• La captura de datos automática sustituye el enorme trabajo necesario para registrar la información de una factura manualmente. Tanto si sus facturas llegan como facturas en papel, a través de Internet, por correo electrónico o en archivos, Kofax ReadSoft Invoices las gestiona todas.
• Mediante la integración con su sistema financiero, la factura se puede complementar con distintos tipos de información, respecto a, por ejemplo, proveedor y códigos.
• La factura interpretada también se puede registrar en su sistema financiero y se puede ordenar por fecha de llegada. La factura electrónica completa se transfiere de Kofax ReadSoft Invoices a su archivado y su sistema de flujo de trabajo. Desde ahí, la factura se puede distribuir electrónicamente para su codificación y autorización.

Kofax ReadSoft Invoices utiliza nueva tecnología dentro de las áreas del reconocimiento de caracteres de imagen (ICR) y de gestión de información basada en imágenes.

Kofax ReadSoft Invoices siempre se ha visto como demasiado complicado para interpretar electrónicamente. No obstante, Kofax ReadSoft Invoices incorpora una técnica de aprendizaje adaptativo para identificar facturas para que pueda reconocer proveedores nuevos y antiguos. Kofax ReadSoft Invoices aprende el aspecto y el formato de la imagen de una factura y lo guarda la primera vez que dicha factura se interpreta. Cuando se lee una factura de un proveedor conocido, se puede interpretar según las características clave recopiladas de facturas que previamente se habían guardado. En otras palabras, el sistema administra automáticamente de forma diferente a los proveedores y sus facturas.

El módulo Scan controla el escáner y la lectura de facturas al sistema. Cosas que puede gestionar:

• Endosar cada factura con un número según se digitaliza
• Apéndices o adjuntos a facturas
• Lotes, o pilas de facturas que procesa de forma conjunta
• Facturas de varias páginas

Además, Kofax ReadSoft Invoices tiene funciones integradas avanzadas para la mejora de imágenes. Esto suele ser necesario para facturas que podrían tener variaciones en el aspecto debido a patrones de color.

Kofax ReadSoft Invoices identifica distintos proveedores buscando e interpretando un único identificador en cada factura y asociándolo al que se incluye en la base de datos de la definición de factura. Los identificadores comunes son números de cuenta y logotipos de empresas que son distintos para cada proveedor.

Después de que se ha identificado una factura, el programa busca e interpreta datos según una plantilla predefinida, una definición de factura. Incluso los datos en listas de artículos se encuentran e interpretan. Hay un amplio soporte para comprobar y validar un resultado interpretado.

El interpretador adaptativo detecta cuando encuentra una factura desconocida, esto es, una factura con un identificador desconocido. Con la ayuda de la funcionalidad ICR exclusiva, el módulo Interpret busca datos en facturas desconocidas.

Kofax ReadSoft Invoices también puede identificar facturas desconocidas utilizando un registro de proveedores.

La información interpretada se valida mediante el módulo Verify según las rutinas internas y tablas y/o en línea contra su sistema financiero. Esto se hace de forma rápida y segura. Una sencilla interfaz permite a los operadores de Verify trabajar eficientemente utilizando un amplio abanico de funciones.

Utilice el módulo Transfer para transferir datos de facturas procesadas a un sistema de destino por medio de un archivo de transferencia. El sistema de destino puede ser un archivo de archivado, un flujo de trabajo o un sistema financiero. El sistema de destino puede ser otra aplicación en el mismo equipo de Kofax ReadSoft Invoices o en otro equipo.

En una solución completa de procesamiento electrónico de documentos, es esencial integrar todas las aplicaciones. Kofax ReadSoft Invoices puede acceder al sistema financiero y transferir información. Esto se puede hacer a medida que se lee en los campos o cuando la factura completa está lista. El programa también pasa información a los sistemas de archivado y de flujo de trabajos para la gestión continua de facturas. Kofax ReadSoft Invoices se puede integrar con la mayoría de los sistemas financieros y sistemas de archivado y flujos de trabajo del mercado.

Puede utilizar Kofax ReadSoft Invoices para capturar la información en facturas que llega a su empresa y pasar los datos al sistema financiero. También se pueden archivar electrónicamente las imágenes de facturas en el sistema de archivado de imágenes.

Kofax ReadSoft Invoices es un componente clave para la creación de un sistema completamente electrónico de gestión de pagos y de facturas en su empresa. Puede integrar el programa completamente con el resto de sus sistemas para implementar un sistema de gestión y pagos de facturas sin usar soporte en papel.

Por supuesto, no necesita un sistema completamente electrónico para percibir las ventajas principales del uso de Kofax ReadSoft Invoices. El programa liberara recursos ya que sustituye la entrada de datos manual. Aumenta la precisión de la entrada de datos y le permite automatizar cada vez más el procesamiento de facturas y pagos con el tiempo.

Kofax ReadSoft Invoices se integra fácilmente con el resto de sus sistemas mediante interfaces estándar de programa.

Kofax ReadSoft Invoices tiene un diseño por módulos flexibles que consta de seis módulos con una interfaz de usuario sencilla. Como los procesos son asíncronos e independientes entre sí, los módulos se pueden ejecutar de forma separada o simultánea, en un equipo o en una red. Así, el trabajo se puede planificar para optimizar la capacidad de los sistemas y la eficiencia del personal.

Manager

Scan

Interpret

Verify

Transfer

Optimize