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Verificar facturas XML

Las facturas XML parecen facturas normales en papel en el módulo Verify. El proceso de verificación es prácticamente el mismo, pero existen algunas diferencias importantes:

  • La imagen de la factura se genera sólo para fines de visualización.

No se dibujan rectángulos de los campos sobre la imagen ni es posible dibujar en ella. La guía de campos está desactivada.

  • No es posible cambiar manualmente el proveedor/comprador de facturas XML en Verify. Debe utilizar Guardar en Optimize en el menú Factura para poder hacerlo en el módulo Optimize.
  • Empezando por el uso de Kofax ReadSoft Invoices en relación a Collector 6.4 HF22, las facturas XML se pueden rechazar en Verify. Esto no es posible si utiliza versiones anteriores de Collector con Kofax ReadSoft Invoices.
  • Estas opciones y acciones no son aplicables a las facturas XML en Verify, por lo que no están disponibles:
  • Si se ha especificado en el trabajo de Collector, las facturas de nuevos proveedores (y adicionalmente, si se quiere, sólo aquellas que no pertenezcan al formato XML admitido) se envían automáticamente a Optimize lo que implica que no se mostrarán en Verify hasta que sus campos se hayan relacionado y se vuelvan a procesar. En este caso van directamente de Interpret a Optimize.

Flujo de facturas XML en Verify

(Vea una ilustración del diagrama de flujo en una ventana independiente).

Cuando se inicia un trabajo que contiene facturas XML, la imagen de la primera factura (usando el PDF que se creó cuando se identificó la factura) se muestra de la misma forma que cualquier otra factura. En caso de que anteriormente se hayan procesado facturas similares del proveedor en el sistema, si son correctas, también puede aprobarlas de la misma forma que cualquier otra factura. No obstante, si hay que ajustar el proveedor o el comprador, o si los valores de campo se tienen que volver a correlacionar con otros elementos XML, la factura se debe enviar a Optimize seleccionando Factura > Guardar XML en Optimize.

Cuando guarde una factura en Optimize, se le preguntará si la quiere volver a procesar (consulte 1 en la ilustración del diagrama de flujo). Lo que selecciona depende de si puede aprobar la factura o no, y de si tiene varias facturas en Verify que pertenecen a la misma definición o perfil de factura XML. Normalmente debería seleccionar Sí para que todas las facturas posteriores que pertenecen a la definición de factura adquieran el estado Escaneado a la espera de la optimización de la definición de factura. Consulte "Las facturas pueden aprobarse" a continuación para ver las diferentes situaciones posibles en caso de que opte por seleccionar No.

Las facturas pueden aprobarse

Esta primera situación normalmente se utilizaría si tiene una o varias facturas en Verify que pertenecen a la misma definición o el mismo perfil de factura XML que desea optimizar. Los errores son tales que la factura puede aprobarse, pero aún puede optimizar la definición de dicha factura. En otras palabras, considera que la factura está correcta tal cual o desea comprobar con el proveedor que considera que se puede aprobar, por ejemplo:

  1. Seleccione No cuando se le pregunte si quiere volver a procesar (reprocesar). La factura no se reinterpretará después de que la definición de factura se haya optimizado.
  2. Rellene los campos.
  3. Aprueba la factura.

    4. La factura se envía a Transfer y la definición de factura se envía a Optimize y tiene el estado 99.

    No obstante, si tiene varias facturas en Verify que pertenecen al mismo perfil o definición de factura XML, y hay que optimizarlas, aún podría seleccionar No. (Más información.)

    Por ejemplo, sabe que la definición debe optimizarse, pero los elementos que precisan de optimización son relativamente poco significativos y las facturas se pueden aprobar sin enviarlas a Optimize.

  4. Apruebe todas las facturas en Verify que pertenecen a la definición de factura, salvo para la última.
  5. Guarde la última factura que pertenece a la definición de factura en Optimize, seleccionando Factura > Guardar XML en Optimize.
  6. Cuando se le pregunte si se debe reinterpretar una factura tras la optimización, seleccione No.
  7. Corrija todos los campos incorrectos y apruebe la factura. La factura se envía a Transfer, y la definición de factura se envía a Optimize con el estado 99.

Si posteriormente se procesan en Interpret otras facturas que pertenecen a la definición de factura antes de optimizar la definición, estas adoptarán automáticamente el estado Escaneado, y no se mostrarán en Verify hasta que se haya optimizado la definición de factura.

Nota En esta situación, si guarda una de las primeras facturas en Optimize y selecciona que No desea reprocesarlas, tendrá que abrir las facturas restantes que pertenecen a la definición de factura en Verify. Sin embargo, al hacer esto, estas se omiten automáticamente a menos que optimice la definición antes de continuar con la verificación.

Las facturas no pueden aprobarse

Si considera que la factura no puede aprobarse:

Seleccione Sí cuando se le pregunte sobre el reprocesamiento.

  1. La factura adopta el estado Escaneado, y se reinterpretará después de que se haya optimizado la definición o el perfil de factura XML. La definición de factura XML se envía a Optimize con el estado 99. Todas las facturas posteriores que pertenezcan al perfil o la definición de factura XML también adoptan automáticamente el estado Escaneado y, además, se quitarán de Verify hasta después de la optimización de la definición o el perfil, y después de que se hayan reinterpretado.
  2. Verify omite la factura actual y pasa a la siguiente.