Actualizar definiciones de factura utilizando los datos importados de proveedor
Actualizaciones automáticas
Cuando importa datos principales, los datos de proveedor se actualizan en la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices. A continuación, Kofax ReadSoft Invoices encuentra automáticamente las definiciones de factura que están conectadas a los proveedores y actualiza los detalles en dichas definiciones, si fuera necesario.
Actualizaciones manuales
A veces es necesario actualizar el proveedor de una definición de factura y vincularlo a un proveedor distinto en los datos principales. Por ejemplo, supongamos que uno de sus proveedores se fusiona con otra empresa. Esto tiene como resultado un proveedor nuevo en los datos principales, y debe cambiar manualmente la definición de factura mediante la conexión a este nuevo proveedor. Utilice el procedimiento que se describe a continuación.
Cuando lo haga, Kofax ReadSoft Invoices puede realizar un intento más amplio para intentar la correlación de proveedores utilizando todos los datos de proveedores que aparecen tanto en las definiciones de datos principales como en facturas.
- En Manager, seleccione Parámetros > Política de datos principales.
- Seleccione ambos parámetros en dicho cuadro de diálogo.
- Abra el módulo Optimize.
- Haga clic con el botón secundario en los perfiles de factura y seleccione Abrir. Se muestra la lista de definiciones de factura.
- Seleccione las definiciones de factura para las que quiere buscar un proveedor distinto en los datos principales.
- Haga clic en el botón secundario y seleccione Comparar proveedores.
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Si la coincidencia es correcta, haga clic en Aprobar. Repita este proceso hasta que se hayan emparejado y conectado los proveedores de todas las definiciones de factura.
Si la coincidencia es incorrecta, puede corregir manualmente el nombre del proveedor. Según empiece a escribir, Kofax ReadSoft Invoices muestra el primer proveedor del registro de proveedores que coincida con lo que usted escriba. Pulse Intro cuando se muestre el proveedor correcto, y haga clic en Aprobar para guardar las definiciones de factura seleccionadas.
Kofax ReadSoft Invoices intenta realizar la comparación de proveedores según la imagen de definición de la factura y los detalles de proveedor en los datos principales. Si se encuentran coincidencias, el módulo Optimize muestra la factura y el nombre del proveedor de los datos principales.
El resultado: Las definiciones de factura seleccionadas se conectan con el nuevo proveedor y se actualizan con los detalles del proveedor de los datos principales.