Interpretar facturas XML
Cuando empieza el trabajo, Kofax ReadSoft Invoices comprueba en primer lugar la base de datos para ver si hay definiciones de facturas XML que se hayan optimizado. En primer lugar, se reinterpretan las facturas asociadas con dichas definiciones.
Después de que Collector recibe y procesa las facturas XML, ya estarán listas para ser interpretadas. La interpretación de facturas XML consiste en:
- Importación de los datos de las facturas.
En sentido estricto, la interpretación de los datos que figuran en la factura, no se produce con las facturas XML del modo en que se interpretan las facturas en papel o en imágenes. El módulo Interpret importa directamente los datos a la base de datos. Sin embargo, todavía deberá ejecutar un trabajo de Interpret con los parámetros adecuados. Para obtener más información, consulte el tema «Configurar el trabajo de Interpret para procesar facturas XML» en la ayuda de Collector.
- Ordenación de las facturas.
El módulo Interpret utiliza el mismo método para ordenar facturas que en el caso de otras facturas.
- Clasificación de las facturas.
Cuando las facturas XML se reciben por correo electrónico, debe utilizar el perfil de factura <SYSTEM> para diferenciar entre las facturas de gastos generales (GE) y de pedidos (PO). (Esto se aplica a todas las facturas, no solo a las XML).
Las facturas se convierten en SMXL para que Kofax ReadSoft Invoices las pueda reconocer y crear una imagen PDF. Después de interpretar una factura XML, que de forma predeterminada es el archivo original, con la versión SMXL y el archivo PDF, se mueve a la carpeta especificada en el trabajo de Collector. Lo que ocurre después depende de si el proveedor coincide con alguno que ya se encuentre en las bases de datos de Collector y de Kofax ReadSoft Invoices.
Flujo de facturas XML en Interpret junto con Collector
Cuando empieza el trabajo de Interpret, comprueba las facturas de la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices de las definiciones de factura que se han optimizado. Estas tienen prioridad y son las primeras en reinterpretarse. Consulte 1 en el diagrama.
Si hay disponibles nuevas facturas XML, Collector empieza a recuperarlas (consulte 2 en el diagrama). La forma en que se procesan los archivos depende del formato o de si el proveedor es conocido o no (consulte 3 en el diagrama).
- Los archivos que no tienen un formato XML se envían automáticamente a Optimize, donde la definición de factura puede optimizarse y guardarse.
Proveedores conocidos
- Si el proveedor es conocido (es decir, si coincide con un proveedor de la base de datos de Collector y se encuentra en los datos principales de Kofax ReadSoft Invoices, en caso de que se utilicen), se interpreta y se envía a Verify. El archivo original, la versión SXML, y el PDF correspondiente se guardan en la carpeta identificada especificada en el trabajo.
- Si se observa que es correcto, puede aprobarse y enviarse a Transfer.
- En cambio, si es incorrecto, se puede guardar en Optimize para su optimización.
- No obstante, si el proveedor es conocido para Collector pero no se encuentra en los datos principales de Kofax ReadSoft Invoices, la factura se marca como no identificada y, por tanto, debe corregirse y reinterpretarse.
Proveedores desconocidos
- Si el proveedor es desconocido para Collector, la definición de factura se envía automáticamente a Optimize y se marca con el estado 99 para conseguir un reconocimiento sencillo cuando se optimice la definición de factura. No obstante, si lo desea, las facturas de proveedores desconocidos se pueden visualizar en Verify de todas formas (es decir, no se envían automáticamente a Optimize).
- Todas las facturas asociadas con la definición de factura se bloquean en el trabajo y adquieren el estado Escaneado. Se reinterpretarán después de que se haya optimizado la definición de factura.
- La definición de factura se optimiza y, a continuación, se reinterpretan todas las facturas asociadas con la definición.