Cuando verifica u optimiza una factura, el proveedor, el número de proveedor y la descripción se muestran en sus recuadros respectivos.

Si no se muestran el número y descripción del proveedor y no puede cambiar el proveedor, consulte Otras instrucciones. De no ser así, utilice uno de los procedimientos más abajo cuando el proveedor sea incorrecto:

• Si se utiliza un registro de proveedores y Kofax ReadSoft Invoices no está seguro de si el proveedor es correcto por cualquier motivo (por ejemplo, que haya más de un proveedor que coincida con la factura, o si es la primera vez que el proveedor aparece en el sistema), se muestra un icono de triángulo amarillo junto al recuadro. Cuando haga clic en el recuadro, se muestran todos los candidatos que coincidan, en el panel justo bajo del recuadro Proveedor. Además, en el panel inferior de la ventana, está toda la información del proveedor actualmente seleccionado. Compruebe el proveedor utilizando la información de la imagen de la factura, seleccione el correcto en la lista y pulse Intro.
• Si no aparece un proveedor en el recuadro Proveedor (o si quiere comprobar todos los proveedores que pertenecen al comprador seleccionado), puede simplemente empezar a escribir los caracteres en el recuadro.
  • Si se utiliza un registro de proveedores se muestra una lista de todos los proveedores que coinciden con los caracteres introducidos (en cualquiera de las columnas que se visualizan). Configurar las columnas de información de proveedor que se muestran en Verify.
  • Si se compara la factura con las definiciones de facturas, se muestran los nombres todas las definiciones que coinciden con los caracteres introducidos
• Si ya existe el proveedor, puede seleccionarlo en la lista y pulsar Intro. Si el programa detecta que hay más que una variante del proveedor en el sistema, el cuadro de diálogo Seleccionar diseño muestra una lista de dichas variantes y le pide que seleccione la correcta. Cuando elija y haga clic en Aceptar, Kofax ReadSoft Invoices le preguntará si quiere volver a interpretar la factura según este proveedor.
  • Si hace clic en Sí, la factura se vuelve a interpretar según la definición de factura del proveedor seleccionado.
  • Si hace clic en No, la factura sólo se conecta a la definición de factura.

En ambos casos, los cambios que realice en la factura afectan a la definición de factura.

• Si se trata de una factura nueva de un proveedor nuevo, se crea una nueva definición de factura a partir de esta factura y se guarda con el mismo nombre que ha introducido en el recuadro del proveedor. Si se utilizan datos principales en esta situación, puede teclear <Nuevo proveedor> o hacer clic en el botón Nuevo proveedor en la parte inferior de la ventana.
• Si la factura es de un proveedor ocasional, puede escribir <proveedor ocasional> en el recuadro Proveedor, o puede hacer clic en el botón «Proveedor ocasional» en la parte inferior de la ventana.

Importante

Si cambia el proveedor en Verify, debe seleccionar la opción Reinterpretar para que la factura se vuelva a interpretar contra la definición de factura del nuevo proveedor.

• Si está utilizando un trabajo de Verify, seleccione dicho parámetro en los parámetros Control.
• Si está usando una bandeja de entrada, seleccione dicho parámetro en el cuadro de diálogo Editar carpetas de entrada.