Evitar que las facturas XML vayan automáticamente a Optimize
Las facturas XML de proveedores que son nuevos en el sistema y aquellas que se desvían de los estándares admitidos se deben optimizar, de forma que el sistema pueda aprender los detalles del proveedor y procesar automáticamente facturas XML posteriores para dicho proveedor.
- Abra una descripción de trabajo de Kofax ReadSoft Invoices que se utilice para procesar facturas XML.
- Seleccione Interpret > Origen y haga clic en Configurar. Se abre el cuadro de diálogo de configuración de trabajo de Collector.
- En la ficha XML asegúrese de que Utilizar la funcionalidad XML inteligente con archivos XML esté seleccionado.
- Seleccione No enviar facturas automáticamente a Optimize si el nombre del proveedor no se puede extraer/identificar.
- Haga clic en Aceptar.
Las definiciones de facturas XML se suelen optimizar según la primera factura XML recibida de un proveedor. Dichas facturas no se muestran en Verify hasta que se haya hecho.
Si quiere poder ver dichas facturas en Verify antes de que se envíen a Optimize, puede impedir que Collector envíe automáticamente facturas XML de nuevos proveedores directamente a Optimize. El procedimiento se describe más abajo.
No obstante, tenga en cuenta que esto no es lo recomendable. En cualquier caso, no las puede aprobar en Verify, ya que el proveedor/comprador no se puede ajustar ahí para facturas XML. Las tendrá que enviar manualmente a Optimize desde Verify, utilizando Factura > Guardar en Optimize para poder continuar con su proceso.
Si teme perder facturas que no aparecen en Verify, hay otras formas en las que puede modificar su sistema o sus procesos para que dichas facturas estén visibles:
- Con cierta frecuencia, en el módulo Manager, busque definiciones de facturas XML con estado 99 que tengan facturas en el sistema.
- En Optimize, busque regularmente (una vez al día o a la semana, por ejemplo) las definiciones de facturas XML con estado 99 o que tengan definido un estado personalizado.
- Configure una Bandeja de entrada en Verify para recopilar las facturas que se queden atascadas en el sistema.
Para evitar que las facturas XML vayan automáticamente a Optimize cuando proceden de nuevos proveedores:
Las facturas XML que siempre se envían automáticamente a Optimize
Las facturas XML con estas condiciones se envían automáticamente a Optimize, independientemente de los parámetros especificados en el trabajo de Collector:
- Si el nombre del comprador no se puede extraer o esta vacío.
- Si la factura no cumple uno de los estándares de facturas XML admitidos.
- Si el campo del proveedor está vacío o la información falta en el XML, Kofax ReadSoft Invoices crea una definición de factura con el nombre de proveedor vacío. Si selecciona No enviar facturas automáticamente a Optimize si el nombre del proveedor no se puede extraer/identificar. (ver arriba), pasa lo mismo, y las facturas reciben el estado Sin identificar en Kofax ReadSoft Invoices. Las facturas se muestran en Verify, y podrá aprobarlas. No obstante, esto no se recomienda, ya que no hay manera de saber si se han extraído los valores correctos. En su lugar, envíelas antes a Optimize.
- Si la definición XML para la factura ya se ha enviado a Optimize (ya está marcada con MarkedForOptimize). La factura queda detenida hasta que se optimice la definición de factura.
- Si <SYSTEM> es el único perfil de factura con el que se puede asociar la factura.