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Optimizar perfiles o definiciones de facturas XML

Si algunas de estas situaciones ocurren con carácter regular para algunas de las facturas XML (aunque también puede darse con otros tipos), es necesario optimizarlas. Esto quiere decir que necesita optimizar las reglas de extracción para dichas facturas en la definición o el perfil de factura al que pertenecen, a fin de que las facturas puedan procesarse automáticamente:

En cada caso en que se utilice el procedimiento siguiente para optimizar la extracción de una factura XML, necesita considerar si cabe cambiar el perfil o la definición de factura XML subyacentes.

  • Los cambios introducidos en el perfil de factura XML afectan a todas las facturas XML que pertenezcan a este perfil. Si un perfil de factura XML contiene varias definiciones de factura XML, el campo afectará a todas las facturas que pertenecen a alguna de ellas.
  • Los cambios introducidos en la definición de factura XML afectan sólo a las facturas que pertenecen a dicha definición.

Las facturas terminan automáticamente en Optimize si el proveedor es nuevo en el sistema o si no se puede extraer de la factura un proveedor o comprador válido. También se pueden enviar a Optimize desde Verify; algunas facturas pueden enviarse automáticamente a Optimize, y hay otras que siempre se envían a Optimize.

Para optimizar perfiles o definiciones de facturas XML

(consultar también las recomendaciones para optimizar facturas XML)

  1. Iniciar una sesión de Optimize.
  2. Busque facturas XML en la columna Tipo de factura en la lista de definiciones de factura.
  3. En la columna Optimize, haga doble clic en una factura XML con el estado 99. Tome nota del número ID de la definición de factura. Se muestra en la columna ID.

    Tenga en cuenta que aquí también puede acceder a funcionalidad habitual de Optimize, como definir la aprobación automática de las facturas XML conectadas con estado Completado; para ello, haga clic con el botón secundario del ratón en la factura en el módulo Optimize y, a continuación, seleccione Abrir.

  4. Opcional: Cambie el origen de factura XML.
  5. Opcional: Reencauce la factura a otro perfil de factura XML para que la factura XML comience a optimizarse.
  6. Asigne los elementos XML apropiados a los campos correspondientes de la factura. Si utiliza datos principales, consulte también los aspectos que deben tenerse en cuenta al optimizar facturas en relación con los datos principales.
  7. Si es necesario, asigne las líneas de artículos a los elementos o atributos XML apropiados.
  8. Si es necesario, cree reglas para ayudarle a encontrar los valores correctos en el código XML.
  9. Tenga en cuenta si los cambios se deben aplicar a todas las facturas o sólo a aquellas que tengan la definición de facturas de XML actual. Haga clic en Guardar definición XML para guardar el cambio solo para la definición actual de factura XML (esto es, el proveedor actual). Haga clic en Guardar el perfil XML si quiere que las reglas se apliquen a todas las facturas XML que coinciden con el perfil de factura de XML independientemente de la definición de factura XML.

    Al hacer clic en Guardar el perfil XML, se le pide que confirme si desea guardar los cambios en el perfil en caso de que haya hecho clic en el botón de forma accidental.

  10. Cierre el cuadro de diálogo cuando haya terminado. A continuación, se abre un cuadro de diálogo donde se le pregunta si ha terminado de optimizar la definición o el perfil de factura XML (en caso de que no sea haya guardado una definición). Seleccione Sí (si selecciona No, la definición o el perfil de factura XML siguen en Optimize con el estado 99, y puede reabrirlos para continuar trabajando con ellos).
    Si se utilizan datos principales, también se le pedirá que los confirme.

Todas las facturas pertenecientes a la definición o el perfil de factura y que tengan el estado Escaneado se reinterpretarán con la definición o el perfil de factura XML actualizados.

Flujo de facturas XML en Optimize

(Haga clic aquí para ver una ilustración del diagrama de flujo en una ventana independiente)

Optimize puede recibir facturas XML de Verify o Interpret (a menos que las facturas de proveedores desconocidos se definan para que no vayan automáticamente a Optimize).

Al abrir una definición o un perfil de factura XML en Optimize, estos parámetros se muestran en el Asignador XML. Aquí debe asignar los campos de factura a los elementos XML correspondientes. Al seleccionar el cuadro de diálogo, se abre un mensaje en el que se le pregunta si ha terminado. Tiene las siguientes alternativas:

  • Sí

    Si selecciona esta opción:

    • Se actualizan el nombre, el número y la descripción de la definición de factura (esta opción no es aplicable si no se ha guardado la definición; es decir, que actualmente sólo existe un perfil).
    • El cuadro de diálogo y la definición de factura se cierran.
    • El estado de Optimize se establece en 0.
    • A continuación, pasa al siguiente perfil o definición de factura XML que es necesario optimizar.

    El perfil o la definición de factura XML ya se pueden utilizar en producción.

  • No

    Si selecciona esta opción:

    • El cuadro de diálogo y la definición o el perfil de factura se cierran.
    • El estado de Optimize permanece invariable.

    Debe volver a hacer doble clic en la definición o el perfil de factura XML para abrir el Asignador XML a fin de poder continuar trabajando con él.

  • Cancelar
    El cuadro de diálogo del mensaje se cierra y se le remite a la definición de factura en el Asignador XML.