Kofax ReadSoft Invoices intenta en primer lugar asociar cada factura de entrada con una definición de factura existente. Esto se hace mediante un método heurístico para reducir el número de definiciones de facturas que se deben comprobar. El resultado se incluye en un registro de procesos (si se utiliza):

• Si no se encuentra ninguna posible definición, Kofax ReadSoft Invoices no continua buscando identificadores y la factura se considera como «Sin identificar».
• Si se encuentran identificadores que no ofrecen duda sobre una única definición candidata, ésta se vincula con la factura.
• Si se encuentran candidatas de definición pero hay identificadores ambiguos que no se pueden hacer coincidir para una única definición, la factura no se puede vincular con una definición y se considera como «Sin identificar» (las definiciones coincidentes se enumeran en el registro de procesos que proporciona una indicación de la eficacia del método heurístico). Esto incluye situaciones en las que el operado Y se utiliza en los parámetros de identificación (lo que significa que más de un identificador es necesario para hacer coincidir una definición).

Si una factura no se puede conectar con una definición de factura, Interpret sigue buscando en la factura información del proveedor vinculada con los datos principales si:

• «Usar datos del proveedor importado...» está seleccionado en el cuadro de diálogo Política de datos principales, y
• la base de datos de Kofax ReadSoft Invoices contiene un registro de proveedores con los campos de proveedor que hay que buscar en la factura.

Kofax ReadSoft Invoices procesa todo el texto de la factura y lo compara con los siguientes campos del registro de proveedor para encontrar alguna coincidencia. Se busca en los campos siguiendo este orden específico:

• Número de registro de IVA (en el cuadro de diálogo Proveedor)
• Número fiscal 1 (en el cuadro de diálogo Proveedores)
• Número fiscal 2 (en el cuadro de diálogo Proveedores)
• Número de cuenta bancaria (en el cuadro de diálogo Ver proveedor)
• IBAN (en el cuadro de diálogo Ver proveedor)
• Número de teléfono (en el cuadro de diálogo Ver proveedor)
• Número de fax (en el cuadro de diálogo Ver proveedor)

Si se encuentra una coincidencia exacta con estos campos, se considera que se ha identificado el proveedor, por lo que el programa deja de buscar.

Si no se encuentra ninguna coincidencia en estos campos, el programa continúa buscando en los campos de nombre y apellidos. Si se encuentra una coincidencia para un único candidato, se considera que el proveedor ha sido identificado. No obstante, si no se encuentra ninguna coincidencia exacta a pesar de utilizar información adicional, el proveedor se considerará como no identificado.

Si se encuentran varios candidatos, la búsqueda solo continuará si se considera que los candidatos son de la misma empresa. El conjunto de candidatos se va reduciendo mediante la intersección sucesiva de coincidencias de nombre, dirección (campo combinado), calle, ciudad, código postal y código bancario. Cuando se encuentran varios candidatos con el mismo nombre, se selecciona uno de ellos como coincidente, pero todos ellos se muestran en Verify para que el operador haga la selección.

Cuando el proveedor se identifica correctamente:

• La factura se conecta automáticamente con la definición de factura correcta. Si no se encuentra actualmente ninguna definición en el sistema para el proveedor, se creará una nueva en Verify.
• Si se utiliza ordenación de las facturas, el código de país del proveedor se usa para conectar la factura con el perfil de país correcto.

Los campos que se utilizan para identificar proveedores para facturas se pueden especificar en las secciones [OcrSupplierIdentification] y [OcrSupplierBankIdentification] de eiglobal.ini. No obstante, no es posible especificar el orden. Para obtener más información sobre estos parámetros, consulte la ayuda del archivo INI.

Cómo evitar que compradores se identifiquen como proveedores

En algunas situaciones, se puede identificar por error a los compradores como proveedores durante la identificación de las facturas (por ejemplo, cuando una subsidiaria de la misma empresa envía una factura a otra). Antes de hacer coincidir un campo de proveedor con los datos OCR de una factura, se hace coincidir con los datos de comprador. Si se encuentra una coincidencia, el campo no se utiliza para identificar la factura, ya que podría deberse a que existen datos del comprador en la factura.

Para contribuir a evitar que esto suceda:

• Incluya la información del comprador en el registro de compradores (la información correspondiente que está en el registro de proveedores no se incluye automáticamente en la búsqueda de proveedores).
• Incluya información en los registros de compradores y proveedores (números de registro de IVA o números de cuenta, por ejemplo) que permita a Kofax ReadSoft Invoices establecer una conexión entre compradores y proveedores muy similares entre sí. Cuando se encuentra información idéntica en ambas ubicaciones, se descarta a los compradores correspondientes para que no sean identificados como proveedores.

Para obtener más información, consulte la sección [OcrBuyerSuppression] y el distintivo CheckIfSupplierIsBuyer en la sección [OcrSupplierIdentification] de la ayuda del archivo INI.

La información del registro de datos de proveedores no se utiliza para identificar proveedores para facturas XML. Las facturas XML se identifican mediante el ID de proveedor. Si este no se encuentra, el programa intenta encontrar el proveedor utilizando los parámetros de nombre, número y descripción del proveedor.

Además de los campos que se van a utilizar, también se puede especificar el orden de uso en la sección [SupplierIdentification] de eiglobal.ini. Además, se puede utilizar la información del comprador para la identificación mediante la sección [BuyerIdentification] de eiglobal.ini. Para obtener más información sobre los parámetros correspondientes, consulte la ayuda del archivo INI.