Recomendaciones para optimizar facturas XML
El objetivo final consiste en poder procesar automáticamente las facturas XML en el sistema con la mínima intervención manual posible. En principio, sin embargo, cuando empieza a recibir facturas XML de un nuevo proveedor, por ejemplo, es importante verificar que los valores extraídos de las facturas XML son correctos. Si las facturas XML que recibe se adhieren a un estándar de factura XML, pero no de la forma correcta, por ejemplo, podría existir la posibilidad de que los valores incorrectos se malinterpreten como correctos, de manera que las facturas podrían aprobarse automáticamente. Esto requiere dedicar tiempo a verificar manualmente las facturas XML recibidas, además de tener que optimizar las definiciones o los perfiles a los que pertenecen cuando sea necesario hasta que los resultados sean los previstos.
En este tema se ofrecen recomendaciones acerca de las preguntas que debe plantearse al optimizar facturas XML.
Requisitos previos
Para poder optimizar correctamente las facturas XML, antes de empezar, debe responder algunas preguntas acerca del sistema y de los campos que necesita capturar:
Mi sistema Kofax ReadSoft Invoices
- ¿Cuántos compradores tengo?
Saber a qué comprador pertenece una factura simplifica el proceso significativamente. Si recibe archivos XML por correo electrónico, puede utilizar direcciones de correo electrónico para separarlos por comprador.
- ¿Mi material está ordenado por comprador?
- ¿Utilizo datos principales?
- ¿Tengo los perfiles de gastos generales (GE) y pedidos (PO) de Kofax ReadSoft Invoices?
Campos que se deben capturar
Necesita saber qué información debe capturarse en las facturas. Empiece por observar el diseño XML. Compare los campos que contiene con los que se encuentran en el perfil de Kofax ReadSoft Invoices.
- Compile una lista de todos los campos de los perfiles de Kofax ReadSoft Invoices (tanto los estándar como los personalizados).
- Indique si se trata de campos del sistema o personalizados.
- Incluya el tipo y el nombre del campo.
- Decida si necesita añadir campos (lo más probable es que tenga sus propios tipos de campo)
- Puesto que las facturas XML suelen contener mucha más información que las facturas en papel, debe considerar la opción de crear un perfil de independiente de Kofax ReadSoft Invoices solo para dichas facturas. A continuación, añadiría los campos adicionales que le gustaría extraer al nuevo perfil de Kofax ReadSoft Invoices.
Pautas generales
Siga siempre estas pautas para optimizar definiciones de factura XML:
- Nombre y SupplierNumber son valores extremadamente importantes tanto para el proveedor como para el comprador. Asegúrese de que estos cuatro sean correctos (y no los elimine).
- No es necesario que se optimicen todos los campos para que se muestre un icono verde (
) para el estado del campo. Tenga en cuenta que la primera coincidencia que Collector encuentra es la que se muestra en Verify. - Si el estado del campo se indica mediante un icono verde (), significa que se ha encontrado una coincidencia exacta con el resultado previsto en el estándar de factura XML con el que se asocia la factura. Compruebe si es correcto y, de no ser así, asígnela con el valor correcto.
- Si el estado del campo se indica mediante un triángulo amarillo (
), significa que se han encontrado varias coincidencias con el resultado esperado en el estándar de factura XML con el que se asocia la factura, aunque en Verify solo se mostrará la primera coincidencia. Observe el XML y las alternativas. Si todos los valores son los mismos y, además, son correctos, puede dejarlos tal cual. Otra alternativa consiste en elegir los valores que desee utilizar y crear una regla avanzada para extraerlos. Si se da este caso, sería conveniente observar el XML de varias facturas de este proveedor para tratar de obtener una perspectiva más amplia en relación con cuál es el valor correcto. - Si el estado del campo se indica mediante un signo de Stop en rojo (
), significa que no hay ninguna coincidencia correcta con el resultado esperado en el estándar de factura XML con el que está asociado la factura, o bien que no hay ningún valor en el XML y que el campo está vacío. Puede elegir el valor correcto directamente en la lista de alternativas de la ficha Campo, o bien puede hacer clic con el botón secundario del ratón en el elemento o atributo correcto en el XML (o en la ficha XML) y, Valor a continuación, seleccionar Asignar valor de elemento al campo de factura seleccionado: <nombre del campo>.
Si el campo está vacío, puede dejarlo como está (es decir, el campo aparece vacío en la imagen), o bien puede quitar el campo de la factura.
- Cada vez que realice algún cambio, utilice el botón Extraer para probar los resultados a fin de comprobar que se corresponden con los previstos. Al hacer esto, también se actualiza el icono de estado del campo para ofrecer una indicación visual del nivel de idoneidad de la elección. Si elige un candidato de una larga lista y hace clic en Extraer, por ejemplo, el programa limitará la lista solo a aquellos elementos de la lista que sean los mismos (es decir, el icono cambiaría de a ). A continuación, podría crear una regla para crear una coincidencia exacta.
- Tenga en cuenta que tiene que decidir si cada cambio debe realizarse a nivel de perfil de factura XML (es decir, afecta a todas las facturas asociadas con el perfil, incluidas todas las definiciones conectadas) o a nivel de definición de factura XML (afecta a las facturas asociadas sólo con la definición).
Recomendaciones para optimizar facturas
En esta sección se incluye una lista de pasos que puede seguir para conseguir la optimización ideal de una definición de factura que pertenece a uno de los estándares admitidos. Si lo hace con precaución, es posible que no necesite verificar las facturas que pertenecen a la definición de factura (o cabe la posibilidad de que solo necesite aprobarlas, en función de cómo se haya configurado el trabajo de Kofax ReadSoft Invoices).
Pasos previos
- Si tiene que optimizar muchas facturas XML, ordénelas primero por formato XML y, a continuación, por proveedor.
- Para obtener los mejores resultados y de la manera más rápida posible, asegúrese de que tiene al menos tres ejemplos de factura XML para cada proveedor que pueda utilizar para probar y configurar el sistema para que trabaje con las facturas XML.
- Consulte cada una de las muestras de factura XML de cada proveedor (por ejemplo, con la utilización de Internet Explorer) y trate de encontrar el archivo que contiene la mayoría de los datos.
- Ejecute dicho archivo en Interpret.
Pasos para optimizar la factura a partir de los pasos previos
-
En primer lugar, expanda los campos Proveedor de la ficha Campos del Asignador XML. (Tenga en cuenta que Proveedor no aparece en primer lugar).
- Si no se utilizan datos principales, asigne todos los campos de proveedor en función de sus necesidades. El objetivo es que la imagen tenga el diseño que desee.
- Si se utilizan datos principales:
- Asegúrese de que los valores asignados coinciden con su lista de proveedores.
- Tenga en cuenta que el proveedor debe tener el mismo ID de grupo corporativo que el comprador.
Notas:
- Cuando se utilizan datos principales, este es el orden predeterminado de los campos que se utilizan para identificar la factura: SupplierNumber, Name1, Name2, Description, POBox, Street, StreetSupplement, PostalCode, BuyerAddressPostalCode, City, CountryCoded, CountryName, TelephoneNumber, FaxNumber, VATRegistrationNumber, TaxNumber1, TaxNumber2, CorporateGroupID.
- Los campos del banco del proveedor también se pueden utilizar a efectos de identificación.
- Cambie a la ficha XML en el panel izquierdo, seleccione el campo del primer proveedor en la ficha Campos de la derecha y trabaje con los campos de arriba abajo:
- ¿El campo Nombre es correcto? Se trata del campo más importante que hay que asignar. Asegúrese de que el valor se extrae de la ubicación correcta. Si se utilizan datos principales, asegúrese de que la grafía coincide exactamente.
- ¿El campo Número de proveedor es correcto? Se trata del segundo campo más importante. Asegúrese de que se extrae de la ubicación correcta y que coincide con los datos principales en caso de que se utilicen (en combinación con el nombre del proveedor).
- Si se utilizan datos principales y en ellos solo aparece el nombre de un único proveedor, el campo no es técnicamente necesario. En su caso, podría desactivar la extracción para el campo. En consecuencia, el campo no aparecería en la imagen y el valor se extraería de los datos principales.
- Haga clic en Guardar definición XML cuando los dos campos sean correctos. El nombre correcto del proveedor ahora debería aparecer en la parte superior de la ventana Asignador XML.
- En función de cómo vaya la identificación de facturas en Kofax ReadSoft Invoices al utilizar datos maestros, puede que sea necesario extraer correctamente los campos adicionales para encontrar un proveedor único. Por ejemplo, si dispone de varios proveedores con el mismo nombre y número, la dirección o cualquier otro campo puede determinar la coincidencia. Observe los datos principales, compruebe los parámetros especificados en las secciones [BuyerIdentification] y [SupplierIdentification] de Eiglobal.ini y lea la Ayuda para conocer el orden predeterminado de los campos utilizados para identificar el proveedor. (Consulte la ayuda de archivos INI para obtener más información.)
- BuyerField1
- BuyerField2
- BuyerField3
- SupplierField1
- SupplierField2
- SupplierField3
- Cuando se utilizan datos principales, solo los campos conectados con ellos son técnicamente necesarios (solo se necesitan algunos campos de proveedor y comprador; una única coincidencia puede ser suficiente para obtener una coincidencia exacta en los datos principales). Los valores incluidos en el archivo de salida realmente se obtienen de los datos principales y no del XML. Esto significa que puede decidir cuántos datos adicionales de proveedor y comprador desea que aparezcan en la imagen de la factura. Por tanto, después de comprobar y optimizar todos los campos que puedan ser necesarios para asociar valores con los datos principales, revise los demás campos para decidir si deben visualizarse y, en su caso, cómo. Si las facturas XML de un proveedor determinado se adhieren bien al estándar, no hay mucho que hacer para los campos de proveedor, salvo en los campos Nombre y Número de proveedor mencionados anteriormente.
- A continuación, revise los campos Comprador usando los mismos pasos descritos para los campos de proveedor anteriores. (Comprador se muestra en primer lugar en la ficha Campos del Asignador XML.)
- Si sólo tiene un comprador en el sistema, asegúrese de que la información que desea es correcta.
- Probablemente desee desactivar la extracción para los campos que no le interesen.
- Compruebe los demás campos y, si alguno no sigue el estándar totalmente, defina cómo se encuentran estos campos.
- Si tiene que cambiar el comprador y reinterpretar la factura XML; asegúrese de eliminar la definición de Kofax ReadSoft Invoices correspondiente antes de reinterpretar la factura.
- El campo VatRegistrationNumber no se utiliza para facturas XML (pero es muy importante para las facturas en papel).
- Puede cambiar el orden de coincidencia en eiglobal.ini.
- Expanda la sección Campos de la ficha Campos del Asignador XML. La lista de campos que se presenta aquí suele ser mucho más larga de la que normalmente aparece en sus perfiles de Kofax ReadSoft Invoices. Podría resultar muy conveniente eliminar campos innecesarios (por ejemplo, SupplierAccountNumber3) del diseño en Mantenimiento antes de empezar a probar las facturas XML.
-
Si va a trabajar con un perfil XML personalizado:
- Asegúrese de que el Número de pedido de la factura se asigna correctamente, de manera que Kofax ReadSoft Invoices pueda seleccionar un perfil de factura de GE o PO.
- Defina el campo Crédito de factura. Este campo es especial en Kofax ReadSoft Invoices. Debe tener el valor 0 para las facturas o 1 para las facturas de crédito.
- Revise todos los campos incluidos en el XML.
- Campos fijos (habituales)
- Defina el diseño añadiendo o eliminando campos.
- Asigne los campos de líneas de artículos.
- Asigne los campos de archivos adjuntos.
En cambio, si desea que el campo aparezca, estéticamente podría resultar conveniente asegurarse de que el valor extraído sea correcto, incluso cuando no sea técnicamente necesario que coincida con los datos principales.
Por ejemplo, en eiglobal.ini:
Sección [BuyerIdentification]
Sección [SupplierIdentification]
Si tiene varios compradores (es decir, el perfil de <SYSTEM> está especificado en los parámetros del trabajo), asegúrese de que los valores asignados coinciden con la lista de compradores. De forma predeterminada, los campos se asignan en este orden: De forma predeterminada, los campos se asignan en este orden.
Notas:
Tenga en cuenta, sin embargo, que los campos que se eliminan de esta forma también se quitan de todas las facturas XML, no solo de las de un proveedor específico. Si solo quiere eliminar un campo para un proveedor específico, hágalo en Optimize.