Permitir que las facturas se archiven cuando se digitalizan (escanean)
Esta función se proporciona en relación con el componente ScanInfo.
Es posible proporcionar a los operadores de Scan la capacidad de archivar facturas cuando se escanean añadiendo tres variables definidas por el usuario que se transfieren al sistema ERP (principalmente utilizado por ReadSoft Invoices Cockpit). Esta función se utiliza para enviar el año fiscal y el número de documento de referencia a los que se debe adjuntar el documento escaneado al sistema ERP.
Haga lo siguiente para proporcionar a los operadores de Scan la posibilidad de archivar facturas cuando se digitalizan:
- En Manager, haga clic en Parámetros > Scan Info configuration.
- Haga clic en Add y seleccione Archive only en la lista.
- En el cuadro de diálogo Selected scan dialog parts, haga clic en el elemento Archive only en la lista y luego en Edit.
- Seleccione archivar todas las facturas o únicamente aquellas que sean para perfiles de factura o descripciones de trabajo específicos. Si selecciona uno de los últimos, también debe hacer clic en Select profiles o Select jobs respectivamente para seleccionar la descripción de trabajo o perfil para la que desee que se archiven las facturas cuando se digitalicen.
- Seleccione Allow user to disable AutoArchive during scanning si quiere que el operador de Scan pueda activar y desactivar el archivado. Tenga en cuenta que esto solo se aplica si se han seleccionado perfiles o trabajos específicos para su archivado.
-
Especifique la acción predeterminada para lo que se muestra en la sección Archive only del cuadro de diálogo Additional information seleccionando una de las opciones siguientes:
- Do not save last selection: el recuadro está vacío cuando se abre el cuadro de diálogo.
- Remember last selection during session: el comprador seleccionado más recientemente es el comprador predeterminado durante la sesión actual de Scan. No obstante, la próxima vez que inicie el módulo Scan, no habrá ningún comprador seleccionado inicialmente.
- Remember last selection beween sessions: el comprador seleccionado más recientemente es el comprador predeterminado, incluso si se reinicia Scan.
- Haga clic en RemoteScanSender para configurar el componente.
- Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.
Configuración avanzada
Los nombres de las variables definidas por el usuario creadas y algunas funciones adicionales se pueden ajustar utilizando el siguiente código en el archivo ScanInfoConfiguration.xml que se encuentra en la carpeta GlobalPath. No obstante, tenga cuidado cuando haga esto.
...
<ScanInfoPartBase xsi:type="ArchiveOnly">
<ID>b23362163e1f4aea8651a6839722b831</ID>
<RememberSelection>None</RememberSelection>
<FiscalYearUDVName>FiscalYear</FiscalYearUDVName>
<DocumentNoUDVName>SAPDocumentNo</DocumentNoUDVName>
<ArchiveOnlyUDVName>ArchiveOnly</ArchiveOnlyUDVName>
<ArchiveOnlyUDVValue>1</ArchiveOnlyUDVValue>
<AllowedYearsForward>1</AllowedYearsBack>
<AllowedYearsBack>2</AllowedYearsBack>
</ScanInfoPartBase>
...Seleccionar opciones de archivado cuando se digitalizan facturas
Al iniciar el trabajo de digitalización, vaya a la sección del cuadro de diálogo Additional information para la variable definida por el usuario en cuestión (el nombre de la UDV se ha especificado anteriormente en el paso 4), y seleccione o especifique el valor dependiendo del tipo de valor especificado para ella.