• definiciones de factura: el objetivo es que solo se utilicen las correctas; una definición de factura “incorrecta” normalmente tiene problemas con baja calidad de imagen, o bien no representa correctamente la mayoría de las facturas de dicho proveedor. Dichas definiciones de factura se deben eliminar con regularidad.
  Nota Si el sistema contiene facturas que se corresponden con las definiciones de factura, dichas definiciones no se eliminarán, incluso aunque cumplan las condiciones especificadas, a menos que estén corruptas.
• datos temporales
• nombres de proveedor sin utilizar
• facturas de aprendizaje no utilizadas
• archivos de formato de informe de lote
• datos de actividad del usuario más antiguos que un número de días especificado
• facturas detenidas más antiguas que un número de días especificado

Advertencia

Utilice Quitar definiciones de factura sin conexión con ningún proveedor después de sólo si su sistema utiliza datos importados de proveedor. No utilice este ajuste si el sistema no emplea datos maestros.

• En el recuadro Importar formato, seleccione el formato del archivo que desea importar.
• Con el botón Examinar (…), busque el archivo que desea importar. Debe tratarse de un archivo que haya exportado desde su sistema contable. Es posible importar dos o más archivos, si tienen el mismo formato. En caso de tener formatos diferentes, hay que importarlos por separado.
• Eliminar datos principales antes de importar: garantiza que los datos principales de Kofax ReadSoft Invoices coincidan con los datos principales de su sistema contable. Los proveedores adicionales en los datos principales de Kofax ReadSoft Invoices se eliminan.

Advertencia

Al utilizar Eliminar datos principales antes de importar, los proveedores que no existen en los datos importados se eliminan de los datos principales de Kofax ReadSoft Invoices. Si Kofax ReadSoft Invoices contiene definiciones de factura asociadas con los proveedores eliminados, el vínculo se romperá, por lo que las definiciones perderán los detalles de los proveedores*. Incluso si vuelve a importar más adelante los mismos datos de proveedor, el vínculo no se restaurará, porque a todos los proveedores "recién" importados se les asignan nuevos ID de proveedores internos, que no coincidirán con los de las definiciones de factura. (Las definiciones de factura se vinculan a proveedores específicos a través de cada ID interno de proveedor, no por el nombre de proveedor).

* Un usuario de Optimize o Verify puede definir proveedores para cada una de las definiciones de factura individuales. O también, un usuario de Optimize puede actualizar definiciones de factura utilizando datos importados de proveedor. Si no se hace nada de esto, con carácter eventual las definiciones se eliminan mediante planes de mantenimiento que eliminan las definiciones no utilizadas (consulte el paso 6 anterior).

Utilice Eliminar datos principales antes de importar cuando quiera eliminar los proveedores que ya no se encuentran en el sistema financiero/contable. Cuando la opción no está seleccionada, los proveedores existentes se actualizan y se añaden nuevos, pero los proveedores que se han eliminado del sistema contable no se eliminan de los datos principales de Kofax ReadSoft Invoices.

Después de crear un plan de mantenimiento, puede hacer clic en Iniciar en el cuadro de diálogo Mantenimiento para ejecutarlo.