Los datos principales integran Kofax ReadSoft Invoices con la información de proveedores y de compradores de un sistema financiero, abriendo la puerta a mayores posibilidades de clasificación e identificación. Para utilizar los datos principales, debe importarlos o especificar que deben utilizarse.

Consulte aquí más información sobre los campos que están permitidos en los datos principales y la especificación de importación.

Cuando se trata de utilizar los datos principales junto con definiciones en Kofax ReadSoft Invoices, tiene tres opciones principales:

• Sólo datos principales (opción recomendada si los datos principales están disponibles)

  Los nombres de definición de factura proceden del registro de proveedores creado mediante la importación de datos principales. Cuando Kofax ReadSoft Invoices detecta una factura de un determinado proveedor por primera vez, intenta buscar los datos del proveedor en la factura y hacer una correspondencia con la base de datos de proveedores. Si se encuentra alguna coincidencia, la definición de dicha factura recibe el nombre y el ID del proveedor coincidente. Al aprobar la factura en Verify, Kofax ReadSoft Invoices crea la definición.

  Si en Verify se procesa una factura desconocida, solo puede seleccionar proveedores del registro de proveedores. De forma similar, si en Optimize se procesa una definición de factura desconocida, solo puede seleccionar los proveedores del registro de proveedores.

  Si el mismo proveedor tiene varios diseños de factura, en Verify u Optimize puede crear una definición para cada diseño. (La descripción del proveedor debe ser ligeramente distinta.) Las definiciones se vinculan con el mismo registro de proveedores y, además, tienen el mismo ID.

  Esta situación simplifica la creación de definiciones, ya que se requiere una introducción manual mínima de datos para asignarles un nombre.

  En esta situación, seleccione ambas opciones en el cuadro de diálogo Política de datos principales.

• Sin datos principales (la única opción si los datos principales no están disponibles)

  Los nombres de proveedor y sus ID se crean manualmente. Esto se convertirá en la base de un diseño para dicho proveedor. Si el mismo proveedor tiene varios diseños de factura, se crea una definición para cada diseño. El nombre o la descripción del proveedor deben ser ligeramente distintos. En Optimize, debe especificar campos de identificador apropiados y exclusivos que se puedan utilizar para identificar la definición.

  En cambio, en Verify, puede crear definiciones nuevas escribiendo nombres nuevos. No obstante, no puede especificar los identificadores; solo se pueden definir en Optimize.

  Esta situación es apropiada cuando los datos principales no están disponibles, o cuando los datos del proveedor se capturan como campos normales en la factura y pasan al sistema de destino, donde se determina la identidad del proveedor.

  En esta situación, no seleccione ninguna de las opciones en el cuadro de diálogo Política de datos principales.

• Datos principales y nombres de definición creados manualmente (opción no recomendada)

  Sucede lo mismo que en la primera situación, salvo que en Optimize y Verify también puede introducir nombres de proveedor nuevos. Estos nombres no se añaden a los datos principales, solo se encuentran en la lista de nombres de definición.

  Esto significa que puede elegir el nombre de proveedor de la lista de proveedores de los datos principales, o bien de la lista de definiciones; la otra opción sería crear uno nuevo.

  Esta situación no es totalmente adecuada para los procesos prácticos. La distinción entre un proveedor y una definición puede quedar poco clara, y el resultado obtenido en el sistema de destino se basa en una estrategia clara para nombrar las definiciones y ofrecer ID exclusivos.

  Si es posible, trate de no utilizar esta situación.

  En esta situación, seleccione solo el primer parámetro en el cuadro de diálogo Política de datos principales.