Verificar campos de un solo artículo
Facturas identificadas
Una factura identificada se ha asociado e interpretado contra una definición de factura Aprendida o Conocida. Si se utilizan datos principales, la factura se asocia a un proveedor existente.
Para verificar facturas identificadas:
- Inicie la verificación de una factura Se muestran en el cuadro de diálogo Verificación y la imagen de la factura.
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Si todos los campos están Terminados, y los valores de los campos proveedor y número de proveedor son correctos, vaya al paso 6.
- Si hay sugerencias de campo, haga clic en la columna # y desplácese por las mismas hasta que encuentre la correcta.
- Si Interpret no ha podido encontrar el campo que quiere capturar, haga doble clic en el campo quiera capturar en la imagen de la factura. Verify dibuja un marco alrededor del valor y lo interpreta.
- También puede dibujar un rectángulo alrededor del texto que quiere capturar para el campo (incluido texto con orientación vertical).
- Si se interpreta el campo correcto, pero el valor no se interpreta correctamente porque la calidad de la imagen es deficiente, escriba el valor correcto en el recuadro Valor.
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Se selecciona automáticamente el primer campo incompleto, si existiera alguno. Justo debajo del campo, se muestra la vista de ampliación.
Fíjese en la vista de ampliación o en la imagen de la factura para ver si está seleccionado el campo correcto. Tenga en cuenta que también puede utilizar la rueda del ratón para ampliar o reducir la imagen de la factura, así como hacer clic sobre la imagen para moverla.
Asegúrese de que el valor interpretado del recuadro Valor sea correcto.
- Si la factura tiene apéndices, consulte Verificación de facturas con apéndices.
- Cuando el valor correcto esté en el recuadro Valor, pulse Intro para completar el campo.
- Cuando todos los campos estén Terminados, aparecerá el botón Aceptar en la parte inferior del cuadro de diálogo Verificación. Haga clic en Aceptar para aprobar la factura.
Facturas no identificadas
Las facturas Sin identificar no se han asociado a una definición de factura (o un proveedor si se han utilizado datos principales). Esto es debido a que la factura es nueva en el sistema, o el programa no ha podido hacer la identificación correctamente.
Si se ha identificado el proveedor, se lista en el recuadro Comprador. Si se encuentra ahí o el recuadro se destaca en amarillo (indicando que la selección es incierta), compruebe el nombre del comprador y escríbalo o selecciónelo de la lista desplegable. Así se determinan los proveedores que están disponibles automáticamente en la lista de proveedores (si se han utilizado compradores y registros de proveedores).
Antes de poder verificar el resto de los campos de la factura, hay que introducir el proveedor en el recuadro Proveedor. Esto se puede hacer de varias formas:
Después de identificar la factura, puede verificar los campos de un solo artículo según se describe en Facturas identificadas, más arriba.
Notas
- Aunque puede introducir valores manualmente que Interpret no encuentre, se recomienda indicar al Interpret dónde buscar el campo haciendo doble clic o dibujando un rectángulo a su alrededor en la imagen de la factura. Este método ayuda a Kofax ReadSoft Invoices a aprender la posición del campo de la factura, con lo que la próxima vez no tendrá que introducir el valor manualmente.
- A partir de Kofax ReadSoft Invoices 5-7, es posible hacer que el programa utilice automáticamente campos de un solo artículo aceptables como identificadores cuando el operador los seleccione en Verify.
- Si intenta aprobar un valor de campo en una factura que no coincide con la especificación de formato o con los valores de validación, se muestra un aviso, pidiéndole que confirme o cambie el valor. Puede confirmar un valor que no coincida con la especificación de formato y/o los parámetros de validación.
Sugerencias
- Si una factura de un proveedor concretos obtiene con regularidad calidad de imagen deficiente, puede aplicar un filtro de fondo para lograr mejores resultados de interpretación.
Cuando hace clic en un campo en una imagen de factura, el foco se mueve al recuadro que contiene el valor de campo. Si quiere cambiar este comportamiento, quite la selección de Cambiar foco al hacer clic en el menú Ver.
Utilice la opción Ir al siguiente campo incompleto después de dibujar del menú Ver durante Verify para no tener que pulsar Intro para pasar al siguiente campo incompleto. Cuando utiliza esta opción y hace doble clic o dibuja un rectángulo en la imagen de factura, los datos capturados se copian al recuadro de edición del campo actual, y el campo se valida automáticamente. Si la validación es Correcta, el campo se guarda y el cursor pasa automáticamente al siguiente campo incompleto.