Prácticas recomendadas para usar la funcionalidad SmartXML de Collector

Para mejorar el rendimiento cuando utilice SmartXML junto con Collector, haga lo siguiente:

  • Cree una bandeja de entrada en Verify en la que se colocarán las facturas XML que reciban el estado Escaneado (digitalizado) . Si no se hace, existe el riesgo de que el usuario pierda visibilidad sobre algunas facturas XML que entren en el sistema. Las facturas XML pueden recibir el estado Escaneado:
    • cuando un usuario guarda una factura en Optimize. Esto se hace cuando hay que añadir a la factura información que falta.
    • directamente durante la interpretación, si falta demasiada información. En consecuencia, el usuario debe correlacionar la información en Optimize para que las facturas XML se puedan verificar y transferir. Este sería el caso si Kofax ReadSoft Invoices no puede encontrar el nombre del proveedor durante la interpretación, por ejemplo, ya que se trata de un campo obligatorio.
    • Asigne un nombre a la bandeja de entrada como Facturas XML desconocidas, para que sea sencillo de distinguir.
    • En la ficha Variable definida por el usuario mientras se edita la carpeta de bandeja entrada, asegúrese de especificar una UDV que asegure que sólo facturas XML vayan a la Bandeja de entrada (como Source=XML o _Source=XML).
    • Asegúrese de que Reinterpretar no esté seleccionado en el diálogo bajo Opciones de Verify.
  • En Manager, asegúrese de que todos los tipos de campos que se utilizan en el perfil de factura para interpretar campos se incluyan en los perfiles de facturas XML estándar que hay en Mantenimiento XML. Puede saber los tipos de perfiles que se utilizan para cada campo haciendo clic en la barra de objetos Perfiles de factura, desplegando la carpeta Perfiles de campo bajo el perfil de factura que quiera, y haciendo doble clic en cada nombre de perfil de campo de la lista.


    En el perfil de factura US, por ejemplo:

Nombre de campo en el perfil de la factura Tipo de campo utilizado para interpretarlo
Factura/Abono SupplierAccountNumber
Número de factura InvoiceNumber
Importe neto InvoiceTotalVATExcludedAmount
Etcétera.  

Tenga en cuenta que el nombre del campo y el nombre del tipo de campo no siempre coinciden.

También puede ver los campos que no se utilizan en los perfiles de factura XML estándar. Haga clic en Módulos de extensión > Mantenimiento XML en el módulo Manager, clic con el botón secundario en el perfil de factura XML deseado y luego clic en Añadir campo. La lista de tipos de campo que se muestra son los campos que actualmente no están incluidos en el perfil de facturas XML seleccionado. Seleccione el tipo de campo que quiera agregar y haga clic en Aceptar.

  • Asegúrese de seleccionar los tipos de campo correctos para los campos específicos en base al formato de caracteres especificado para el campo, como en el caso en el que quiera/necesite limitar los elementos que hay que capturar. Pongamos por ejemplo el número de organización y número de IVA del perfil sueco. El número de organización de las facturas XML recibidas podría ser algo como SE556644998800:
    • Si quería capturar el número completo, se utilizaría el tipo de campo del número de organización, SupplierVatRegistrationNumber (que suele ser el valor predeterminado).
    • Si quería eliminar las dos primeras letras y los dos últimos dígitos (para capturar el número de organización 5566449988), por ejemplo, se utilizaría el tipo de campo SupplierTaxNumber2.
  • Asegúrese de que los campos que hay que capturar que no se incluyen en los diseños predeterminados ni como tipos de campo en los perfiles XML estándar (como el número de transportista o números de registro) se capturan añadiendo los campos que faltan a los perfiles de factura XML estándar.