de éste (para identificadores de imagen) y su valor (para identificadores de valor). Esta parte de la definición de factura ayuda al programa a encontrar la definición correcta de factura cuando Interpret procesa una factura nueva.
- Delimitador de líneas de artículos
- Perímetro externo en el que se encuentran las líneas de artículos. El delimitador de líneas de artículos es parte de la plantilla de líneas de artículos.
- Descripción (descripción del proveedor)
-
Parte opcional de la información que se utiliza para identificar una definición de factura. La descripción se utiliza para hacer el seguimiento de variantes.
También se utiliza para identificar una definición de factura: Proveedor y número de proveedor.
- Descripción de escáner
- Conjunto de parámetros válidos para su escáner. Puede crear tantas descripciones de escáner como quiera, independientemente de los perfiles de factura. Más información.
- Descripción de trabajo de digitalización/escaneo
- Indica a Scan cómo procesar las facturas a digitalizar. Más información.
- Descripción de trabajo de Transfer
- Indica a Transfer qué datos de qué facturas y a qué compradores transferir, así como dónde transferir los datos. Más información.
- Descripción de trabajo de Verify
-
Indica a Verify las facturas que quiere verificar según el estado. También puede ajustar muchos parámetros que determinan la forma en la que el programa interactúa con el usuario durante el proceso de verificación.
- Descripción de trabajo
-
Conjunto de instrucciones que describen lo que queremos que Scan, Interpret, Verify y/o Transfer hagan. Indica a Kofax ReadSoft Invoices las facturas que queremos que se procesen, el módulo a utilizar y cómo queremos que Kofax ReadSoft Invoices trabaje. Los módulos Scan, Interpret, Verify y Transfer se ejecutan utilizando descripciones de trabajo.
- Descripción de transacción de archivado
- Especifica el formato y diseño de los datos que quiere que Kofax ReadSoft Invoices coloque en un archivo de transferencia aparte. Las descripciones de transacción de archivado son opcionales en los trabajos de Transfer. Más información.
- Descripción de transacción
-
Plantilla que contiene campos de transacción que especifican el contenido, el formato y la distribución de las transacciones. En Manager, debe crear al menos una descripción de transacción por cada perfil de factura.
- Descripción del trabajo de Interpret
- Indica a Interpret las facturas a interpretar y validar. Más información.
- Detener descripción de transacción
-
Especifica el formato y la distribución de los datos que se quiere que Kofax ReadSoft Invoices coloque al final del archivo de transferencia (el mismo archivo al que se van a transferir los datos desde la transacción estándar). Las descripciones de transacción de parada son opcionales en los trabajos de Transfer.
- Dígito de comprobación, suma de comprobación
- Algunos tipos de números incluyen un dígito de control que está basado en los otros dígitos del número. Al llevar a cabo una rutina de comprobación ( que suele ser módulo 10) se reduce notablemente el riesgo de que los dígitos que un número se interpreten incorrectamente.
- Diseño XML
- Consulte Diseños para facturas XML.
- Diseños (para facturas XML)
-
Un diseño para facturas XML es básicamente una plantilla que contiene todos los campos que quiera interpretar o visualizar en las imágenes PDF resultantes para las facturas XML procesadas. Actualmente sólo hay un formato para todos los Perfiles de factura XML.
Los campos que haya que interpretar o visualizar en la imagen en PDF se deben incluir en la lista.
Tenga en cuenta que aunque los campos en facturas se pueden añadir o eliminar del formato, no se recomienda eliminaros (concretamente los campos predeterminados).
- DLL
- Dynamic Link Library (Biblioteca de enlace dinámico) es una función de Windows. Las DLL se utilizan para personalizar Kofax ReadSoft Invoices mediante eventos de la aplicación.
E
- Encabezado
-
Función de definición o punto de referencia único utilizado por una plantilla de líneas de artículos. Kofax ReadSoft Invoices utiliza el encabezado para determinar dónde empiezan las líneas de artículos. El encabezado debe ser una distancia fija desde la primera línea de artículos en la lista. Puede constar de líneas o texto exclusivo en la imagen de la factura.
- Enderezar
- Enderezar páginas inclinadas de la imagen digitalizada cuando una factura no está alineada adecuadamente al pasar por el escáner. Kofax ReadSoft Invoices puede enderezar (poner rectas) e identificar imágenes de facturas con inclinación de hasta 10°, lo que abarca la mayor parte de las situaciones.
- Endosador, Impresor
-
Un endosador es una impresora incorporada en el escáner que imprime un número de secuencia en la factura cuando se digitaliza. Si su escáner tiene un endosador, puede habilitarlo e imprimir un número en cada factura a medida que se digitaliza. Scan también puede guardar el número en la base de datos junto con otros datos sobre la factura.
- Especificación de formato
-
Elemento de la mayoría de las definiciones y perfiles de campo. Describe la cantidad de caracteres y de qué tipo se espera que aparezcan en un campo.
- Especificación
- Véase Especificación del formato, cadena de formato.
- Estándar de factura XML
- Estándar de aceptación generalizada para facturas XML que especifica la manera en la que un documento de negocio se va a representar y transferir entre las partes. SveFaktura y Finvoice son dos ejemplos bien conocidos de estos tipos de estándar. También hay otros estándares (por ejemplo, el estándar XML Ariba o el estándar XML ReadSoft) que son de aplicación a grupos de sistemas más pequeños, o incluso a un único proveedor ERP que no sea demasiado conocido. SmartXML admite automáticamente algunos de estos estándares, y el resto se deben configurar.
- Eventos y gestores de eventos
-
A medida que las facturas pasan a través de los módulos de producción de Kofax ReadSoft Invoices (Scan, Interpret, Verify y Transfer), se activan eventos en ocasiones predefinidas. Un evento es una condición o el resultado de una actividad en un punto específico de un programa.
Cuando se activa un evento, Kofax ReadSoft Invoices comprueba si ha definido un gestor para el evento. Un gestor de eventos provoca la ejecución de una función VBA predefinida, una función DLL, o ambas.
Junto con la extensión InvoiceRules, los eventos definen ocasiones en el flujo de facturas en que se aplican reglas.
- Excepciones de campos
- Perfil de campo
F
- Factura
- Documento de un proveedor que contiene información de facturación y pago. Algunas facturas tienen sólo una página y otros son de varias páginas. Algunas facturas tienen un apéndice.
- Factura de gastos generales (GE)
-
Se suele utilizar para facturar gastos empresariales individuales.
- Factura de pedido (PO, orden de compra)
-
Suele tener tablas de líneas de artículos de bienes adquiridos. Debe tener impreso el número de pedido.
- Factura de una sola página
-
Factura que solo tiene una página (la delantera). Puede tener una página trasera y/o apéndices, y aún así ser considerada como factura de una sola página.
- Factura de varias páginas
- Factura que tiene más de una página (delantera). La factura también puede tener páginas traseras y apéndices. Más información.
- Factura o definición de factura anterior
- Haga clic en Anterior (o pulse Re Pág) para abrir la factura o definición de factura (en la lista) anterior a la que se muestra actualmente.
- Factura XML
- Una factura que se recibe de un proveedoren cualquier formato XML. Las facturas XML se reciben en ReadSoft Collector, se procesan en Kofax ReadSoft Invoices y se transfieren al sistema de destino. Según el contexto, este término puede significar el propio documento XML recibido, o el objeto dentro del sistema Kofax ReadSoft Invoices (por ejemplo, cuando se listan todas las facturas XML en el cuadro de diálogo mantenimiento XML).
- Facturas no identificadas
-
Una factura sin identificar es una factura para la que Interpret no ha podido encontrar una definición de factura Aprendida o Conocida. Esto sucede:
- con nuevos tipos de facturas.
- cuando Interpret no puede interpretar los campos de identificador.
- cuando la definición de factura no está aprendida completamente (algunos campos se pueden aprender y otros no).
H
- Hojas de factura
-
Si se utiliza la digitalización a doble cara, las hojas de factura hacen referencia a las imágenes de ambas caras a la vez. Se combinan en la misma imagen en la vista Inspeccionar y no se pueden separar.
Las hojas de factura son equivalentes a las páginas de factura cuando se digitalizan facturas con digitalización de página delantera. Estas páginas se pueden combinar o separar en la vista Inspeccionar.
I
- ID de grupo corporativo
-
Un grupo corporativo es una afiliación de empresas legalmente independientes bajo una gestión común de una empresa que realiza el control. Es la unidad organizativa de más alto nivel. Un grupo corporativo puede ser, por ejemplo, una empresa con varias subsidiarias definidas, desde un punto de vista de la contabilidad, como empresas individuales.
Un ID de grupo corporativo es el número de identificación interno de un grupo de compradores (por ejemplo, subsidiarias). Este campo clave en el registro de proveedores conecta proveedores a los compradores a los que ofrecen servicio.
Información de fondo adicional: Los ID de grupo corporativo se añadieron en Kofax ReadSoft Invoices para cumplir los requisitos de una situación muy específica, pero común: Cuando una empresa consta de varias subsidiarias fusionadas y que cada una tiene su propio sistema de contabilidad (ERP), cada uno con su registro de proveedores, el mismo proveedor puede estar en varios registros pero con un nombre y número de proveedor distinto. Los ID de grupo corporativo correlacionan compradores con proveedores, permitiendo la fusión de varios registros de proveedores en un conjunto de datos principales de Kofax ReadSoft Invoices. (Ver ejemplo.)
- Identificación de factura
- La identificación de una factura significa su asociación (correspondencia o emparejamiento) con una definición de factura Conocida o Aprendida. Más información.
- Identificador de imagen
-
Imagen exclusiva en una factura que Kofax ReadSoft Invoices utiliza para identificar la definición de la factura. Un ejemplo sería un logotipo que aparece en todas las facturas de un proveedor concreto.
- Identificador de perfil XML
- Conjunto de reglas configurables que se utiliza para identificar el perfil de factura XML al que pertenece una factura XML entrante. Esto es, cuando se recibe una factura XML, Smart XML intenta asociar la factura al perfil correcto de factura mediante la comprobación de los identificadores de perfil XML que contiene. Si se encuentran todos los identificadores de un determinado perfil de factura XML, la factura se identifica como perteneciente a dicho perfil. A continuación, el documento se procesa mediante un conjunto de reglas definidas para el perfil de factura XML y una de las definiciones de factura XML que tenga conectada (si se producen más intentos correctos de asociación del nombre proveedor).
- Identificación de una factura
- Véase Identificación de facturas.
- Identificador de valor
- Texto exclusivo de una factura que RSI utiliza para identificar la definición de factura. Un ejemplo sería un número de cuenta bancaria que aparece en todas las facturas de un proveedor concreto.
- Tenga en cuenta que también se puede utilizar un solo identificador de valor para identificar el formato de una factura en casos en los que facturas de varios proveedores tienen exactamente el mismo aspecto.
- Identificador único global (GUID)
-
Número de 128 bits generado aleatoriamente que prácticamente (no teóricamente) es único. Se utiliza para identificar un componente concreto, aplicación, archivo, entrada de base de datos, etc.
Aunque no hay garantía absoluta de que cada GUID es único, el número total de claves únicas (3.4028×10 38) es tan grande que la probabilidad de generar el mismo número dos veces es muy pequeña. Los GUID Se graban utilizando una palabra de 4 bytes, tres palabras de 2 bytes y una palabra de 6 bytes Ejemplo:
{3F2504E0-4F89-11D3-9A0C-0305E82C3301}
Kofax ReadSoft Invoices asigna un GUID a cada factura (según se describe en variables del sistema). Kofax ReadSoft Invoices también puede utilizar el GUID al asignar nombre al archivo de salida.
- Identificador
-
Texto único o imagen única en una factura que Kofax ReadSoft Invoices utiliza para identificar la definición de factura con la que realizar la asociación. Las facturas con los mismos identificadores son del mismo proveedor.
Un ejemplo de un identificador es el número de cuenta bancaria. Si las facturas de un proveedor siempre contienen el número del mismo número cuenta bancaria exclusivo, se podría utilizar para identificar la definición de factura.
Otro ejemplo sería el logotipo del proveedor. Si las facturas de un proveedor siempre contienen el mismo logotipo exclusivo, se podría utilizar para identificar la definición de factura.
- Imagen en blanco y negro
-
Kofax ReadSoft Invoices siempre interpretar los datos de una imagen en blanco y negro, independientemente del número de colores en la factura original, o como se muestre en la pantalla.
«Blanco y negro» no es lo mismo que «escala de grises», que suele incluir blanco, negro y varias gradaciones de gris. Cuando Kofax ReadSoft Invoices convierte una imagen en color o en escala de grises a blanco y negro, los colores oscuros se cambian a negro y los colores claros se cambian a blanco.
Si la imagen que se muestra está en escala de grises o en color, puede utilizar el cuadro de diálogo Presentación de imagen para ver la imagen en blanco y negro que Kofax ReadSoft Invoices interpreta. Si hay problemas con la interpretación, también puede ajustar los parámetros de conversión de escala de grises a blanco y negro.
- Imagen en escala de grises
- Kofax ReadSoft Invoices siempre interpretar los datos de una imagen en blanco y negro, independientemente del número de colores en la factura original, o como se muestre en la pantalla.
-
«Blanco y negro» no es lo mismo que «escala de grises», que suele incluir blanco, negro y varias gradaciones de gris. Cuando Kofax ReadSoft Invoices convierte una imagen en color o en escala de grises a blanco y negro, los colores oscuros se cambian a negro y los colores claros se cambian a blanco.
Si la imagen que se muestra está en escala de grises o en color, puede utilizar el cuadro de diálogo Presentación de imagen para ver la imagen en blanco y negro que Kofax ReadSoft Invoices interpreta. Si hay problemas con la interpretación, también puede ajustar los parámetros de conversión de escala de grises a blanco y negro.
- Imagen de factura
- Imagen de la página (delantera o trasera) de una factura, creada por digitalización mediante escáner y guardada en un equipo.
- Impresor
- Véase Endosador, Impresor.
- Inclinar y enderezar
- Enderezar páginas inclinadas de la imagen digitalizada cuando una factura no está alineada adecuadamente al pasar por el escáner. Kofax ReadSoft Invoices puede enderezar (poner rectas) e identificar imágenes de facturas con inclinación de hasta 10°, lo que abarca la mayor parte de las situaciones.
- Informe de lote
- Impresión de los datos del lote que se imprime una vez que se ha digitalizado el lote. El contenido y el diseño del informe del lote se puede especificar creando un archivo de formato de informe el lote.
- Iniciar descripción de transacción
-
Especifica el formato y la distribución de los datos que se quiere que Kofax ReadSoft Invoices coloque al principio del archivo de transferencia (el mismo archivo al que se van a transferir los datos desde la transacción estándar). Las descripciones de transacción de inicio son opcionales en los trabajos de Transfer.
- Instalación independiente
- Instalación en la que todos los módulos de Kofax ReadSoft Invoices están instalados y se ejecutan en un único equipo.
- Interfaz gráfica de usuario
- Ventana o interfaz visual que se muestra al usuario cuando utiliza un programa de ordenador.
- Interpret (módulo)
-
El módulo Interpret se utiliza para interpretar y validar automáticamente facturas de diversos orígenes.
Después del proceso, Interpret asigna a cada campo y a cada factura un estado. Los estados se guardan en la base de datos.
- Interpretar, interpretación
-
La interpretación es el proceso global de buscar los campos definidos de una factura, decidir el contenido que tienen dichos campos y registrar los valores de campo en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices. (Esto también se denomina captura de campos.)
Por interpretación también se hace referencia al proceso técnico de reconocer caracteres; por ejemplo diferenciar entre la letra O y el número 0, o entre la letra l y el número 1.
J
- Juego de caracteres
-
Lista de caracteres alfanuméricos, numéricos y otros de entre los que Kofax ReadSoft Invoices elige al interpretar datos.
Los juegos de caracteres varían según el idioma a interpretar. Por ejemplo, el juego de caracteres de EE.UU. incluye las letras A-Z y caracteres especiales comunes, como el símbolo del dólar. Los alfabetos europeos incluyen letras adicionales y caracteres especiales distintos.
L
- Línea de artículos
-
Un artículo en una serie de artículos de una lista. Una línea de artículos también puede incluir varios campos de líneas de artículos a capturar.
Por ejemplo, una factura contiene una lista de artículos por los que pagar. La lista se divide en columnas, como número de artículo, cantidad y precio. Una línea de artículo consta de la información de las tres columnas para el artículo en la lista.
- Lógica del negocio (o lógica de la empresa)
-
Kofax ReadSoft Invoices utiliza la lógica del negocio al analizar e interpretar facturas. La lógica de empresa también se utiliza para validar los campos, por ejemplo durante el proceso de verificación para asegurar que los operadores de Verify introduzcan datos válidos.
- Lote
-
Pila de facturas que se procesa de forma agrupada para, por ejemplo:
- configurar un esquema para localizar las facturas tras su archivado
- dividir facturas en grupos fáciles de procesar.
M
- Manager (módulo)
-
El módulo Manager se utiliza para configurar Kofax ReadSoft Invoices. Dicha configuración incluye la creación y gestión de perfiles de factura, definiciones de factura, descripciones de trabajo, tablas de validación y archivos de formato de informe de lote.
También puede utilizar el módulo Manager para obtener información sobre el sistema y realizar actividades administrativas.
- Modo Documento
- Ver "Modo Entrada (Entrance)"
- Modo Entrada (Entrance)
-
El modo Entrada es una función en Kofax ReadSoft Invoices que le permite cambiar la terminología en la interfaz del programa a términos más genéricos, cuando trabaje con documento que no son facturas (como pedidos de clientes, por ejemplo). Se puede hacer por separado, para cada usuario del sistema (lo que implica que algunos usuarios del sistema pueden ejecutar Kofax ReadSoft Invoices para facturas, mientras que otros pueden utilizar el modo Entrada para gestionar documentos genéricos).
El modo Entrada sólo está disponible en inglés.
En modo Entrada, estos términos se cambian a sus correspondientes genéricos, tanto en la interfaz del programa como en la ayuda:
- Kofax ReadSoft Invoices > Entrada
- factura > documento
- proveedor > remitente
- comprador > destinatario
Tenga en cuenta, sin embargo, que en los casos en los que la interfaz o la ayuda hacen referencia a la funcionalidad basada fundamentalmente en la factura, como ERP/trámites de pago, es posible que aparezcan los términos originales. Además, habida cuenta de que los nombres de los tipos de campos del sistema no son editables actualmente, estos permanecerán invariables en el modo Entrada. Esto significa que los nombres de los tipos de archivos del sistema que incluyen los términos mencionados anteriormente (como Fecha de factura) seguirán mostrándose en el programa. Tenga en cuenta, sin embargo, que puede cambiar los nombres de estos campos por los que desee en el perfil de factura o de documento.
Para habilitar el modo Entrada para un usuario, seleccione Entrada (Entrance) como opción de idioma al especificar el idioma de la interfaz de usuario. Para desactivar este modo, sólo tiene que seleccionar otro idioma para la interfaz.
- Módulos de producción
- Los cuatro módulos de producción son Scan, Interpret, Verify y Transfer.
- Moneda
-
La moneda es el tipo de divisa que se aplica a una factura Por ejemplo, euros, dólares americanos o coronas suecas.
Kofax ReadSoft Invoices utiliza una abreviatura de tres letras para identificar cada una de las divisas. Por ejemplo: EUR, USD y SEK.
- Motores OCR externos
- Omnipage se incluye con Kofax ReadSoft Invoices y se puede seleccionar de forma independiente según el perfil. A partir de Kofax ReadSoft Invoices 6.0.2, OmniPage es el motor predeterminado si no se selecciona otra cosa. Más información
- Motores OCR
- Consulte Motores OCR externos
N
- Notación de moneda
- El carácter o caracteres que pueden aparecer en el campo importe de una factura para indicar la moneda. Ejemplos: $, EUR, SEK. Más información.
- Número de Proveedor
-
Parte de la información que se utiliza para identificar una definición de factura.
Cuando utilice un registro de proveedores, el número de proveedor es necesario. Si no, es opcional.
También se utiliza para identificar una definición de factura: Proveedor y descripción.
O
- OCR (Reconocimiento óptico de caracteres)
-
El motor (o motor de interpretación) OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) interpreta facturas. Kofax ReadSoft Invoices utiliza varios motores para lograr el mejor resultado.
Cuando haga clic y arrastre un recuadro alrededor de un campo en Interpret o Verify, puede mantener pulsada la tecla Ctrl mientras dibuja el recuadro para activar el motor de interpretación interna en lugar de un motor OCR externo. En algunas situaciones, esto ofrecerá un resultado distinto. (Al pulsar Ctrl se evita que el recuadro se ajuste automáticamente al tamaño del campo.)
- Optimización
- Consulte Aprendizaje, volver a aprender y optimizar.
- Optimize (módulo)
-
Este módulo se utiliza para optimizar definiciones de factura. El objetivo de Optimize es acelerar la producción mediante la mejora de la interpretación y la identificación.
- Origen de factura XML
- El archivo de factura en el que está basada una definición de factura XML o un perfil de factura XML (esto es, el documento de entrenamiento). Proporcionar la información que se utiliza para mostrar la imagen en la ficha Imagen del Asignador XML durante la optimización.
P
- Página de códigos
-
Las páginas de código de Windows son grupos de juegos de caracteres. Por ejemplo, la página de códigos 1252 (Latin I) incluye los juegos de caracteres de español, inglés, francés, alemán y varios idiomas de Europa Occidental.
Al transferir datos a un archivo de transferencia puede seleccionar la página de códigos a utilizar.
- Parámetros Identificación
-
Los parámetros para los perfiles de factura y la definición de factura que controlan la forma en que se utilizan los identificadores al identificar facturas.
Más información sobre los parámetros de identificación del perfil de factura.
Más información sobre los parámetros de identificación de la definición de factura.
Consulte Cambiar automáticamente identificadores de factura en Verify
- Perfil de campo de tabla
-
Un campo en un perfil de factura Contiene un conjunto de campos que están relacionados, de forma física o lógica, y que suelen estar organizados en una tabla. Indica a Kofax ReadSoft Invoices cómo encontrar e interpretar dicha información.
Los campos de tabla pueden contener:
Para obtener más información, consulte Añadir un perfil de campo de tabla.
- Perfil de campo
- Un campo en un perfil de factura Indica a Kofax ReadSoft Invoices los campos a buscar cuando se digitalizan facturas nuevas. Se utiliza cada vez que se digitaliza una factura nueva no identificada. También indica a Kofax ReadSoft Invoices cómo utilizar e interpretar un campo.
- Perfil de factura
-
Descripción general de la información que quiere capturar de un grupo concreto de facturas. Se puede utilizar un perfil de factura para facturas de diversos proveedores.
- Perfil de factura del sistema
- El perfil de factura del sistema, que se muestra como <SYSTEM>, es un perfil de factura que sólo existe internamente. No puede ver el perfil de factura del sistema en Manager, pero lo puede seleccionar en una descripción de trabajo, por ejemplo. Por lo general, el perfil de factura del trabajo representa todos sus perfiles de factura y se utiliza para ordenar y clasificar facturas.
- Perfil de factura XML
-
Se trata de un conjunto de reglas que se utiliza para extraer valores de campos de facturas en la plantilla o el estándar de factura XML específico al que pertenece. Cuando el sistema está instalado, se crea un perfil de factura para cada plantilla o estándar de factura XML. Esto es, SmartXML puede identificar automáticamente facturas que pertenezcan a los perfiles de factura de Kofax ReadSoft Invoices Portal, SveFaktura, ebInterface, Facturae, Finvoice, OIOXML, OIOUBL y E2Bdirectamente tras la instalación (también se proporciona un estándar XML general para aquellas facturas que no se ajusten a uno de los anteriores). Los usuarios pueden ajustar y modificar estos perfiles según sea necesario. Los usuarios también pueden crear nuevos perfiles de facturas XML en el sistema para dar soporte a formatos XML hasta entonces desconocidos.
Esto es distinto de una definición estándar de factura en Kofax ReadSoft Invoices
- Perfil de identificador
-
Parte de un perfil de factura. Indica a Kofax ReadSoft Invoices los identificadores a buscar cuando se digitalizan facturas nuevas, para poder seleccionar la definición de factura correcta.
Un perfil de identificador describe los identificadores (imagen o texto) de una forma muy genérica. El texto o la imagen actual no se describen en el perfil del identificador, sino en la definición del identificador.
- Perfil de país
-
Plantillas y parámetros que reflejan las características distintas de las facturas en una parte concreta del mundo. Se utiliza para personalizar los parámetros de Kofax ReadSoft Invoices para capturar los datos justo en el formato en el que se presentan en su país o región. Mejorar enormemente las tasas de captura.
- Plan de mantenimiento
- Plan que crea el usuario utilizando Manager y que describe el mantenimiento que se puede realizar en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices. Más información.
- Plantilla de línea de detalle (o línea de artículo)
-
Modelo que se define en Optimize (como resultado de la optimización de una tabla de línea de detalle/artículos, la optimización de una tabla de impuestos o la optimización de una tabla de cuentas bancarias) y que se ha utilizado para capturar líneas de detalle/artículos. La plantilla de líneas de detalle/artículos indica a Kofax ReadSoft Invoices:
- en qué lugar de la factura puede encontrar la tabla.
- en qué lugar de la tabla puede encontrar los campos a capturar.
- Posición decimal
- La posición de un dígito a la derecha de una coma decimal.
- Primera página
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Primera página (delantera) de una factura.
Para obtener más información, consulte facturas de varias páginas o facturas a dos caras.
- Proveedor
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Nombre exclusivo o número de identificación (posiblemente una cadena de identificación que Kofax ReadSoft Invoices obtiene de su sistema de contabilidad/ERP) que se utiliza para identificar una definición de factura. Se transfiere junto con los datos de factura en el archivo de transferencia.
También se utiliza para identificar una definición de factura: Número de proveedor y descripción.
R
- Reaprendizaje
- Consulte Aprendizaje, volver a aprender y optimizar.
- Registro de proveedores
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Contiene información de proveedor que Kofax ReadSoft Invoices puede utilizar para identificar proveedores y luego enlazar facturas con la definición correcta de factura. Se almacenan en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices.
Puede importar la información de proveedor de su sistema financiero a un registro de proveedores, o bien puede crear un registro de proveedores utilizando Microsoft Excel y luego importarlos desde dicho archivo.
- Registro de procesos
- Cuando una factura progresa por el sistema, Kofax ReadSoft Invoices realiza el seguimiento de diversos eventos, como cambios de estado, comentarios del usuario y quién ha gestionado la factura. A cada evento se le asigna la hora exacta Puede ver esta información.
- Registro del comprador
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El registro del comprador contiene información, importada de su sistema financiero, que Kofax ReadSoft Invoices puede utilizar para encauzar facturas al comprador o entidad legal adecuados. El registro del comprador se almacena en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices.
- Registro del servicio
- Kofax ReadSoft Invoices hace seguimiento de todas las transacciones que se producen cuando se utilizan las instancias Interpret y Transfer como servicios para procesar facturas, como el nombre de la instancia y el trabajo de servicio conectado, la descripción de trabajo con la que está asociada, cuántas facturas se han procesado, de haberlo, cuándo se ha ejecutado el trabajo,... A cada evento se le asigna la hora exacta Puede ver esta información.
- Registro
- Datos generados por una factura procesada. Los registros se incluyen en transacciones enviadas a un sistema de destino. Más información.
- Regla de factura
- Lista de condiciones definidas (ver la definición de «condición» en este mismo documento), acciones (ver la definición de «acción» en este mismo documento) y eventos utilizados para realizar las distintas acciones según las condiciones actuales al utilizar el módulo de extensión InvoiceRules plugin.
- Reverso
- Parte trasera de la página de una factura o de una página de apéndice. De forma predeterminada, los reversos de la página no se captura. Más información.
- Rol
- Función de trabajo o grupo de funciones de trabajo. Más información.
- Ruido
- Motas o grupos de píxeles en negro rodeados de píxeles en blanco en una imagen digitalizada.
S
- Scan (módulo)
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Este módulo se utiliza para digitalizar facturas después de haber creado un perfil de factura para las facturas. Las imágenes de facturas se capturan y se guardan en archivos TIFF. Así, otros módulos de Kofax ReadSoft Invoices pueden utilizar estos archivos TIFF.
- SCSI
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Small Computer Systems Interface; interfaz estándar utilizada para conectar dispositivos externos (discos duros, CD-ROM, escáneres) a equipos PC. SCSI permite una conexión directa al bus de datos interno, con lo que se logra una tasa de transferencia de datos muy alta.
Con Kofax ReadSoft Invoices, es posible digitalizar/escanear con tarjetas SCSI, USB o FireWire cuando se utilizan controladores ISIS.
También se pueden utilizar escáneres certificados con una interfaz SCSI, y son completamente funcionales con Kofax ReadSoft Invoices utilizando una interfaz USB, si tienen USB además de SCSI.
Aunque las tarjetas Kofax también son tarjetas SCSI, su comportamiento y las opciones de que disponen son muy diferentes, por lo que se documentan en un tema aparte de este archivo de ayuda.
- Sistema de destino
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Transfer transfiere datos de las facturas procesadas a su sistema de destino, que utiliza dichos datos o le proporciona acceso a ellos. El sistema de destino puede ser otra aplicación en el mismo equipo de Kofax ReadSoft Invoices o en un equipo distinto.
Los sistemas de destino que gestionan los datos de salida necesitan dichos datos para tener una estructura predecible. Por ejemplo, en la mayoría de los archivos de salida, cada registro comienza por una línea nueva. Así es como lo espera el sistema de destino. Utilice descripciones de transacción para especificar la salida que se ajuste a los requisitos de su sistema de destino.
- Siguiente factura o definición de factura
- Haga clic en Siguiente (o pulse Av Pág) para abrir la siguiente factura o definición de factura en la lista tras la que se muestra actualmente.
- Sistema host
- Véase Sistema de destino
- Subencabezado
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Campo de línea de detalles que puede significar el principio de una tabla nueva dentro de la parte de una tabla de una estructura compleja de líneas de artículos.
Los subencabezados no se capturan (interpretan). Son solo puntos de referencia.
Consulte Ejemplos de subencabezados.
T
- Tabla
- Puede utilizar tablas para validar valores de campo y para traducir valores de campo. Manager se utiliza para crear cada tabla, asignarle nombre exclusivo y guardarla en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices. Puede editar las tablas en cualquier momento.
- Tipo de campo
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Los tipos de campos contienen características básicas que describen un tipo de campo en particular. ImporteTotal y Fecha de factura son ejemplos de tipos de campo.
Los parámetros de los tipos de campo varían según el perfil de país. Los usuarios avanzados pueden configurarlos en Eiglobalextra.ini, donde se enumeran por sus nombres globales.
Kofax ReadSoft Invoices se suministra con cerca de 90 tipos de campo de sistema que abarcan la mayoría de los tipos de facturas. Permiten la lógica de empresa. Puede editarlas o bien añadir sus propios tipos de campo.
Los tipos de campos forman la base de los perfiles de campo: Cada perfil de campo debe estar asociado a un tipo de campo.
Para más información, consulte Perfiles de campo, definiciones de campo y tipos de campo o Perfiles de país.
- Tipo de factura
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Las facturas Se clasifican por tipo. Tipos de factura:
- Gastos generales
- Pedido
- Notas de crédito
- Título
-
Un campo consta de dos partes, un valor y un título. El título es texto que siempre aparece en una factura y que Kofax ReadSoft Invoices puede utilizar para buscar el campo. Por ejemplo, el título de un campo de fecha podría ser la fecha de factura. Hace falta un título por cada campo que quiera que Kofax ReadSoft Invoices aprenda automáticamente. Cuando se define un campo, hay que especificar si hay un título para el campo y, de haberlo, qué texto puede tener y dónde podría estar ubicado en relación a la parte del valor del campo.
- Trabajo de servicio
- Los trabajos de servicio determinan cuándo y cómo se utilizan instancias de Interpret y Transfer, ejecutadas como servicios. Según como estén configurados, los trabajos de servicio se ejecutan automáticamente en el orden especificado para cada instancia de la barra de objetos Configuraciones de servicio en Manager.
- Trabajo
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Grupo de tareas realizadas por un módulo concreto sobre un grupo concreto de facturas. Un trabajo se configura en una descripción de trabajo. Los módulos Scan, Interpret, Verify y Transfer realizan trabajos.
- Transacción
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Información que Kofax ReadSoft Invoices transfiere a otro sistema informático, ya sea directamente (mediante DLL u otra interfaz) o guardándolo en un archivo de transferencia.
Una transacción contiene un registro de cada factura procesada.
El contenido y el formato de una transacción se especifican mediante una o más descripciones de transacción.
- Transfer (módulo)
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El módulo Transfer se utiliza después de haber procesado facturas, para transferir los datos de facturas mediante un archivo de transferencia a un sistema de destino, que puede ser otra aplicación en el mismo equipo que Kofax ReadSoft Invoices o en un equipo distinto. Los datos se transfieren en transacciones. En la descripción del trabajo de Transfer puede especificar los estados de factura que quiere transferir.
U
- Ubicación
-
Número de identificación que representa una combinación concreta de apartado de correos, calle, calle adicional, código postal, ciudad, estado/provincia, código de país y nombre del país en el registro del proveedor.
La ubicación se utiliza para la identificación del proveedor solo si hay varios proveedores con el mismo número de proveedor y el mismo ID de grupo corporativo.
- Umbral
- Ya que el color en las imágenes digitalizadas de facturas rara vez es homogéneo, a veces es necesario un valor de umbral cuando se definen colores para campos individuales. El valor de umbral determina el tamaño del rango de colores que Kofax ReadSoft Invoices aceptará con respecto al color de referencia. En una escala de 0 a 100, el valor 0 sólo acepta coincidencias exactas del color de referencia, mientras que el valor 100 incluirá un rango mucho más amplio de colores. El valor predeterminado es 50, que es suficiente en la mayoría de los casos.
V
- Validación de campo
-
Validar un campo significa comprobar que su valor es correcto. Kofax ReadSoft Invoices tiene diversas rutinas que validan automáticamente los campos, por ejemplo aquellos que especifique el usuario y aquellos determinados por la lógica del negocio.
Las validaciones de campo también son lo que denominamos los propios criterios, además del acto de aplicarlos.
- Validar, validación
- Véase Validación de campos, validar un campo.
- Valor dinámico
-
Un valor que se evalúa en tiempo de ejecución dependiendo del contexto actual en conexión con una acción configurada para una regla de factura en la extensión InvoiceRules.
Por ejemplo, un valor dinámico se podría leer de un campo de factura específico donde el resultado depende del valor de dicho campo para la factura actual que se está procesando.
- Valor estático
- Un valor que se utiliza exactamente tal como está escrito o seleccionado en conexión con una acción configurada para una regla de factura en la extensión InvoiceRules.
- Valor
- Un campo consta de dos partes, un título y un valor. El valor es, por ejemplo, la fecha en un campo de fecha, o el importe en un campo de importe.
- Variable del sistema
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Una variable representa un valor que actualmente no se conoce. La mayoría de las variables del sistema representan datos que provienen de un aspecto del procesamiento de facturas, en lugar de un valor de una factura específica.
Una variable del sistema suele ser un signo de sostenido (#) y una palabra que describe lo que representa la variable. Se utilizan en descripciones de transacciones.
Ejemplo: #Date representa la fecha de digitalización de la factura.
- Variante
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Definición distinta de factura para el mismo proveedor que es necesaria si un proveedor envía facturas con varios formatos.
Para diferenciar las variantes, se utiliza la descripción del proveedor.
- Verificar, verificación
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Proceso para comprobar y corregir facturas interpretadas. Kofax ReadSoft Invoices muestra campos interpretados, y el usuario los puede mejorar y ajustar según sea necesario. (Más información.)
Los detalles del proceso se especifican en la descripción de trabajo de Verify. (Más información.)
- Verify (módulo)
-
El módulo Verify se utiliza para verificar facturas aprendidas y facturas identificadas por Interpret.
Cuando Verify ha aprobado una factura, la imagen de la factura y los datos están listos para su transferencia a un archivo.
Ú
- Última factura o definición de factura
- Haga clic en Última (o pulse Fin) para abrir la última factura o la última definición de factura en la lista.
- Última página
- última página de una factura que se interpreta. (Los apéndices no se interpretan.) Más información.