Los archivos de imagen pueden entrar en el sistema Kofax ReadSoft Invoices de varios modos:

1. Al escanear facturas, se crean archivos de imagen (formato TIFF) y se guardan en una carpeta de imágenes dedicada. (Nomenclatura que Kofax ReadSoft Invoices utiliza para los archivos de imagen.) La calidad de la imagen y el tamaño del archivo dependen de la descripción de escáner seleccionada en la descripción de trabajo de Scan, entre otros aspectos. (Más información.)
2. Los archivos de imagen también se pueden importar en el sistema. Se admiten diversos formatos. También se admiten archivos de múltiples imágenes.

Independientemente de cómo se introduzca una imagen de factura en el sistema, su nombre de archivo se guarda con los datos de factura en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices.

• Cuando el parámetro Origen es Interno, Interpret no mueve los archivos de imagen.
• Cuando el parámetro Origen es Importar archivos de imagen de factura, Interpret mueve los archivos de imagen a una nueva ubicación, en función del resultado de la interpretación. A menos que especifique lo contrario, se mueven a subcarpetas de la carpeta de origen, concretamente a \ident o \error.

Los archivos de imagen no se mueven ni se eliminan durante la verificación, incluso aunque un operador de Verify elimine una factura. Esto implica que se puede recuperar una factura eliminada por error.

El trabajo de Transfer se configura generalmente para mover imágenes de factura creadas desde las carpetas de Kofax ReadSoft Invoices a una ubicación donde se puedan almacenar (archivar).

Así el administrador no tendrá que eliminar ni mover las imágenes manualmente.

Los nombres de los archivos se transfieren junto con el resto de los datos de factura si inserta la variable del sistema adecuada (por ejemplo, #Pages) en la descripción de transacción.

Las imágenes también se pueden convertir a un formato distinto durante la transferencia. Utilice los parámetros Imagen en la descripción de trabajo de Transfer para especificar esto. Otra opción de los parámetros Imagen es Transferir factura de varias páginas como TIFF múltiple.

A través del proceso, las imágenes de apéndices de factura se conservan junto con las imágenes de factura correspondientes.

Otro tipo de imagen de factura que se utiliza en el sistema es una factura de aprendizaje.

• Restrinja el acceso a carpetas de imágenes. (Véase la advertencia más arriba).
• El propio Kofax ReadSoft Invoices nunca elimina archivos de imagen; sólo los mueve a las carpetas especificadas, según se ha descrito arriba. Por lo tanto, cada empresa necesita rutinas para mover archivos de imagen de facturas y, quizás, cargarlos en un sistema de archivos.
• Compruebe con regularidad la carpeta y subcarpetas (especialmente la subcarpeta \error si está importando imágenes) que contienen imágenes de factura. Las imágenes se pueden dañar o pueden surgir otros problemas.

Examine cada archivos de imagen de la carpeta, por ejemplo, comprobando la fecha. Las imágenes que sean más antiguas de lo debido considerando las rutinas de la empresa para mover o eliminar estos archivos (véase más arriba) probablemente tengan algún problema.

Si un archivo de imagen tiene propiedades de solo lectura, cambie esto de forma manual. Una vez arreglados, los archivos de imagen se pueden volver a mover a la carpeta de importación.

Si un archivo de imagen está dañado, localice el original en papel y vuelva a escanearlo.

• Asegúrese de que se realiza una copia de seguridad de los archivos de imagen con regularidad.
• Disponga de espacio en disco suficiente para alojar los archivos de imagen que utilice el sistema.