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Procesar facturas XML utilizando Collector: Introducción

La utilización conjunta de Collector y Kofax ReadSoft Invoices ofrece una funcionalidad mejorada para interpretar automáticamente las facturas XML en varios formatos estándar recibidas por correo electrónico u obtenidas directamente de una carpeta de archivos específica. Para las facturas que no se ajustan a un formato estándar o que lo utilizan incorrectamente (de manera que los campos no se encuentran automáticamente), puede utilizar el Asignador XML en Optimize para asignar rápidamente los valores XML necesarios para capturar los campos correctos de la factura. Estos resultados de una definición de factura específica de un proveedor permiten procesar automáticamente las facturas XML que se reciban posteriormente del mismo proveedor.

Nota Collector se debe instalar aparte. En la guía ReadSoft Collector Installation and Quick start guide.pdf hay información sobre los requisitos del sistema, la instalación y el procedimiento de configuración inicial. Tanto en la Ayuda de Collector como en este archivo de ayuda se puede encontrar información más detallada.

Las facturas XML de los proveedores existentes, donde los valores XML no se encuentran o son incorrectos, o en las que se tengan que añadir campos adicionales, se pueden guardar en Optimize desde Verify para que los valores se puedan asignar con el Asignador XML.

Especificar que todas las facturas deben visualizarse siempre en Verify (es decir, evitar que determinadas facturas XML se transfieran automáticamente a Optimize)

Las facturas XML de las que no se puede extraer o identificar el proveedor normalmente se envían directamente a Optimize. Como consecuencia de ello, estas facturas no se muestran en Verify. Si desea ver estas facturas en Verify, puede detener para que Collector no las envíe automática y directamente a Optimize.

Cómo funciona

(Ver una ilustración del diagrama de flujo.)

Collector:

Para obtener más información, consulte el tema «Configuración del trabajo de Interpret para procesar facturas XML» en la ayuda de Collector.

  1. Recibe las facturas XML como archivos adjuntos en un mensaje de correo electrónico o las obtiene directamente de una carpeta específica. Si se utiliza el correo electrónico, las facturas XML o basadas en imágenes pueden procesarse en el mismo trabajo.
  2. Recibe las facturas XML como archivos adjuntos en un mensaje de correo electrónico o las obtiene directamente de una carpeta específica. Si se utiliza el correo electrónico, las facturas XML o basadas en imágenes pueden procesarse en el mismo trabajo.
  3. Crea una versión nueva de la factura XML que Kofax ReadSoft Invoices puede reconocer (.sxml se añade al nombre de archivo antes de la extensión .xml final para diferenciarlo del archivo original) y la ubica en una carpeta especificada para facturas identificadas o procesadas. Ejemplo:
    • Nombre original del archivo: 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.xml
    • Nombre transformado del archivo: 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.sxml.xml
  4. Analiza la estructura de documentos y la asocia con la lógica específica del proveedor sobre cómo se van a extraer los datos.
  5. Extrae los datos del XML según reglas y actividades de aprendizaje.
  6. Valida los datos extraídos.
  7. La imagen que se muestra en Verify para la factura XML depende de la(s) opción(es) seleccionada(s) en la descripción trabajo de Collector (consulte la ayuda de Collector para obtener más información):
    • Collector genera una imagen PDF de la factura XML en función de la información del archivo XML, y la coloca en la misma carpeta que el original y los archivos transformados en el paso 2 anterior. Esta es la opción predeterminada para la imagen de la factura mostrada en Verify. El archivo tiene el mismo nombre que el archivo XML original, salvo que la extensión cambia a .pdf. Ejemplo:
      • Nombre original del archivo: 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.xml
      • Nombre del archivo de imagen: 154c-4794-b998-c4db032675db_Faktura1.pdf
    • Se puede utilizar un archivo adjunto de un correo electrónico u otro archivo de imagen.
    • También se pueden utilizar archivos de imagen concretos e incrustados en el XML.
    • Además, se pueden incluir todos los archivos incrustados y archivos adjuntos de correos electrónicos como apéndices a la imagen de la factura en Verify.

Interpret

Cuando empieza el trabajo, Kofax ReadSoft Invoices comprueba en primer lugar la base de datos para ver si hay definiciones de facturas XML que se hayan optimizado. En primer lugar, se reinterpretan las facturas asociadas con dichas definiciones.

A diferencia de lo que sucede con las facturas escaneadas o las imágenes importadas, no hay una interpretación real de las facturas XML. En su lugar, el módulo Interpret simplemente extrae los datos de los archivos XML, que posteriormente estarán listos para verificarse. (Más información.)

Verify

En Verify, el usuario verifica las facturas XML de la forma habitual, corrigiendo los valores necesarios. Las facturas XML presentan un aspecto parecido al de las escaneadas. Sin embargo, tienen como único fin su visualización; no se dibujan rectángulos de campos sobre la imagen y el usuario tampoco puede dibujar en ella. Otra diferencia es que los proveedores o compradores no se pueden ajustar en Verify. En caso de que sea necesario hacerlo, la factura se debe Guardar en Optimize utilizando la opción de menú Factura. (Más información.)

Además, en la imagen sólo se muestran los campos cuyos valores se encuentran en el código XML de una factura XML.

Transfer

  • Salida XML para transferir datos desde archivos XML. Se incluyen los archivos adjuntos y, además, las variables del sistema que se mencionan a continuación y que se incluyen en la descripción de la transacción se incluyen aquí automáticamente.
  • Si utiliza una descripción de transacción para enviar datos al sistema de destino, no se incluyen los archivos adjuntos. Se pueden incluir las siguientes variables del sistema relevantes:
    • #DocRef, #ImageRef, y #CertRef
    • #Imagefile, #Imagefile2, y #Pages

Los archivos de referencia se transfieren tal como se ha especificado en el trabajo de Transfer.

Optimize

Las definiciones de factura se pueden optimizar con el Asignador XML. El trabajo de Collector se puede configurar para que guarde automáticamente en las facturas que Optimize no puede identificar. (Más información).