Ordenación de facturas: Introducción
Kofax ReadSoft Invoices puede ordenar automáticamente facturas por comprador, proveedor, país y por tipo de factura. La ordenación reduce el trabajo manual del operador del escáner y automatiza el reencauzamiento de la factura. Cuando se identifican el comprador y el tipo de factura, Kofax ReadSoft Invoices sabe el perfil de factura a utilizar para procesar la factura.
- Identificación del comprador (entidad legal): Kofax ReadSoft Invoices puede buscar automáticamente identificar compradores en cada factura, después de crear un registro de compradores mediante la importación de datos principales.
- Identificación del proveedor: Kofax ReadSoft Invoices puede utilizar números de cuentas bancarias en una factura para identificar el proveedor correcto en el registro de proveedores, creado mediante la importación de datos principales.
- Ordenación de país: Kofax ReadSoft Invoices puede reconocer automáticamente el país de origen de una factura mediante la identificación del proveedor. Utilizando dicha información, puede crear carpetas de bandeja de entrada que organizan las facturas por país. Las facturas también se pueden reencauzar y verificar según el país de origen.
- Clasificación de facturas: Kofax ReadSoft Invoices puede establecer una diferencia entre ordenar facturas de gastos generales (GE), facturas de pedidos (PO) y notas de crédito.
Identificación del comprador
El comprador se identifica comparando el texto en la factura con la información en el registro de compradores.
Todos los compradores tienen un ID de grupo corporativo, y esto afecta al resto del proceso.
Caso de ejemplo
En una instalación típica de Kofax ReadSoft Invoices tiene un perfil de factura para cada país y tipo de factura. Por lo general hay distintos compradores para cada país. Utilice los registros de compradores y proveedores para la identificación, y configure la bandeja de entrada para ordenar facturas por comprador, país y tipo de factura.
Identificación de la factura
Si Kofax ReadSoft Invoices no puede encontrar una definición de factura que coincida, intenta identificar el proveedor.
Si Kofax ReadSoft Invoices reconoce una factura utilizando identificadores, la factura se identifica, se interpreta con el perfil de factura correcto y se envía a la bandeja de entrada de Verify.
Identificación del Proveedor
Kofax ReadSoft Invoices identifica el proveedor comparando los campos de la factura con la información en el registro de proveedores. Así se reduce la selección de los posibles perfiles de factura a utilizar.
Sólo se tienen en cuenta los proveedores que tengan un ID de grupo corporativo que coincida con el asociado al comprador identificado.
Ordenación de países
Kofax ReadSoft Invoices utiliza la información de comprador y proveedor para determinar el país de origen de la factura. Así se reduce aún más la selección de los posibles perfiles de factura a utilizar.
Clasificación de facturas
Si queda más de una factura entre las que elegir, Kofax ReadSoft Invoices busca otros campos clave para determinar el tipo de factura e interpreta la factura con el perfil de factura correcto.
Se crea una nueva definición de factura y la factura se envía a la bandeja de entrada de Verify.
